Как принять на работу: пошаговая инструкция для работодателя + ТОП ошибок, которые лучше избегать

О том, как правильно оформить нового сотрудника, чтобы не получить штраф от государства и не испортить трудовые отношения с работником из-за ошибок в документах рассказали  практикующий юрист Вальдбауэр Анастасия, HR-менеджер Месяцева Виктория и специалист по кадровому учету Лопатин Михаил.

Что проверить и подготовить до выхода кандидата

Чтобы найм сотрудника проходил спокойно, комфортно и законно, нужно заранее подготовиться к приему человека. Работник оценивает работу по первому впечатлению. Если для сотрудника не готов стол и пакет документов, он не будет воспринимать работу всерьез. 

Прежде всего, вам нужно удостовериться, что у кандидата есть все необходимые документы. Предъявить документы, перечень которых содержится в ТК РФ, это обязанность будущего работника. Без них – работодатель вправе отказать в приеме на работу.

Это может быть:

• паспорт или другой удостоверяющий документ;
• трудовая книжка, если ведётся на бумаге, или сведения о трудовой деятельности;
• справка об отсутствии судимости 
• СНИЛС;
• документ об образовании (при необходимости);
• документы воинского учёта (для военнообязанных);
• ИНН (не обязателен, но желателен);
• медицинская справка, если это требуется по условиям труда;
• другие документы.

Помните: вы не можете просто так проверять личные данные. Например, справку о несудимости или кредитную историю можно запросить только с согласия работника.

«Важно соблюдать законы о защите личной информации — это поможет избежать проблем с сотрудником и сохранить доверие»

Виктория Месяцева, HR-менеджер

Определение условий труда

Не забудьте обсудить с будущим работником условия труда до подписания договора. Это включает в себя обязанности по должности, график работы, перерывы, уровень заработной платы, наличие испытательного срока и возможность удаленной работы. Например, если ваша компания работает с 9:00 до 18:00, уточните, подходит ли этот график новому сотруднику. 

Подготовив все эти моменты заранее, вы создадите для нового сотрудника комфортные условия и поможете ему быстрее влиться в коллектив.

Подготовка рабочего места  

Следующий шаг — подготовка рабочего места для нового сотрудника. Убедитесь, что у него есть всё необходимое: удобный стол и стул, компьютер, телефон и доступ к интернету. Если в вашей компании есть особые условия труда (например, для людей с ограниченными возможностями), позаботьтесь об этом заранее. Исследования показывают, что комфортное рабочее место повышает продуктивность на 20-30%.

Важно! Также учитывайте, что новый сотрудник потребует дополнительной отчётности, расчётов НДФЛ и взносов на обязательное страхование. Предупредите об этом бухгалтера, если ведёте бухучёт не самостоятельно.

Где лучше нанимать удаленных сотрудников? Лучший сервис: Udalenka Work!

5 обязательных шагов оформления в первый день

Когда вы запросили документы у сотрудника нужно получить согласие на обработку данных. Оно необходимо, если вы будете передавать личную информацию кому то еще, например бухгалтеру. 

После проверки документов, отправьте будущего работника на медосмотр и проведите инструктаж по охране труда. Медицинский осмотр нужно проходить если сотрудник будет работать с опасными веществами и еще в ряде случаев, прописанных в статье 220 ТК РФ.

«Оформление нового сотрудника может показаться сложным процессом, но если следовать простым шагам, можно избежать штрафов и недопонимания»

Михаил Лопатин, специалист по кадровому учету

После того, как предварительные действия совершены, начните оформлять документы: 

Шаг 1: Трудовой договор  

Трудовой договор — это документ, который описывает права и обязанности работодателя и сотрудника. В нем должны быть указаны такие важные вещи, как:

• должность;
• размер заработной платы;
• место работы;
• условия работы;
• дата начала работы. 

Обычно его подписывают в первый рабочий день или заранее, но важно сделать это до начала работы.

Подробнее про виды трудовых договоров читайте в статье. 

Шаг 2: Приказ о приеме (форма Т-1)  

После подписания договора нужно издать приказ о приеме на работу (форма Т-1). Этот документ подтверждает, что человек официально принят в вашу компанию. Не забудьте ознакомить нового сотрудника с приказом и получить его подпись — это важно для учета.

Шаг 3: Ознакомление с правилами компании  

Каждая компания имеет свои внутренние правила и регламенты. Важно провести ознакомление нового сотрудника с этими документами. Это может быть сделано в виде инструктажа или тренинга. 

Зафиксируйте факт ознакомления: пусть сотрудник подпишет документ, подтверждающий, что он ознакомлен с правилами и прошел все инструктажи.

Шаг 4: Трудовая книжка  

Если ваш новый сотрудник работает по традиционной системе, вам нужно внести запись в трудовую книжку. С 1 января 2021 года она оформляется работодателем в электронном формате, а все сведения о трудовой деятельности хранятся в единой информационной системе Социального фонда России. Важно сделать это в день приема на работу, чтобы избежать проблем в будущем.

Подробнее о том, как внести первую запись в трудовую книжку, а также как оформить первую трудовую книжку читайте в статье: «Как оформить сотрудника на работу: простой алгоритм и примеры документов».

Шаг 5: Личная карточка (форма Т-2)  

Личная карточка (форма Т-2) — это документ, в котором фиксируются основные данные о работнике: фамилия, имя, дата рождения и другие важные сведения.

Эта карточка нужна для учета рабочего времени и расчета зарплаты. Заполните ее вместе с новым сотрудником, чтобы избежать ошибок.

Следуя этим шагам, вы сможете успешно оформить нового сотрудника и создать для него комфортные условия работы. Но, чтобы со стороны государства не было претензий, необходимо и их проинформировать о новом сотруднике.

Оставляем для вас ссылку на регистрацию для размещения вакансий и поиска лучших сотрудников.

Отчёт в государство

Когда вы принимаете нового сотрудника на работу, вам нужно выполнить некоторые обязательства перед государством. Одним из таких обязательств является сдача отчета ЕФС-1 в Социальный фонд России.

Что такое отчет ЕФС-1?

ЕФC-1 — это отчет, который работодатели обязаны сдавать в фонд социального страхования. Он нужен для учета страховых взносов, которые идут на социальные выплаты, такие как пособия по болезни или по уходу за ребенком. 

«Этот отчет помогает государству отслеживать, сколько денег поступает в фонд и какие выплаты должны быть сделаны»

Михаил Лопатин, специалист по кадровому учету

Отчет ЕФС-1 нужно сдавать в территориальный орган Фонда социального страхования (ФСС). Обычно это можно сделать через интернет, используя специальный портал ФСС или с помощью программы для бухгалтерии. 

Сроки сдачи зависят от того, как часто ваша компания платит взносы — ежемесячно или раз в квартал. Важно помнить, что отчет нужно подать не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Особенности для ИП  

Если вы индивидуальный предприниматель (ИП), процесс немного проще. Вам также нужно будет сдавать отчет ЕФС-1, если у вас есть наемные работники. Однако если вы работаете без сотрудников, то отчет подавать не нужно. 

Для ИП сроки и форма отчета остаются такими же, как и для организаций.

Формат сдачи отчета:

• Если количество застрахованных лиц за отчётный период превышает 10 человек, отчёт подаётся только в электронном виде.
• Если в отчётном периоде работников было 10 или меньше, форму можно представить на выбор в электронном или бумажном виде. 

В целом, сдача отчета ЕФС-1 — это важная часть работы с новыми сотрудниками. Убедитесь, что вы знаете все детали и выполняете свои обязательства вовремя, чтобы избежать штрафов и проблем с законом.

Важно! За несвоевременную сдачу отчёта или ошибки в нём работодателя могут привлечь к ответственности с наложением штрафных санкций. 

Дополнительные отчёты

Кроме отчета ЕФС-1 могут понадобится:

1. Персонифицированные сведения о физических лицах — до 25-го числа месяца, следующего за отчётным. 
2. Расчёт по страховым взносам (РСВ) — ежеквартально, до 25 числа месяца, следующего за отчётным кварталом. 
3. 6-НДФЛ — за первый квартал до 25 апреля, за полугодие до 25 июля, за 9 месяцев до 25 октября, за год до 25 февраля следующего года. 

Для упрощения процесса можно использовать специализированные программы или обратиться к специалистам по кадровому учёту.

Начало работы и оформление документов «после» 

Первым шагом после подписания договора является ведение табеля учета рабочего времени. Это специальный документ, который помогает отслеживать, сколько часов работал ваш сотрудник. 

1. Форма Т-13. Это стандартный бланк, который используется для записи рабочего времени. Например, если ваш новый сотрудник работает 40 часов в неделю, вы будете отмечать эти часы в табеле, чтобы все было понятно и прозрачно.

2. Оформление личного дела сотрудника. Это своего рода папка, куда собираются все документы, связанные с работой нового сотрудника. В личное дело обычно входят: 

• копия паспорта;
• трудовая книжка;
• медицинская справка;
• другие важные документы. 

Все эти бумаги нужны для того, чтобы у вас была полная информация о вашем новом сотруднике и его правовом статусе на работе.

Где лучше нанимать удаленных сотрудников? Лучший сервис: Udalenka Work!

3. Проведение вводного инструктажа по охране труда. Мы говорили об этом выше, но повторим еще раз. Это обязательная процедура, которая помогает новому сотруднику понять, как безопасно работать на вашем предприятии. 

Инструктаж включает в себя информацию о правилах безопасности, использовании оборудования и действиях в экстренных ситуациях. Например, если ваш сотрудник будет работать с опасными материалами, важно объяснить ему, как правильно с ними обращаться.

Помните, что оформление документов после приема работы — это не только формальность, но и залог успешного начала для вас и вашего нового сотрудника. 

Как правильно оформить испытательный срок

Оформление испытательного срока в трудовом договоре должно соответствовать законодательству страны. В России, например, основные моменты, которые необходимо учесть:

1. Срок испытания. В трудовом договоре следует указать срок испытательного периода. Обычно он составляет от 1 до 6 месяцев в зависимости от должности.

«Максимальная продолжительность испытательного срока в договоре по закону составляет 3 месяца. Для некоторых категорий работников — до 6 месяцев»

Виктория Месяцева, HR-менеджер

2. Условия. Укажите условия, при которых работник будет проходить испытательный срок. Это может включать в себя оценку профессиональных навыков, выполнение определенных задач и т.д.

3. Права и обязанности сторон. Определите права и обязанности как работодателя, так и работника в период испытательного срока. Например, работник должен выполнять свои обязанности, а работодатель — обеспечить необходимые условия для работы.

Укажите, как будет проводиться оценка результатов работы работника по окончании испытательного срока.

4. Документальное оформление. Испытательный срок должен быть зафиксирован в трудовом договоре. Также рекомендуется составить отдельный акт или протокол о результатах испытательного срока.

5. Уведомление о результатах. Работодатель обязан уведомить работника о результатах испытательного срока (успешно или неуспешно) в письменной форме.

6. Правила расторжения. Укажите условия, при которых трудовой договор может быть расторгнут в период испытательного срока.

Важно помнить, что все условия должны соответствовать ТК РФ и внутренним нормативным актам компании. Рекомендуется также проконсультироваться с юристом для обеспечения правовой корректности оформления документов.

«Государственный надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, осуществляет Федеральная инспекция труда (ст. 353 ТК РФ), Федеральная служба по труду и занятости (Роструд)»

Анастасия Вальдбауэр, практикующий юрист по гражданским делам

Как принять на работу: особые случаи

Прием на работу может иметь свои особенности, особенно если речь идет о совместителях, иностранцах или несовершеннолетних. Давайте разберемся, как правильно оформить документы для этих категорий работников.

Приём совместителя 

Совмещение работ, это когда человек работает на нескольких местах одновременно. Например, ваш новый сотрудник может уже иметь основную работу, но хочет подработать у вас. 

В этом случае важно заключить договор, в котором будет указано, что он работает по совместительству. Не забудьте также оформить все необходимые документы, такие как трудовая книжка и справка о доходах, если это требуется.

Приём иностранца 

Прием иностранца требует особого внимания. Для начала нужно проверить, есть ли у работника разрешение на работу в вашей стране. Это может быть временная или постоянная виза. 

Также необходимо оформить трудового договор, в котором будут указаны все условия работы. Кроме того, важно зарегистрировать иностранного сотрудника в миграционной службе в течение 3 дней после его приема на работу.

Приём несовершеннолетнего работника 

Тут важно помнить, что для работы подростков существуют ограничения по времени и типам работ. Например, несовершеннолетние могут работать не более 4-5 часов в день в зависимости от их возраста. 

Обязательно заключите трудовой договор с родителями или законными представителями, если работнику еще не исполнилось 18 лет. Также потребуется медицинская справка, подтверждающая, что работа не повредит здоровью подростка.

Таким образом, прием на работу может быть разным в зависимости от конкретной ситуации. Главное — правильно оформить все документы и соблюдать законодательство.

Оставляем для вас ссылку на регистрацию для размещения вакансий и поиска лучших сотрудников.

Главные ошибки при приеме на работу

Часто работодатели по незнанию допускают ошибки, которые приводят к проблемам с законом и штрафам. Давайте рассмотрим самые распространенные из них, чтобы не допускать их в будущем.

Ошибка № 1. Допуск к работе без трудового договора. 

Одна из самых серьезных ошибок — это позволить работнику начать свою работу без подписанного трудового договора. Это не только незаконно, но и может привести к проблемам с налоговыми органами. 

Необходимо заключить трудовой договор в течение трех дней с момента фактического допущения работника к работе.

Ошибка № 2. Пропуск срока отчета в СФР. 

После приема на работу у вас есть всего три дня для того, чтобы уведомить Социальный фонд России (СФР) о новом работнике. Если вы пропустите этот срок, можете получить штраф. 

Ошибка № 3. Неправильная запись в трудовом договоре. 

При отсутствии в трудовом договоре обязательных условий работодатель несет административную ответственность в соответствии с ч.4 ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ за ненадлежащее оформление трудового договора.

Ошибки в трудовом договоре могут вызвать недоразумения между вами и сотрудником. Например, если вы неправильно указали должность или условия работы, это может стать причиной споров в будущем. Всегда внимательно проверяйте все записи в документе перед его подписанием.

Ошибка № 4. Игнорирование условий испытательного срока. 

Если вы не указали испытательный срок в трудовом договоре, это может затруднить процесс увольнения неподошедшего работника. Обычно испытательный срок составляет 1-3 месяца, и его обязательно нужно прописать в документе.

Избегая этих ошибок, вы сможете сделать процесс приема на работу более гладким и избежать проблем в будущем. Всегда помните о важности правильного оформления документов и соблюдения всех условий трудового договора!

Ответственность работодателя за нарушения

При приеме на работу важно не только правильно оформить документы, но и следовать всем трудовым законодательным требованиям. Если вы допустите ошибки, это может привести к серьезным последствиям.

1. Административные штрафы по КоАП РФ. 

Если вы не соблюдаете правила оформления трудового договора или не уведомляете органы о приеме работника на работу в установленные сроки, вам могут грозить штрафы. 

Например, за отсутствие трудового договора или его неправильное оформление можно получить административный штраф:

• в отношении должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 руб.; 
• на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 5 000 до 10 000 руб.;
• на юридических лиц — в размере от 50 000 до 100 000 руб.

2. Риски признания трудовых отношений неофициальными и взыскания невыплаченных сумм. 

Если вы не оформите документы должным образом, это может привести к тому, что трудовые отношения будут признаны неофициальными. В этом случае работник может подать жалобу в трудовую инспекцию. 

Если инспекция подтвердит, что работник фактически выполнял работу, но не был оформлен должным образом, вам придется выплатить ему все невыплаченные суммы. Например зарплату за весь период работы, а также компенсацию за неиспользованный отпуск.

Где лучше нанимать удаленных сотрудников? Лучший сервис: Udalenka Work!

«Некоторые государственные органы самостоятельно организуют проверки в качестве надзорных мероприятий. Однако они должны уведомить о проверке минимум за сутки до ее начала»

Анастасия Вальдбауэр, практикующий юрист по гражданским делам

Таким образом, важно помнить, что прием на работу — это не только возможность найти нового сотрудника, но и большая ответственность. Заботьтесь о правильном оформлении документов и соблюдении всех норм, чтобы избежать неприятных последствий!

Больше интересного и полезного читайте в журнале «Удалёнка».

Читайте также:

1.Стажировка без рисков: как правильно оформить начинающего специалиста и получить пользу для бизнеса

2.Виды трудовых договоров: какой выбрать, как оформить или расторгнуть официальное сотрудничество

3.Как правильно нанимать сотрудников: пошаговый алгоритм действий

4.Как оформить сотрудника: пошаговая инструкция для ИП, ООО и микропредприятий

5.Как проводить собеседование с кандидатом: как подготовиться и проанализировать результаты + разбор частых ошибок