В статье расскажем:
- Подготовка к оформлению сотрудника на работу: что нужно сделать до подписания документов
- Трудовой договор: на что обратить внимание при заполнении
- Оформление приказа и личной карточки
- Трудовая книжка: правила заполнения при приеме на работу
- Финальные шаги: что сделать после подписания документов
- Частые ошибки при оформлении и как их избежать
Обо всех этапах оформления, а также способах избежания штрафов нам рассказали практикующий юрист Вальдбауэр Анастасия, HR-менеджер Месяцева Виктория и специалист по аналитике рынка труда Лопатин Михаил.
Подготовка к оформлению сотрудника на работу: что нужно сделать до подписания документов
Оформление нового сотрудника — это важный этап в процессе управления персоналом, который требует внимательности и чёткости в действиях. Правильная подготовка поможет избежать ошибок и обеспечит соблюдение всех юридических норм. В этой статье мы рассмотрим ключевые шаги, которые необходимо предпринять перед подписанием документов.
Подготовка к оформлению нового сотрудника требует тщательной работы и внимания к деталям. Следуя указанным шагам, вы сможете легко пройти процесс оформления и создать благоприятные условия для нового члена вашей команды.
Шаг 1. Получите заявление от сотрудника (если требуется)
Первым шагом в процессе оформления нового работника является получение от него заявления о приеме на работу. Это заявление может быть оформлено в свободной форме или по установленному образцу, в зависимости от внутренних регламентов компании.
Такое заявление формализует намерение сотрудника работать в вашей компании и служит основой для дальнейшего оформления.
Шаг 2. Подготовьте пакет обязательных документов
- Трудовой договор
Трудовой договор является основным документом, который регулирует отношения между работодателем и работником. В нём должны быть чётко прописаны условия труда, обязанности сторон, размер заработной платы и другие важные аспекты.
- Приказ о приеме на работу
Необходимо подготовить приказ о приеме на работу (форма Т-1 или собственная). Этот документ подтверждает факт приема сотрудника на работу и фиксирует дату начала трудовых отношений.
- Должностная инструкция
Должностная инструкция описывает обязанности и права. Этот документ помогает избежать недопонимания и чётко определяет ожидания от работы.
- Свидетельство СНИЛС/ДСВ
Работодатель обязан получить от нового работника свидетельство о регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (СНИЛС) или справку о назначении пенсии (ДСВ). Если у сотрудника нет этих документов, предоставьте ему инструкцию по их оформлению.
Шаг 3. Проверьте документы, которые принес будущий сотрудник
Перед подписанием трудового договора и других документов важно убедиться, что у нового сотрудника есть все необходимые документы. Проверка документов поможет избежать проблем с трудоустройством и обеспечит соответствие требованиям законодательства.
Трудовой договор: на что обратить внимание при заполнении
Трудовой договор — это ключевой документ, который регулирует отношения между работодателем и сотрудником. Если работодатель неправильно его оформит или не оформит вообще, придется заплатить большой штраф.
«При наличии признаков трудовых отношений и отсутствии трудового договора наступает административная ответственность. Индивидуальному предпринимателю грозит штраф от 10 000 до 20 000 рублей, юридическому лицу от 50 000 до 100 000 рублей»
Обязательные условия, без которых договор недействителен
Необходимо заключить трудовой договор в течение трёх дней с момента фактического допущения работника к работе. Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовой договор должен содержать следующие обязательные условия:
1. Место работы — необходимо указать, где будет осуществляться трудовая деятельность (адрес офиса или филиала).
2. Трудовая функция — чёткое описание должности и обязанностей работника. Это поможет избежать недопонимания в будущем.
3. Дата начала работы — укажите конкретную дату, с которой работник начинает выполнять свои обязанности.
4. Также в трудовом договоре важно зафиксировать условия оплаты труда. В нём должны быть прописаны суммы оклада и дополнительных выплат, а также срок выплаты, например ежемесячно, дважды в месяц или за каждый проект.
5. Режим рабочего времени и времени отдыха — должно быть прописано количество рабочих часов в день и неделю, а также график работы (пятидневная, шестидневная неделя и т.д.). Плюс в трудовом договоре пропитывается продолжительность перерывов и выходных дней. Это важно для соблюдения трудового законодательства и обеспечения прав работника.
Испытательный срок: как правильно прописать в договоре
Если работодатель решает установить испытательный срок, это также должно быть чётко прописано в трудовом договоре. Также нужно понимать, что испытательный срок это не стажировка, а полноценная работа и должна оплачиваться.
Сроки, ограничения, права сторон
Кандидат должен знать длительность испытательного срока и условия его прохождения. Если кандидат попадает под одну из перечисленных категорий, он может не проходить испытательный срок:
- женщины, находящиеся в ожидании ребенка и имеющие детей до трехлетнего возраста;
- несовершеннолетние;
- те, кто переведён из одной в организацию в другую по соглашению между работодателями;
- сотрудники, назначенные на должность после прохождения конкурса в порядке, установленном законом;
- иные, прописанные в ТК РФ, лица.
«Максимальная продолжительность испытательного срока по закону составляет 3 месяца. Для некоторых категорий работников — до 6 месяцев»
Если кандидат не прошёл испытательный срок работодатель имеет право его уволить. Сотрудник на испытательном сроке имеет те же права, что и остальные сотрудники.
Срочный или бессрочный? Какой договор заключать и в каких случаях
Срочный трудовой договор может быть заключен на срок не более 5 лет и только в случае наличия оснований. Чаще всего его заключают для выполнения временных и сезонных работ.
Бессрочный трудовой договор заключается без ограничения по времени и является более предпочтительным вариантом для большинства сотрудников. Он гарантирует стабильное устройство на долгий срок.
Бессрочный договор заключают, если скандидат нужен в штат компании. Любой работодатель рассчитывает на то, что специалист на бессрочном договоре останется в компании на всё время её существования или пока не изменятся условия работы.
Таблица: сравнение и законные основания для срочного договора
Основаниями для оформления срочного договора являются: замещение временно отсутствующего работника, например на срок декретного отпуска, выполнение сезонных работ, проектных работ, работ на время исполнения обязательств или контракт на выполнение услуги.
Оформление приказа и личной карточки
Приказ о приеме на работу и личная карточка кандидата составляется работодателем или специалистом из отдела кадров. После заполнения, её подписывает тот же человек, который создал.
Правильное заполнение этих документов обязательно для соблюдения трудового законодательства и внутренней отчетности компании.
Как правильно заполнить приказ о приёме на работу (форма Т-1)
Приказ о приёме на работу — это официальный документ, который подтверждает факт трудоустройства кандидата. Рассмотрим каждое поле формы Т-1.
Подробный разбор каждого поля с примерами
1. Наименование организации. Укажите полное название вашей компании.
Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Ромашко».
2. Дата. Запишите дату издания приказа.
Пример: «01.09.2023».
3. Номер приказа. Укажите порядковый номер приказа.
Пример: «№ 45».
4. Заголовок. Укажите формулировку: «Приказ о приеме на работу».
5. ФИО сотрудника. Заполните полное имя нового работника.
6. Должность. Укажите должность, на которую принимается сотрудник.
7. Подразделение. Укажите, в какое подразделение будет принят кандидат.
Пример: «Отдел продаж».
8. Дата начала работы. Запишите дату, с которой кандидат начинает выполнять свои обязанности.
9. Основание для приема. Укажите основание для приема на работу, например, трудовой договор.
10. Подпись. Подписывает приказ руководитель организации или другой сотрудник, который его составлял.
Личная карточка сотрудника (форма Т-2)
Личная карточка — это документ, в котором содержится информация о работнике, необходимая для учёта его трудовой деятельности. Рассмотрим пример личной карточки и основные разделы, которые нужно заполнить при приёме на работу.
Личная карточка сотрудника состоит из нескольких разделов, которые включают общие сведения, а также дополнительные данные о работнике. Основные разделы, кроме общих сведений, могут включать:
1. Сведения о трудовой деятельности: информация о предыдущих местах работы, должностях, стаже и т.д.
2. Сведения о квалификации: данные о полученном образовании, квалификациях, сертификатах и курсах повышения квалификации.
3. Сведения о наградах и поощрениях: информация о полученных наградах, грамотах и других поощрениях.
4. Сведения о семейном положении: информация о членах семьи, если это необходимо для расчета некоторых выплат.
5. Сведения о медицинских осмотрах: информация о прохождении обязательных медицинских осмотров.
6. Дополнительные сведения: другие данные, которые могут быть важны для работодателя или для ведения учета.
Какие разделы личной карточки (форма Т-2) заполняются при приеме на работу?
«При заполнении личной карточки важно учитывать внутренние регламенты вашей организации. Некоторые компании требуют заполнения всех разделов, другое только общей информации»
Обычно при приеме кандидата на работу необходимо заполнить следующие данные:
1. ФИО работника.
2. Дата и место рождения.
3. Гражданство.
4. Адрес проживания.
5. Сведения об образовании (учебное заведение, специальность, год окончания).
6. Данные о предыдущем опыте работы (название организации, должность, даты работы).
7. Номер паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.
8. ИНН (если требуется).
9. Сведения о семейном положении (по желанию).
10. Дата приема на работу и должность.
Трудовая книжка: правила заполнения при приеме на работу
Трудовая книжка — это основной документ, который подтверждает трудовую деятельность кандидата. При приёме на работу важно правильно внести первую запись в трудовую книжку, а также знать, что делать, если книжка потеряна и как оформить электронную трудовую книжку.
«Трудовую книжку кандидату оформляет сотрудник отдела кадров, HR-менеджер или другой работник, которому поручили эту задачу»
Как внести первую запись в трудовую книжку
Новая трудовая книжка должна быть зарегистрирована в специальном журнале учёта трудовых книжек. При внесении первой записи в трудовую книжку необходимо учитывать следующие правила:
• Запись делается на основании приказа о приёме на работу.
• Запись должна быть сделана в установленной форме, с указанием всех необходимых данных.
Образец записи с расшифровкой
На первой строке необходимо написать, что до поступления в фирму работодателя кандидат не имел трудового стажа. Далее отступается строка и заполняются следующие сведения:
1. Указывается порядковый номер записи. В случае с первой записью «1».
2. Указывается полное имя сотрудника.
3. Указывается должность, на которую принят сотрудник.
4. Наименование организации — полное название компании.
5. Указывается дата, с которой сотрудник начинает работать.
Что делать, если трудовая книжка новая или утеряна?
При первой записи в новую трудовую книжку следует указать данные о работнике и месте работы, как описано выше. Также нужно заполнить первую страницу трудовой книжки, указав ФИО, дату рождения и другие личные данные кандидата.
Если книжка утеряна, кандидат должен написать заявление о потере трудовой книжки. После этого работодатель должен оформить новую трудовую книжку. В новой книжке делается запись о том, что она выдана взамен утерянной, с указанием причины замены.
Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 1 января 2021 года трудовая книжка оформляется работодателем в электронном формате, а все сведения о трудовой деятельности хранятся в единой информационной системе Социального фонда России. Сейчас большинство сотрудников не имеют бумажных трудовых книжек.
Чтобы сделать электронный аналог работодатель должен:
- уведомить работников о возможности выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой;
- получить согласие на ведение ЭТК;
- зарегистрироваться в системе пенсионного фонда и использовать специальное программное обеспечение для ведения ЭТК;
- уведомлять работников о внесенных записях через личный кабинет или другим образом.
Финальные шаги: что сделать после подписания документов
После того как новый человек подписал все необходимые документы, важно выполнить несколько шагов для завершения процесса его оформления на работу. Вот основные действия, которые необходимо предпринять:
Ознакомление сотрудника с локальными актами под подпись
Важно, чтобы новый работник был в курсе всех внутренних правил и норм, действующих в компании. Предоставьте ему для ознакомления локальные акты, такие как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка и другие важные документы.
Кандидат должен подтвердить ознакомление с этими актами своей подписью.
Инструктаж по охране труда и внутреннему распорядку
Следующим шагом является проведение инструктажа по охране труда. Работник должен быть проинформирован о правилах безопасности, специфичных для его рабочего места, а также о том, как действовать в экстренных ситуациях.
«Важно объяснить сотруднику правила внутреннего трудового распорядка, включая часы работы, перерывы, форму одежды и другие вещи»
Внесение сведений в воинский учёт (если сотрудник военнообязанный)
Если новый человек является военнообязанным, необходимо внести его данные в воинский учёт. Это важно для соблюдения законодательных требований и учета кадровых ресурсов компании.
Работодатель должен подготовить соответствующие документы и уведомить военный комиссариат о новом сотруднике.
Частые ошибки при оформлении и как их избежать
Многие работодатели считают, что незначительные ошибки не приведут к последствиям, так как Федеральная служба по труду и занятости о них не узнает. На самом деле это не так.
Если не успеть правильно оформить документы до внеплановой проверки, придётся платить штраф или проходить разбирательство в суде.
«Орган власти может узнать о нарушении через обращения или жалобы от работников. Некоторые государственные органы самостоятельно организуют проверки в качестве надзорных мероприятий. Однако бояться проверок не стоит, гос. орган должен уведомить о проверке минимум за сутки до её начала»
Рассмотрим основные ошибки работодателей при приёме кандидата на работу, чтобы знать, как их избежать.
Ошибка № 1. Пропуск обязательных условий в трудовом договоре
При отсутствии в трудовом договоре обязательных условий работодатель несет административную ответственность в соответствии с ч.4 ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ за ненадлежащее оформление трудового договора.
Если федеральная инспекция труда узнает об этом может быть назначен штраф в размере:
- от 10 000 до 20 000 рублей на должностные лица;
- от 5 000 до 10 000 рублей на лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица;
- от 50 000 до 100 000 рублей на юридические лица.
Чтобы не получить штраф оформите трудовой договор с учётом условий, которые мы указали выше.
Ошибка № 2. Нарушение сроков оформления (день первого выхода на работу)
Штраф за нарушение сроков оформление также, как и в предыдущем случае, регулируются по ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ.
Чтобы не получить штраф, необходимо заключить трудовой договор в течение трех дней с момента фактического допущения работника к работе.
Ошибка №3: Неправильная запись в трудовой книжке
Бывают ситуации, когда работник приходит на одну должность, а в трудовой книжке просит записать другую. Например человек работает лаборантом, но записан будет, как преподаватель.
Для кандидата это повышение статуса, которое поможет устроиться на следующую работу, а для работодателя — большая проблема.
Намеренная неправильная запись должности в трудовой книжке может попасть в группу таких преступлений, как мошенничество, присвоение или растрата, служебный подлог или злоупотребление должностными полномочиями. Помогая сотруднику, работодатель может попасть в непростую ситуацию.
Если же работодателю пришлось исправить запись в трудовой книжке из-за какой-либо случайности, он несет административную ответственность в соответствии с ч.1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ.
Чтобы избежать санкций, не давайте заполнять книгу некомпетентным лицам и пишите только реальные данные о трудоустройстве кандидата.
Ошибка №4: Приём без обязательных документов от сотрудника
Предъявить документы, перечень которых содержится в ТК РФ — это обязанность будущего работника. Без них работодатель вправе отказать в приёме на работу.
Часто из-за незнания алгоритма действий работодатели получают штрафы и считают правила оформления непонятными и чрезмерными. На самом деле у оформления есть простая структура, с помощью которой можно оформить кандидата быстро и без лишних затрат.
Чтобы разобраться во всех тонкостях найма и обязанностях работодателя, читайте статьи в журнале «Удалёнка»! Мы рассказываем про формирование команды, проведение собеседований, заработок и многое другое.
Больше интересного и полезного читайте в журнале «Удалёнка».
Вакансии, которые могут вам подойти:
Работа в IT: Программистом, Разработчиком, Тестировщиком,
Аналитиком;
Работа в Дизайне: Дизайнером;
Работа с Текстом: Копирайтером, Редактором, Переводчиком,
Наборщиком Текста;
Работа в Продажах: Менеджером Маркетплейсов, Менеджером
по Продажам, Оператором Колл-центра;
Работа в Маркетинге: SMM-специалистом, Контент-менеджером, Маркетологом, Таргетологом;
Работа в Бизнесе: Администратором, Бухгалтером, Менеджером,
Юристом, HR-специалистом.
Читайте также:
- Тесты при приеме на работу: 10 современных тестов + 7 важных советов по прохождению
- Как вести себя на собеседовании: 10 советов, как вести себя на собеседовании, чтобы устроиться на работу
- Как успевать жить и работать? 5 способов наладить жизненный график + 10 причин, почему вы не успеваете жить и работать
- Как стать успешным? 10 Простых способов развить ум, имидж и увеличить доход + 5 Главных техник, как научиться инвестировать
- Как быстро успокоиться и перестать нервничать: 3 лучших способа быстро снять стресс
Лера Бучнева
Ольга Маршеруева
Ольга Норкина
Полина Егорова
Юлия Бубенец
