Kotlo Studio

Kotlo Studio — бренд дизайнерских украшений. Мы продаем украшения через собственный сайт, маркетплейсы и партнерские каналы. Ищем операционного ассистента, который возьмет на себя три основные зоны: документооборот, клиентский сервис и административно-операционную поддержку команды. У позиции есть регулярные задачи, но периодически возникают и новые: собрать или проверить информацию, подготовить таблицу, найти необходимые материалы, провести сверку, помочь с организационным вопросом. Поэтому нам нужен человек, которому комфортно не только работать по готовой инструкции, но и самостоятельно разбираться в задаче и предлагать удобный способ ее решения. Задачи Документооборот разбирать входящую почту и запросы от контрагентов; работать со счетами, актами, УПД, договорами, актами сверки и закрывающими документами; работать с ЭДО; передавать документы на проверку, согласование и подписание; контролировать статусы и сроки: что получено, чего не хватает, что находится на согласовании или ожидает подписания; запрашивать недостающие документы у контрагентов; вести реестры документов и контрагентов; контролировать наличие закрывающих документов по расходам компании; участвовать в ежемесячных сверках и закрытии периодов со стороны сбора и контроля документов; поддерживать порядок в электронном архиве и структуре папок. Это не позиция бухгалтера: бухгалтерский учет и профессиональная бухгалтерская проверка остаются в зоне профильных специалистов. Задача ассистента — чтобы документы были собраны, зафиксированы, переданы ответственным и не терялись. Клиентский сервис обрабатывать входящие обращения клиентов; отвечать на вопросы по заказам, доставке, оплате, обменам, возвратам и ремонтам; проверять статусы заказов и доставок; фиксировать обращения, договоренности и следующие действия; контролировать, чтобы клиентские вопросы не оставались без ответа; передавать нестандартные ситуации ответственным сотрудникам; работать в CRM и поддерживать актуальность информации. Операционная и административная поддержка Помимо регулярных процессов периодически возникают разовые задачи, где нужно самостоятельно разобраться в вопросе и подготовить информацию для команды или руководителя. Например: собрать и структурировать информацию по конкретному вопросу; проверить большой массив данных, товаров, документов или материалов по заданным критериям; самостоятельно подготовить удобную таблицу или реестр для такой задачи; найти необходимые файлы, фотографии или документы в рабочих папках; сопоставить информацию из нескольких источников; подготовить данные для принятия решения руководителем и затем проконтролировать исполнение; поддерживать и актуализировать рабочие таблицы, инструкции и базу знаний; координировать небольшие административные вопросы: курьеры, пропуска, вода, расходные материалы и т. п. Мы не ожидаем, что человек заранее будет знать все наши процессы, ассортимент или особенности работы партнеров. Важно уметь погружаться в новую задачу, задавать необходимые вопросы, искать информацию и приводить ее к понятному результату. Что для нас важно опыт работы с документооборотом: счета, акты, УПД, договоры, закрывающие документы; опыт работы с ЭДО или уверенное понимание принципов его работы; умение вести реестры и контролировать получение, согласование и подписание документов; уверенная работа с Google Таблицами / Excel; опыт письменной коммуникации с клиентами или контрагентами; грамотная письменная речь; внимательность к деталям, срокам и договоренностям; умение работать с большим объемом разрозненной информации; способность самостоятельно разобраться в новой задаче и предложить способ ее организации; готовность к тому, что наряду с регулярными обязанностями периодически появляются новые операционные задачи. Будет плюсом опыт работы в интернет-магазине, товарной компании, fashion, аксессуарах или украшениях; опыт работы с CRM; опыт сверок с контрагентами и сбора закрывающих документов; опыт обработки возвратов, обменов, ремонтов и клиентских претензий; опыт самостоятельного создания рабочих реестров, чек-листов и таблиц. Условия удаленная работа; полная занятость; график: 10:00–19:00 по московскому времени; оплата: 70 000–85 000 ₽ на руки в зависимости от опыта; оформление по трудовому договору или сотрудничество с самозанятым; испытательный срок — 2 месяца; небольшая команда и прямое взаимодействие с операционным руководителем. Вопросы для отклика Пожалуйста, коротко ответьте на 3 вопроса: С какими документами вы работали и за что отвечали? Приведите пример задачи, где вам нужно было самостоятельно собрать и структурировать большой объем информации. Что это была за задача и как вы ее организовали? С какими клиентскими обращениями или коммуникацией с контрагентами вы работали?

Kotlo Studio – бренд дизайнерской бижутерии. Мы продаём украшения через собственный сайт, маркетплейсы и партнёрские каналы. Ищем ассистента, который возьмёт на себя клиентские обращения, документооборот и часть административных задач по поддержке работы офиса. Задачи Клиентские обращения обрабатывать входящие сообщения клиентов; отвечать на вопросы по заказам, доставке, оплате, обменам, возвратам и ремонтам; проверять статусы заказов и доставок; фиксировать обращения, статусы и договорённости; передавать нестандартные ситуации ответственным сотрудникам; следить, чтобы клиентские вопросы не оставались без ответа. Документооборот разбирать входящую почту; работать со счетами, актами, УПД, договорами и другими документами; передавать документы на согласование и подписание; работать с ЭДО; сохранять документы в нужные папки; вести простые реестры документов; контролировать, какие документы ещё не получены, не согласованы или не подписаны. Административная и операционная поддержка вести рабочие таблицы; помогать с регулярными отчётами; фиксировать повторяющиеся вопросы, ошибки и зависшие задачи; поддерживать порядок в информации: письмах, документах, обращениях, статусах; помогать с административными задачами по офису: пропуска, курьеры, заказ воды и расходных материалов, координация небольших бытовых вопросов. Требования опыт работы с клиентскими обращениями в письменном формате; понимание базового документооборота: счёт, акт, УПД, договор, закрывающие документы; опыт работы с ЭДО или готовность быстро разобраться при наличии опыта с документами; уверенная работа с почтой, Google Таблицами / Excel; грамотная письменная речь; умение работать удалённо и фиксировать задачи в письменном виде. Будет плюсом опыт работы в интернет-магазине, fashion, аксессуарах, украшениях или другой товарной нише; опыт работы с CRM; опыт обработки возвратов, обменов, ремонтов, претензий клиентов; опыт работы с маркетплейсами или партнёрскими каналами; нахождение в Москве – для редких задач, связанных с офисом. Условия удалённая работа; полная занятость; график: 10:00–19:00 по московскому времени; оплата: 70 000–85 000 ₽ на руки, в зависимости от опыта; оформление по трудовому договору; испытательный срок – 2 месяца; работа в небольшой команде бренда украшений. В сопроводительном письме ответьте, пожалуйста, на короткие вопросы ниже. Отклики без ответов на вопросы не рассматриваем. Вопросы для отклика С какими клиентскими обращениями вы работали: заказы, доставки, возвраты, обмены, претензии, что-то другое? С какими документами вы работали? Коротко напишите, чем отличаются счёт, акт и УПД. Был ли у вас опыт работы в интернет-магазине, бренде, маркетплейсах или другой товарной компании? Если да – какой?