В статье расскажем:
Привлечение стажёра в компанию часто вызывает у руководителей малого бизнеса и начинающих HR-специалистов смешанные чувства. С одной стороны, это свежие идеи и помощь по невысокой стоимости, с другой — страх перед волокитой, нарушением закона и потраченным впустую временем. Основные опасения, которые возникают: стажёр будет только мешать; непонятно, нужно ли платить, и как всё оформить, чтобы не было штрафов.
Чтобы развеять мифы и дать точные инструкции, мы обратились к экспертам. Разобраться с тем, как оформить стажировку, нам помогли Жанна Закирова, юрист, эксперт по трудовому праву и Ирина Васенёва, бухгалтер-практик.
Что такое стажировка и кого можно взять стажёром
Стажировка — это время, в течение которого человек приобретает опыт работы по специальности или осваивает конкретные процессы в вашей компании. Это не универсальное понятие Трудового кодекса, поэтому его оформление зависит от целей. Зарегиструйтесь и найдите удалённого сотрудника для своего бизнеса.
«Понятия стажировки в Трудовом кодексе не содержится. Соответственно нужно разбираться в правовом статусе человека, который приходит на стажировку для ознакомления с профессией»
Чем стажировка отличается от испытательного срока и учебной практики.
- Испытательный срок — часть трудового договора, проверка квалификации уже принятого сотрудника. Он всегда оплачивается.
- Учебная практика — часть образовательной программы. Оформляется трёхсторонним договором между вузом, студентом и компанией. Часто не оплачивается.
- Стажировка может быть как элементом трудовых отношений (тогда она оплачивается), так и обучающим мероприятием (возможно без оплаты).
Где искать сотрудника и как найти идеального кандидата рассказали в отдельной статье. Также поделились информацией о том, как написать вакансию, даже если вы не эйчар, и получить много откликов.
Кто может быть стажёром:
- Студент. Чаще приходит на учебную практику, но может и на стажировку для знакомства с профессией.
- Выпускник (вчерашний студент). Хочет получить первый опыт. Оптимальный кандидат для включения в кадровый резерв.
- Новичок в профессии. Человек, сменивший сферу деятельности, которому нужен вводный курс в новой компании.
Главное — четко определить статус человека: он пришел учиться или сразу выполнять полезную работу?
Но как это определить на практике? Задайте себе три ключевых вопроса:
- Будет ли человек создавать ценность для компании здесь и сейчас? Если да — это работа, требующая трудового договора и оплаты.
- Можем ли мы безболезненно обойтись без результата его деятельности? Если задача учебная и её невыполнение не нанесёт ущерба бизнес-процессам — возможен обучающий формат.
- Кому это более выгодно? Если в первую очередь выгоду получает компания (закрываются текущие задачи) — это трудовые отношения. Если стажёр (получает знания и навыки) — это обучение.
Чёткие ответы на эти вопросы станут фундаментом для легального оформления стажировки и защиты от претензий.
Не знаете где нанимать удалённых сотрудников? Лучший сервис: udalenka.work.
Виды стажировки: выбираем правильный формат
Правильный выбор формата — залог юридической чистоты и достижения ваших целей.
1. Стажировка как обучение (без выполнения трудовой функции).
Цель — исключительно обучение и ознакомление с процессами. Стажёр наблюдает, изучает материалы, выполняет учебные задания.
Договор в этом случае — это договор об оказании образовательных услуг или ученический договор.
Читай подборку готовых советов, как совмещать работу и учебу и как все успевать, не пренебрегая сном и едой.
Важно, чтобы у стажёра не было графика, подчиненных и ответственности за результат. Такую стажировку можно не оплачивать, но требуется его письменное согласие.
«Если работодатель допускает работника к выполнению им трудовых обязанностей, то это уже отсчёт фактических трудовых отношений. И здесь не важно как назвать стажёр или работник»
Риск для работодателя имеется, если доказать, что стажёр фактически выполнял работу. Его могут признать сотрудником со всеми выплатами.
«Если работник работает, то за это полагается оплата. Соответственно с точки зрения трудового законодательства и судебной практики такая стажировка, а тем более без оплаты — это большой риск для бизнеса»
2. Стажировка как работа (с оформлением в штат).
Наиболее распространенный и защищенный вариант. Вы нанимаете человека на должность с условием прохождения вводного курса. Он с первого дня является полноценным сотрудником, просто его обязанности на период стажировки могут быть адаптированы.
Оформляется трудовой договор, обязательно с оплатой. Этот формат чётко регулирует права и обязанности обеих сторон.
В таком случае практиканту важно искать проверенного добросовестного работодателя. Чтобы не попасть в руки мошенников ознакомьтесь с 5 красными флажками трудовых отношений, представленными в нашей статье.
3. Стажировка по охране труда (обязательная для ряда должностей).
Требуется для отдельных категорий сотрудников — например, входящих в работу во вредных условиях, на опасных объектах. Это не выбор, а обязанность работодателя.
Проводится по утверждённым программам, фиксируется в журналах. К общей стажировке для новичков имеет косвенное отношение.
Пошаговый алгоритм: как оформить стажёра в штат
Если стажировка подразумевает выполнение работы, безопаснее оформить человека в штат. Вот пошаговая инструкция.
1. Заключение договора.
Подписывается трудовой договор. Вы можете выбрать:
Срочный трудовой договор (на период стажировки). Укажите в качестве основания «временная работа» или «стажировка». Идеально, если вы проверяете конкретного кандидата без долгосрочных планов.
«Какой будет договор нужно определять в момент его заключения, но следует понимать, что срочный договор можно заключить лишь в тех случаях, которые прямо предусмотрены в статье 59 Трудового Кодекса РФ. В иных случаях бизнес не может заключить срочный договор»
Бессрочный трудовой договор с условием о стажировке в качестве первого этапа работы. Подходит, если вы планируете дальше трудоустроить человека.
«В случаях, не предусмотренных статье 59 Трудового Кодекса РФ, заключается с работником договор на неопределённый срок»
В отдельной статье рассказали про путь от создания описания вакансии до проведения собеседований и предотвращения типичных ошибок.
2. Приказ о приёме (указываем должность «стажёр»).
В приказе по форме Т-1 прямо укажите должность — «Стажёр» или «Помощник менеджера (стажёр)». Это важный кадровый документ, который задает статус.
3. Оформление программы стажировки (цели, план, наставник и сроки).
Это ключевой документ для эффективной стажировки. Он включает в себя:
- Цели и задачи.
- Подробный план-график на каждый день/неделю стажировки.
- Фамилия, имя, отчество и обязанности наставника.
- Критерии успешного прохождения стажировки.
Программу согласуйте с наставником и обязательно ознакомьте с ней стажёра под подпись.
Важно, чтобы программа стажировки не была формальной «бумажкой», а стала реальной дорожной картой для новичка. Это снизит риски того, что стажёр будет «мешать», и превратит его в помощника, видящего цели.
4. Знакомство с локальными актами и проведение инструктажа.
Стажёр, как и любой сотрудник, должен быть ознакомлен под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об охране труда, положением о персональных данных.
Проведите все обязательные инструктажи (по охране труда, пожарной безопасности).
Работа с персональными данными также требует отдельного инструктажа и подписи о неразглашении.
5. Оформление результатов (отчёт, характеристика, приказ о завершении).
«Даже неоплачиваемая стажировка требует корректного документального оформления, иначе компания рискует получить проверку»
По итогам стажировки наставник пишет характеристику, а стажёр может подготовить отчёт. Решение о дальнейшей судьбе сотрудника (перевод на постоянную должность или увольнение) оформляется приказом. Это фиксирует факт завершения стажировки.
После успешного завершения стажировки практикант становится полноценным сотрудником на конкретной постоянной должности. В отдельной статье рассказали зачем оформлять сотрудника, как платить меньший налог и что особенного в трудоустройстве в наше время.
Оплата труда стажёра: что говорит закон
Вопрос оплаты — самый острый для малого бизнеса. Здесь есть два варианта:
1. Оплачиваемая стажировка. Если с человеком заключен трудовой договор (даже срочный), он является сотрудником и его работа должна оплачиваться.
Размер зарплаты не может быть ниже минимального размера оплаты труда за полную ставку. Вы можете установить повышенный оклад после успешного прохождения стажировки.
Сразу возникает вопрос: как правильно отразить в учёте оплату труда стажёра, оформленного по трудовому договору?
«Если стажёр принят по полноценному трудовому договору — с записью в трудовую книжку, указанием должности и оклада, то для учёта он ничем не отличается от обычного сотрудника. Вся процедура стандартна и состоит из трёх основных этапов: начисления зарплаты, удержания налогов и выплаты заработной платы»
С точки зрения бухгалтерии, стажёр, работающий по трудовому договору, — это обычный рядовой работник, — отметила Ирина.
Однако многие предприниматели интересуются: а можно ли установить стажёру зарплату ниже МРОТ, если он работает неполный день?
Да, это законный вариант снижения расходов на этапе стажировки. Если стажёр принят на неполную ставку (например, 0,5 или 0,25), то его месячная зарплата пропорционально может быть ниже МРОТ.
Это должно быть четко зафиксировано в трудовом договоре. Например, «Работнику устанавливается неполное рабочее время — 20 часов в неделю». Так вы легально оптимизируете затраты, давая человеку возможность постепенно влиться в работу.
Но помните, за полностью отработанную норму времени по производственному календарю (полную ставку) платить меньше МРОТ нельзя даже стажёру.
2. Неоплачиваемая стажировка. Возможна только в формате обучения, как мы уже писали выше, когда нет трудовых отношений.
Фактическое допущение к работе без договора и оплаты — прямое нарушение. В случае неоплачиваемой стажировки практикант приходит исключительно изучать специальность, а не замещать сотрудника.
Риски неоформления и неоплаты стажировки:
«Как правило, судебная практика по таким делам не всегда на стороне бизнеса. Так как закон не содержит понятие “стажёр”, а также основания на освобождение бизнеса от ответственности — незаключение трудовых отношений со стажёрами очень большой риск»
- Штрафы по статье 5.27 КоАП РФ: для ИП — до 10 000 руб., для юрлиц — до 100 000 руб.
- Судебные иски от стажёра: он может взыскать невыплаченную зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск и моральный вред. Суд почти всегда встает на сторону работника.
- Проблемы с Федеральной налоговой службой: неучтенные расходы на оплату труда и страховые взносы.
«Суд постановляет восстановить стажёров на должность, и бизнес обязан это сделать. Материальный риск — денежная компенсация в виде неполученного заработка, моральный вред и компенсации за несвоевременную выплату. Как правило, данные выплаты от 500 000 рублей и выше. Что значительно немало для бизнеса»
Испытательный срок и стажировка: можно ли совместить
Многие путают эти понятия. Испытательный срок — это проверка квалификации уже принятого сотрудника. Стажировка — это обучение и адаптация.
Можно ли совместить? Да, если стажировка оформлена как трудовой договор. В этом случае период стажировки может одновременно считаться испытательным сроком.
Это нужно прямо прописать в трудовом договоре: «Сотруднику устанавливается испытательный срок продолжительностью 3 месяца для прохождения стажировки и проверки соответствия занимаемой должности».
Все правила испытательного срока (оплата, сроки, условия увольнения) при этом чётко соблюдаются.
Чтобы испытательный срок прошёл на отлично, важно верить в свои силы. В отдельной статье рассказали, как стать уверенным в себе и построить жизнь по своим правилам.
Будет ли переплата налогов для работодателя?
Разница в налогообложении для сотрудника на стажировке и на испытательном сроке отсутствует, — рассказала Ирина Васенёва.
«Для налоговой инспекции все сотрудники, работающие по трудовому договору, равны. Испытательный срок и стажировка в его рамках — это внутренние условия труда, которые не влияют на порядок расчёта НДФЛ и страховых взносов»
Сколько налогов работодатель платит за сотрудника и как легально уменьшить налоговый вычет рассказали в отдельной статье.
Важно: если цель именно в обучении, а не в проверке имеющейся квалификации, лучше использовать просто программу стажировки без испытательного срока.
Оформление в документах
Трудовая книжка
Если трудовой договор со стажёром заключен на неопределенный срок или на срок более 5 дней — запись в трудовую книжку вносится обязательно.
«Отдельной графы «стажёр» в бухгалтерских регистрах не существует. Весь учёт ведётся в рамках общего порядка для работников по трудовому договору. Статус стажёра — это кадровая и управленческая информация, но не параметр для бухгалтерских проводок»
Вносится стандартная запись о приёме на работу с указанием должности «стажёр». Если стажировка была по срочному договору, при увольнении вносится соответствующая запись.
«Ключевое — должность стажёра в штатном расписании и трудовом договоре. Для учёта важно лишь корректное оформление первичных кадровых документов, на основании которых производится расчёт»
Приказ о завершении
Издаётся приказ по унифицированной форме Т-8 (увольнение) или Т-8а (перевод). В случае успешного прохождения стажировки и перевода на постоянную должность в приказе указывается: «Перевести с должности „стажёр“ на должность „менеджер“ в связи с успешным завершением стажировки». Неуспешное прохождение завершается увольнением по соответствующей статье.
В отдельной статье рассказали как правильно оформить сотрудника на работу, а также дали безопасный алгоритм действий, который превратит хаос при трудоустройстве в понятную последовательность шагов.
Правильно организованная стажировка — это не «бюрократический кошмар», а эффективный инструмент роста.
Чёткий договор, продуманная программа и внимание к деталям превратят начинающего специалиста в мотивированного и лояльного сотрудника, а ваши риски сведутся к минимуму.
Не знаете где и как искать персонал? В нашей статье вы найдете ключевые методы привлечения и оценки кандидата, а также узнаете как комбинировать методы и выбирать идеальные для вашей компании.
Работа со стажёром требует вложений, времени и наставника, но при грамотном подходе эти инвестиции окупаются многократно. Найдите удалённого сотрудника для своего бизнеса — оставляем ссылку на регистрацию.
Больше интересного и полезного читайте в журнале «Удалёнка».
Читайте также:
- Как оформить сотрудника на работу: Простой алгоритм, примеры и разбор частых ошибок
- Тесты при приеме на работу: 10 современных тестов + 7 важных советов по прохождению
- Как вести себя на собеседовании: 10 советов, как вести себя на собеседовании, чтобы устроиться на работу
- Как совмещать работу и учебу в наше время? 10 Главных совета от карьерного консультанта
- Как правильно нанимать сотрудников: пошаговый алгоритм действий
Лера Бучнева
Ольга Маршеруева
Ольга Норкина
Полина Егорова
Юлия Бубенец
