В статье расскажем:
Разобраться как грамотно оформить отпуск сотруднику нам помогут юрист Айгуль Фалахова и эксперт в области налогооблажения Елена Симова.
Право на отпуск: кому, когда и сколько
Ежегодный оплачиваемый отпуск — это одно из фундаментальных прав каждого работника, закреплённое в законодательстве. Он призван обеспечить возможность для восстановления сил, поддержания здоровья и личного благополучия. Понимание того, кому, когда и сколько отпуска положено, крайне важно как для работников, так и для работодателей.
«Оформление ежегодного отпуска — рутинная процедура, в которой, однако, легко допустить ошибку. Неверный расчёт, пропущенные документы или нарушение сроков могут привести к претензиям со стороны сотрудников и контролирующих органов»
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют все работники, с которыми заключён трудовой договор, независимо от формы собственности, организации, должности, стажа работы или условий труда.
Право на отпуск возникает по истечении шести месяцев работы, однако может быть предоставлено и раньше по взаимному согласию сторон. Отпуск предоставляется в рамках рабочего года, исчисляемого с даты начала работы, и, как правило, согласно утверждённому графику.
В исключительных случаях, с согласия работника, часть отпуска, превышающая 14 календарных дней, может быть перенесена на следующий рабочий год, но не более чем на 12 месяцев после окончания текущего рабочего года. Также отпуск переносится или продлевается на время болезни по больничному листу.
Виды отпусков: какие бывают и в чём разница
Право на отдых — одно из ключевых прав работника, гарантированных законодательством.
Однако отпуск — это не просто гарантированный ежегодный оплачиваемый перерыв в выполнении трудовых обязанностей. Это также важный инструмент восстановления сил, поддержания здоровья и обеспечения баланса между работой и личной жизнью.
«Где лучше нанимать удаленных сотрудников? Лучший сервис: udalenka.work«
Существуют различные виды отпусков, каждый из которых имеет свои особенности, причины предоставления и порядок оформления. Понимание этих различий помогает работникам грамотно использовать свои права, а работодателям — корректно организовывать процесс.
1. Отпуск без сохранения заработной платы.
Такой отпуск предоставляется по соглашению между работником и работодателем по семейным обстоятельствам или иным уважительным причинам. Его продолжительность стороны определяют самостоятельно.
Есть работники, которым закон обязательно должен предоставить отпуск без сохранения зарплаты (то есть «за свой счёт»). Компания или работодатель не имеет права им отказать в таком отпуске, если они подпадают под определённые категории, установленные законом.
Право на него имеют определённые категории работников (ст. 128 ТК РФ):
- Ветераны Великой Отечественной войны.
- Работающие пенсионеры по старости: до 14 календарных дней.
- Родители или жёны/мужья военнослужащих, погибших при исполнении.
- Работающие инвалиды: до 60 календарных дней.
- Родители и супруги военнослужащих и сотрудников силовых ведомств (МВД, ФСИН, Росгвардия и др.), погибших или умерших при исполнении служебных обязанностей (или погибших вследствие ранения), а также те, кто проходил службу с перерывом и погиб при исполнении: 14 календарных дней.
2. Учебный отпуск.
Предоставляется работникам, успешно совмещающим работу с получением образования.
Условия предоставления: для сдачи сессии и прохождения итоговой аттестации в высшем учебном заведении (вуз) или среднем профессиональном учебном заведении (колледж). Образование этого уровня должно получаться впервые или быть направлено работодателем.
Основание: обязательным документом для предоставления учебного отпуска является справка-вызов из учебного заведения.
3. Отпуск по беременности и родам
Предоставляется женщинам и связан с периодом беременности, родов и восстановления после них:
Предоставляется на основании больничного листа и заявления сотрудницы. Отказ в таком отпуске недопустим. Право на него имеют как беременные женщины, в том числе суррогатные матери, так и усыновившие ребёнка в возрасте до 3 месяцев.
4. Отпуск по уходу за ребёнком
Предоставляется одному из родителей (матери, отцу, бабушке, дедушке) или другому родственнику, фактически ухаживающему за ребёнком, до достижения ребёнком возраста 3 лет. Пособие от Соцфонда получает только один человек, но оформить сам отпуск могут несколько членов семьи, в том числе одновременно на разных детей.
Оплата:
- До достижения ребёнком возраста 1,5 лет: Выплачивается ежемесячное пособие из ФСС.
- С 1,5 до 3 лет: Отпуск предоставляется, но не оплачивается.
Важные дополнения:
- Сохранение среднего заработка: на время всех оплачиваемых видов отпусков (основного, дополнительного, учебного, по беременности и родам) за работником сохраняется средний заработок;
- Право на первый отпуск: напомним, что право на первый ежегодный оплачиваемый отпуск возникает после 6 месяцев непрерывной работы у одного работодателя.
- По соглашению сторон: отпуск (включая основной) может быть предоставлен и раньше шестимесячного срока, по взаимному согласию сторон.
Каждый вид отпуска имеет своё назначение, условия предоставления, продолжительность и порядок оплаты. Знание этих различий помогает работникам эффективно использовать свои права на отдых и поддержку, а работодателям — соблюдать законодательство и создавать благоприятные условия труда.
График отпусков
График отпусков — это не просто внутренний документ компании. Согласно статье 123 ТК РФ, это обязательный локальный акт, который устанавливает очерёдность и время предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам на предстоящий календарный год. Его основная задача — найти баланс между пожеланиями коллектива и бесперебойной работой организации.
«График отпусков — это гарантия того, что отпуск вам предоставят именно в выбранное (или согласованное) время. Работодатель не может в одностороннем порядке перенести ваш утверждённый отпуск»
Составление графика отпусков: сроки и согласование
Сроки утверждения: график отпусков, как правило, составляется на следующий календарный год и должен быть утверждён не позднее чем за две недели до начала этого календарного года. То есть, график на следующий год утверждается до 17 декабря текущего года.
Учёт пожеланий и мнения: при составлении графика учитываются пожелания сотрудников, а также мнение профсоюзной организации, если она действует на предприятии.
Регистрируйтесь на «Удаленка» и получайте доступ к базе удалённых специалистов, точному поиску по навыкам, чату с кандидатами и безопасным сделкам.
Обязательность для большинства работодателей: составлять график отпусков обязаны практически все работодатели.
Исключение для микропредприятий: микропредприятия, которые вправе отказаться от локальных актов (в соответствии со ст. 309.1 и 309.2 ТК РФ), могут не составлять график отпусков. В этом случае условие о времени отдыха может быть включено напрямую в трудовой договор по типовой форме, при условии письменного соглашения с работником.
Внесение изменений в утверждённый график
Несмотря на то что график отпусков является обязательным документом, законодательство допускает возможность внесения в него изменений. Это может произойти как по инициативе работника, так и по производственной необходимости.
Существует основной способ внесения изменений в утверждённый график по следующей схеме:
По взаимному согласию сторон:
- Заявление работника. Сотрудник подаёт заявление с просьбой о переносе отпуска, указывая новые желаемые даты.
- Согласие работодателя. Работодатель рассматривает заявление и, в случае согласия, издаёт приказ о внесении изменений в график.
- Ознакомление. Работник подписывает приказ, подтверждая своё согласие с новыми датами отпуска.
Также отпуск может предоставляться в исключительных случаях, но здесь уже есть условия:
Условие для сотрудника: основной отпуск (более 14 дней) не мешает работе, его можно перенести на следующий год.
Условие для работодателя: письменное согласие сотрудника на перенос отпуска.
В исключительных случаях, если предоставление отпуска в запланированный срок может неблагоприятно сказаться на работе организации, допускается перенос части отпуска (превышающей 14 дней) на следующий рабочий год, но только с согласия работника.
Любые изменения в графике отпусков должны быть документально оформлены (заявление работника, приказ работодателя) и работник должен быть с ними ознакомлен.
Оформление отпусков
Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска — это процесс, требующий соблюдения определённых процедур как со стороны работника, так и со стороны работодателя. Знание этих шагов помогает избежать ошибок и гарантировать своевременный и законный отдых.
1. Инициирование отпуска
График отпусков: как правило, время начала отпуска определяется графиком отпусков, утверждённым в организации.
Заявление от сотрудника (если требуется):
- При работе по графику. Если работник уходит в отпуск в соответствии с утверждённым графиком, отдельное заявление может не требоваться, если иное не установлено внутренними правилами компании. Однако для ясности и подтверждения договорённостей, многие работодатели всё же просят подавать заявление.
- При переносе отпуска или отпуске вне графика. Если работник желает перенести отпуск на другие даты, или если отпуск предоставляется впервые и его дата не была зафиксирована в графике, необходимо подать заявление. В нём следует указать желаемые даты начала и окончания отпуска, а также его продолжительность.
2. Издание приказа о предоставлении отпуска
Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом.
3. Ознакомление сотрудника с приказом
Ознакомление работника с приказом о предоставлении отпуска подтверждает, что он проинформирован о дате своего отдыха и условиях, что является обязательным.
Где найти удалённых специалистов удобнее всего? udalenka.work — ваш лучший выбор.
Наиболее надёжный способ — подпись работника на приказе или отдельном листе ознакомления, однако в компаниях с электронным документооборотом возможно ознакомление через электронную подпись.
Несоблюдение этой процедуры может послужить основанием для оспаривания правомерности отпуска или его переноса.
4. Сроки и способы ознакомления
Хотя знакомство работника с самим графиком отпусков под подпись не является обязательным, работодатель обязан письменно уведомить сотрудника о начале отпуска не позднее чем за две недели до его наступления.
Важные нюансы на 2026 год
- Учитываем всех. В график включаются все сотрудники, состоящие в трудовых отношениях на момент его утверждения, даже если с некоторыми из них договор будет расторгнут в начале года (Письмо Минтруда от 27.03.2020 № 14-2/В-321).
- Ответственность за отсутствие графика. Отсутствие графика отпусков трактуется как нарушение трудового законодательства и влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (предупреждение или штраф).
Расчет и выплата отпускных
Расчёт и выплата отпускных — это финальный, но очень важный этап, гарантирующий работнику получение положенной ему суммы за время отдыха.
Пример расчёта отпускных сотрудника:
Шаг 1. Определяется среднедневной заработок.
В расчёт включаются все выплаты, связанные с трудовой деятельностью: оклад, доплаты, премии, районный коэффициент.
- Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска.
- Премии включаются пропорционально. Годовая премия за предыдущий год учитывается полностью. Квартальная премия включается полностью, если квартал целиком входит в расчётный период. Если нет — то учитывается часть, приходящаяся на месяцы расчётного периода.
Шаг 2. Умножаем на количество дней отпуска.
Пример:
Сергей заработал за год (без учёта больничных и прошлых отпускных) 1 000 000 рублей и идёт в отпуск на 28 дней. За расчётный период он отработал 317 дней.
Где найти лучших удалённых сотрудников? udalenka.work — ваш надежный сервис.
- Среднедневной заработок = 1 000 000 ₽ / 317 дней = 3 155 ₽.
- Отпускные = 3155.
5 ₽ × 28 дней = 88 340 ₽.
Уведомление о начале отпуска, как правило, осуществляется посредством ознакомления работника с приказом о предоставлении отпуска под подпись, одновременно с которым должны быть выплачены отпускные за три дня до начала отпуска.
Срок выплаты — не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Если дата выплаты выпадает на выходной или праздник, перечислить деньги нужно в предшествующий рабочий день. Досрочная выплата законом не запрещена.
Налоги и страховые взносы с отпускных
Выплата отпускных — это не только обязанность работодателя по обеспечению отдыха сотрудника, но и объект налогообложения и обложения страховыми взносами. Важно понимать, как эти выплаты облагаются, чтобы корректно вести учёт и соблюдать законодательство.
НДФЛ (Налог на доходы физических лиц). Сумма отпускных, как и заработная плата, облагается НДФЛ по ставке, установленной законодательством (например, 13 или 15%). Налог удерживается работодателем при выплате отпускных.
Страховые взносы. Отпускные также облагаются страховыми взносами в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и Фонд обязательного медицинского страхования.
Если отпуск частично или полностью совпадает с периодом временно́й нетрудоспособности (больничным), то за дни больничного выплачивается пособие по временно́й нетрудоспособности, а за дни отпуска — отпускные.
Оба эти вида выплат облагаются страховыми взносами, но расчёт пособий по временно́й нетрудоспособности производится по особым правилам, с использованием других норм законодательства.
Разделение выплат. Если дни отпуска совпадают с днями болезни, то за дни болезни выплачивается пособие по временной нетрудоспособности, а за дни отпуска — отпускные.
Расчёт. Оба вида выплат рассчитываются исходя из среднего заработка, но с применением разных правил и норм. Пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается с учетом стажа работника и его среднего заработка (но не выше установленных лимитов).
Присоединяйтесь к «Удаленка» — откройте доступ к базе удалённых специалистов, точному поиску по навыкам, чату с кандидатами и безопасным сделкам.
Начисление и уплата налогов и страховых взносов с отпускных — это неотъемлемая часть кадрового и бухгалтерского учёта. Корректное понимание этих правил позволяет избежать штрафов и обеспечить соблюдение законодательства.
Уведомление о начале отпуска, как правило, осуществляется посредством ознакомления работника с приказом о предоставлении отпуска под подпись, одновременно с которым должны быть выплачены отпускные за три дня до начала отпуска.
Ещё больше полезного читайте в журнале Удалёнка.
Читайте также:
2.Как оформить сотрудника на работу: Простой алгоритм, примеры и разбор частых ошибок
3.Методы подбора персонала+ Полный обзор эффективных подходов для выбора лучшего кандидата
5.Как качественно отдыхать: 5 эффективных способов восстановить силы
Виктория Сизинцева
Гульнара Рахманова
Ева Крутова
Юлия Доможирова
