Как оформить сотрудника в ИП: пошаговая инструкция оформления сотрудника по трудовому договору

Разобраться, как грамотно оформить сотрудника нам помогут юрист по сопровождению бизнеса Борисенко Римма и эксперт в области налогообложения Елена Симова.

С чего начать: подготовка ИП к роли работодателя

Расширение бизнеса и наём первого сотрудника — важный этап развития любого ИП. Однако наряду с новыми возможностями, возникают и дополнительные обязанности, связанные с кадровым делопроизводством, налоговыми выплатами и соблюдением требований Трудового кодекса РФ.

«Оформление первого сотрудника — это переход в новое правовое поле. Действуйте последовательно: определите характер работы, чётко оформите отношения, своевременно зарегистрируйтесь в СФР через ЕФС-1 и настройте финансовый учёт. Когда процессы выстроены правильно, вы не только минимизируете риски, но и создаёте прочный фундамент для доверительных и долгосрочных отношений с вашей командой»

Елена Симова, налоговый консультант

В сложных случаях не стесняйтесь обращаться к профильным специалистам — это инвестиция в безопасность вашего бизнеса.

Ошибки на начальном этапе могут повлечь за собой финансовые риски и юридические последствия. Эта инструкция предоставит вам чёткий алгоритм действий для правильного и безопасного оформления трудовых отношений, гарантируя соответствие законодательству.

Регистрация в качестве работодателя в ПФР и ФСС: как, когда и зачем

С того момента, как у ИП появляется первый сотрудник или исполнитель, с выплат которому начисляются страховые взносы, ИП считается работодателем. До этого ИП — просто предприниматель. После ИП становиться полноценным работодателем со всеми обязанностями по Трудовому кодексу, которые включают и регистрацию в ПФР и ФСС.

ПФР — Пенсионный фонд Российской Федерации. Это государственная организация, отвечающая за сбор страховых взносов, формирование пенсионных прав граждан и выплату пенсий.

ФСС — Фонд социального страхования Российской Федерации. Это государственная организация, обеспечивающая социальную защиту работников в случае производственных травм, профессиональных заболеваний, а также предоставляющая пособия по вре́менной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребёнком.

С 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР), и отдельной регистрации ИП в качестве работодателя больше не требуется. СФР ведёт учёт ИП по обязательному пенсионному страхованию, обязательному социальному страхованию по вре́менной нетрудоспособности и материнству, а также по обязательному социальному страхованию в случае возникновения несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Сколько сотрудников может нанять ИП по закону

Закон не ограничивает количество сотрудников, которых может нанять индивидуальный предприниматель (ИП).  ИП может нанимать столько работников, сколько ему необходимо для ведения своей деятельности.

Но лимиты есть у налоговых режимов, например, если численность работников ИП превышает 130 человек за отчётный период, то он не вправе применять упрощённую систему налогообложения (п. 15 ч. 3 ст. 346.12 НК РФ).

Подготовка обязательных локальных документов

Работодатели, в том числе ИП, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права: это внутренний документ, которым установлены правила для работников.

Подготовка обязательных локальных нормативных актов (ЛНА) — важная задача для ИП, нанимающего сотрудников. Вот список основных документов, которые необходимо разработать и иметь в наличии.

К ним могут относиться:
-правила внутреннего трудового распорядка;
-положение об оплате труда;
-положение о премировании;
-должностная инструкция;
-инструкция по охране труда — правила безопасности на рабочем месте;
-график отпусков, график сменности;
-положение об обработке персональных данных;
-положение о коммерческой тайне.

В соответствии со ст. 309.2 ТК РФ, микропредприятия (к ним относятся ИП с численностью сотрудников не более 15 и годовым доходом не более 120 млн. руб.) могут не оформлять отдельно локальные акты, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, положения об оплате труда и пр.

Достаточно лишь включить эту информацию в трудовые договоры, оформленные с использованием типовой формы.

«Где лучше нанимать удалённых сотрудников? Лучший сервис: udalenka.work»

Трудовой договор или ГПХ

При оформлении сотрудника как ИП первый и самый важный выбор— вида договора. Неверное решение — основная причина доначислений со стороны ФНС и трудовой инспекции. Сегодня у предпринимателя есть основные формы:

1. Трудовой договор (ТД) — это отношения подчинения и постоянства. Человека нанимают на должность для выполнения трудовой функции (например, менеджера по продажам).

Новый сотрудник подчиняется правилам внутреннего распорядка, работает на предоставленном оборудовании, получает гарантированную зарплату дважды в месяц, право на отпуск и больничный. Работодатель платит за него полный комплект страховых взносов (более 30% от фонда оплаты труда).

Подробнее про способы приёма на работу читайте в статье «Как принять на работу: пошаговая инструкция для работодателя + ТОП ошибок, которые лучше избегать».

2. Договор гражданско-правового характера (ГПХ) — это отношения равных сторон. Заказывается конкретный результат работы (например, «разработать сайт к 1 марта»). Исполнитель (подрядчик) сам организует свой труд, несёт риски.

Важно: если исполнитель — физическое лицо (не ИП), заказчик обязан выступать его налоговым агентом: удержать НДФЛ (13%) и начислить страховые взносы на пенсионное и медицинское страхование (около 22%). Это делает ГПХ с физлицом часто невыгодным.

«Предупреждение! Попытка оформить постоянного работника по договору ГПХ или с самозанятым (который фактически ходит в офис по вашему графику) почти гарантированно приведёт к переквалификации отношений в трудовые со всеми вытекающими последствиями: доначислением страховых взносов, штрафами и пенями.»

Елена Симова, налоговый консультант

Ключевые отличия: ответственность, гарантии, налоги

Трудовой договор заключается между работодателем и работником, договор ГПХ — между заказчиком и исполнителем.

Когда обязательно оформлять по ТК РФ (трудовой договор)

Оформление трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) обязательно в ситуациях, когда выполняются признаки трудовых отношений.

Это означает, что если ваша деятельность соответствует определённым критериям, вы обязаны оформить сотрудника по трудовому договору, а не по договору гражданско-правового характера (ГПХ).

«Поэтому, если человек: работает по графику, подчиняется правилам и распоряжениям ИП, выполняет постоянную функцию, получает регулярную оплату его нужно оформить по ТК РФ, независимо от названия договора»

Борисенко Римма, юрист по сопровождению бизнеса и семейным спорам

Риски признания договора ГПХ трудовым: как их избежать

Признание договора ГПХ трудовым — серьёзный риск для работодателя, чреватый доначислениями налогов, штрафами и судебными разбирательствами. Вот как избежать этой ситуации:

1. Чётко пропишите в договоре ГПХ:

Конкретный результат: укажите не процесс работы, а чёткий, измеримый результат, который должен быть достигнут. Например, «разработка дизайн-макета», а не «работа дизайнером».

Отсутствие подчинения: подчеркните, что исполнитель сам определяет способ и время выполнения работы, не подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка.

Оставляем для вас ссылку на регистрацию для размещения вакансий и поиска лучших сотрудников.

Самостоятельность: укажите, что исполнитель несёт полную ответственность за результат своей работы и использует собственные ресурсы (если это так).

Отсутствие графика: не устанавливайте фиксированный график работы.

Однократный характер: договор должен быть заключён на выполнение конкретной, однократной задачи.

2. Соблюдайте фактические условия работы:

Не давайте прямых указаний: не инструктируйте исполнителя, как выполнять работу, а только контролируйте достижение результата.

Не предоставляйте рабочее место и оборудование: исполнитель должен использовать собственные ресурсы.

Не требуйте соблюдения ПВТР: не заставляйте исполнителя соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.

Не осуществляйте контроль за процессом работы: контролируйте только результат.

Не вносите изменения в договор, приближающие его к трудовому: не добавляйте пункты, указывающие на подчинение или регулярность работы.

3. Дополнительные меры предосторожности:

Регулярно пересматривайте договоры ГПХ: Убедитесь, что они соответствуют фактическим условиям работы.

Консультируйтесь с юристом: перед заключением договора ГПХ проконсультируйтесь с юристом, чтобы убедиться в его правильности.

Будьте готовы к проверкам: трудовая инспекция и налоговая служба могут проверить ваши договоры ГПХ на предмет соответствия требованиям законодательства.

Не используйте ГПХ для постоянной работы: если вам нужен сотрудник для выполнения постоянной работы, лучше заключить с ним трудовой договор.

Важно: Если вы сомневаетесь, является ли договор ГПХ законным, лучше перестраховаться и заключить трудовой договор. Это позволит избежать рисков и проблем с контролирующими органами.

Пошаговая инструкция: оформление сотрудника по трудовому договору

Эта инструкция представляет собой практическое руководство для работодателей и специалистов по кадровому делопроизводству, описывающее последовательность действий при оформлении нового сотрудника на работу по трудовому договору.

Шаг 1. Подготовка документов

Определение вакансии: чёткое описание должности, требований к квалификации, функциональных обязанностей.

Утверждение штатного расписания: важно убедиться, что в штатном расписании предусмотрена эта должность и есть свободная штатная единица.

Документы, которые подготавливает ИП:

• Устав организации/Свидетельство о регистрации ИП: для подтверждения полномочий.
• Заявление о приёме на работу: в свободной форме, но с обязательными реквизитами (см. образец ниже).
• Приказ (распоряжение) о приёме на работу: на основании заявления.
• Должностная инструкция: описывает обязанности и ответственность сотрудника.
• Локальные нормативные акты (ПВТР, положение об оплате труда и т. д.): если применимо (см. информацию о микропредприятиях).

Шаг 2. Заполнение заявления о приёме на работу

Заявление должно содержать:

• ФИО и паспортные данные сотрудника.
• Должность, на которую принимается сотрудник.
• Дата приёма на работу.
• Условия оплаты труда (оклад, тарифная ставка).
• Режим рабочего времени и времени отдыха.
• Дата и подпись сотрудника.

Шаг 3. Издание приказа (распоряжения) о приёме на работу

Приказ должен содержать:

• Наименование организации/ИП.
• Номер и дату приказа.
• ФИО сотрудника.
• Должность, на которую принимается сотрудник.
• Дата приёма на работу.
• Условия оплаты труда.
• Режим рабочего времени и времени отдыха.
• Подпись руководителя.

Шаг 4. Ознакомление сотрудника с документами

Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом о приёме на работу, должностной инструкцией и другими локальными нормативными актами (при наличии).

В журнале учёта ознакомления с документами необходимо сделать отметку о том, что сотрудник ознакомлен с документами, указать дату и поставить подпись сотрудника.

Шаг 5. Внесение записи в трудовую книжку (если ведётся)

В трудовую книжку сотрудника необходимо внести запись о приёме на работу в течение 3,5 дней с даты приёма.

Шаг 6. Уведомление налоговой инспекции и внесение сведений в TAC-1.

В течение 30 дней с даты приёма на работу необходимо подать в налоговую инспекцию сведения о приёме на работу (форма TAC-1). Это можно сделать онлайн через личный кабинет налогоплательщика.

Шаг 7. Проведение инструктажей по охране труда

В течение первой недели работы необходимо провести вводный инструктаж по охране труда, а также первичный инструктаж на рабочем месте.

Где лучше нанимать удалённых сотрудников? Лучший сервис: Udalenka Work!

Важные моменты:

• Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах: один для работодателя, один для сотрудника.
• Сотрудник должен предоставить все необходимые документы в течение 3 дней с даты приёма на работу.
• Несоблюдение требований трудового законодательства может привести к административной ответственности.

Соблюдение этих шагов поможет избежать проблем с контролирующими органами и обеспечит законность трудовых отношений.

Финансы и отчётность: что платить и как отчитываться

Как работодателю, важно чётко понимать свои финансовые обязательства перед сотрудниками и государством. Вот основные моменты, которые нужно учитывать:

1. Своевременная выплата зарплаты — закон и практика:

Трудовой кодекс (ст. 136) обязывает выплачивать зарплату не реже двух раз в месяц. Важно установить конкретные даты выплат (например, 10-го и 25-го числа) и следить, чтобы интервал между выплатами не превышал 15 дней. Задержка зарплаты влечёт за собой компенсацию работнику и штрафы для работодателя.

2. НДФЛ: обязанности налогового агента:

Вы, как работодатель, выступаете налоговым агентом и обязаны удерживать НДФЛ (13 или 30%) с дохода сотрудника и перечислять его в бюджет. В 2024 году введён новый порядок уплаты: налог с выплат первой половины месяца нужно перечислить до 28-го числа, а со второй — до 5-го числа следующего месяца. Также необходимо ежеквартально представлять расчёт 6-НДФЛ и в конце года — справку о доходах сотрудника.

3. Страховые взносы: основная статья расходов:

Страховые взносы — значительная часть расходов работодателя. Стандартная ставка составляет 30% (включая пенсионное, медицинское и социальное страхование). Дополнительно необходимо уплачивать взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (от 0.2% до 8.5% в зависимости от класса профессионального риска).

«Своевременное и правильное исполнение финансовых обязательств — залог успешной работы и избежания проблем с контролирующими органами.»

Борисенко Римма, юрист по сопровождению бизнеса и семейным спорам

С 1 января 2025 года изменён предел выплаты работникам, после которого взносы начисляются по пониженной ставке 15% (Федеральный закон от 29.10.2024 № 362-ФЗ).

Работодатели, относящиеся к субъектам МСП (то есть состоящие в реестре МСП), платят взносы по льготной ставке с выплат больше 1,5 МРОТ. «Серые» схемы в попытках сэкономить почти всегда заканчиваются доначислениями — это вопрос времени.
Частые ошибки ИП-работодателей и как их не допустить.

По всем вопросам, касающимся трудового права, лучше проконсультироваться с юристом, который проведёт аудит договоров и внутренних процедур, проверит документы на соответствие требованиям трудового и налогового законодательства.

Юрист даст рекомендации по корректировке договорных отношений, чтобы избежать переквалификации, и поможет в оформлении отношений с самозанятыми таким образом, чтобы закон не распознавал их как трудовые.

Частые ошибки ИП-работодателей и как их не допустить

По всем вопросам, касающимся трудового права лучше проконсультироваться с юристом, который проведет аудит договоров и внутренних процедур, проверит документы на соответствие требованиям трудового и налогового законодательства.

Юрист даст рекомендации по корректировке договорных отношений, чтобы избежать переквалификации и поможет в оформлении отношений с самозанятыми таким образом, чтобы закон не распознавал их как трудовые.

Ответственность ИП как работодателя

ИП, выступающий в роли работодателя, несёт полную ответственность за соблюдение трудового законодательства, как и любая другая организация. Эта ответственность может быть административной, гражданско-правовой и даже уголовной. Вот основные виды ответственности:

Административная ответственность

Штрафы за нарушения ТК РФ (сроки зарплаты, оформление, охрана труда). За несоблюдение трудовых прав предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права». Эта статья предусматривает штрафы для ИП-работодателей до 40 000 р.

Оставляем для вас ссылку на регистрацию для размещения вакансий и поиска лучших сотрудников.

Гражданско-правовая ответственность. Компенсации работникам за вред, незаконное увольнение.

У ИП — работодателя может наступить материальная ответственность перед работниками — когда работодатель платит деньги работнику за незаконное увольнение, задержку зарплаты, порчу имущества и нарушение других прав. За защитой нарушенных прав сотрудники могут обратиться в трудовую инспекцию или в суд.

Уголовная ответственность. В редких случаях — за серьёзные нарушения трудовых прав.

Уголовная ответственность наступает при серьёзных нарушениях: нарушение охраны труда, если пострадали или погибли люди по ст. 143 УК РФ; увольнение беременной женщины или женщины с детьми до трёх лет по ст. 145 УК РФ; задержка зарплаты из-за корыстной цели по ст. 145.1 УК РФ.

 Краткий чек-лист для ИП

Оформление первого сотрудника — это переход в новое правовое поле. Действуйте последовательно: определите характер работы, чётко оформите отношения, своевременно зарегистрируйтесь в СФР через ЕФС-1 и настройте финансовый учёт.

Когда процессы выстроены правильно, вы не только минимизируете риски, но и создаёте прочный фундамент для доверительных и долгосрочных отношений с вашей командой. В сложных случаях не стесняйтесь обращаться к профильным специалистам — это инвестиция в безопасность вашего бизнеса.

Читайте больше интересного в журнале «Удалёнка»

Читайте также:

1.Как оформить сотрудника: пошаговая инструкция для ИП, ООО и микропредприятий
2.Как оформить сотрудника на работу: Простой алгоритм, примеры и разбор частых ошибок
3.Как правильно выбрать сотрудника: от подготовки до завершающего этапа + 10 главных принципов выбора идеального сотрудника
4.Как принять на работу: пошаговая инструкция для работодателя + ТОП ошибок, которые лучше избегать
5.HR-менеджер: кто он, чем полезен компании + 7 важных навыков, необходимых для старта в карьере