Административный менеджер с английским языком

Международная динамично развивающаяся компания ищет Административного Менеджера который возьмет на себя все операционные, административные и финансовые процессы в части документооборота. Эта роль для самостоятельного и системного человека, который не просто выполняет поручения, а видит процесс целиком и стремится его улучшить. Вам должно быть комфортно работать с большим объемом информации, документами и людьми.

Удаленная работа, свободное владение английским языком обязательно.

Задачи

• Управление контрактами: их подготовка, согласование, сбор подписей (в том числе электронных), хранение и контроль статусов.
• Счета и платежи: получение запросов на оплату, подготовка и проверка счетов, согласование, координация оплат с финансистами /бухгалтерами, подготовка закрывающих документов, контроль оплат.
• Взаимодействие с бухгалтерией: коммуникация с бухгалтерией (российское и зарубежное юр.лица) по вопросам корректности документов, сверка, подготовка отчетов и справок по запросу.
• Административная поддержка команды, помощь в организации внутренних процессов и мероприятий
• Координация HR-процессов: оформление сотрудников, подготовка справок, взаимодействие по кадровым вопросам.
• Коммуникация с клиентами: по операционным и другим вопросам поддержки клиентов (включая договоры, счета, NPS, поздравления с национальными праздники и днем рождения).
• Оптимизация процессов: ведение базы знаний и трекеров в любом виде, улучшение шаблонов документов, настройка дашбордов (при необходимости) для прозрачности статусов задач.
• Операционные вопросы: поиск информации, аналитика, исследования, подготовка презентаций.

Требования

1. Документооборот и учет:

• Опыт работы с первичной документацией (счета, акты, закрывающие документы).
• Понимание различий в документообороте российских и зарубежных компаний будет большим плюсом.
• Знание/базовое владение 1С и СБИС / Диадок (опыт работы с электронной подписью и документооборотом).

2. Инструменты и технологии:

• Продвинутый пользователь Google Workspace (Gmail, Календарь, Документы, Таблицы). Умение работать с таблицами: фильтры, сводные, простые формулы.
• Опыт работы с тулами для подготовки презентаций, в том числе Google Slides, Figma.
• Опыт работы с таск-трекерами.
• Уверенный пользователей современных технологий, готовый осваивать новые тулы.

3. Языки:

• Английский язык не ниже Upper Intermediate

4. Личные качества:

Системное мышление и структурность. Вы умеете наводить порядок в хаосе. Для вас важны папки, понятные названия файлов, регламенты и чек-листы. Вы замечаете, когда процесс «хромает».

• Полная занятость, возможность гибкого графика обсуждаема (важно быть на связи в рабочее время, оговорим пересечение часовых поясов).
• Удаленный формат работы, если Вы живете в Москве - гибрид.
• Конкурентная заработная плата.
• Возможности для профессионального роста и развития, поддерживаемые компанией.
• Перспективы карьерного роста.
• Работа в международной команде, возможность участия в международных проектах, а также использовать английский язык в повседневной работе.