Бизнес ассистент / Персональный ассистент первого лица

Основная задача роли: Комплексная административная, организационная, информационная и бизнес-поддержка руководителя, включая управление календарем, координацию встреч, контроль поручений, подготовку материалов, travel-сопровождение, деловую коммуникацию и выполнение личных поручений. Обязанности: Полная административная и организационная поддержка руководителя по рабочим и личным вопросам. Планирование рабочего графика руководителя, ведение календаря, координация внутренних и внешних встреч. Организация встреч, переговоров, совещаний, подготовка необходимых материалов. Ведение протоколов совещаний, фиксация договоренностей, контроль исполнения задач и решений. Контроль выполнения поручений руководителя, взаимодействие с ответственными лицами по статусам задач. Работа в Битрикс24: постановка, ведение и контроль задач, актуализация статусов, контроль сроков исполнения поручений руководителя. Оперативная обработка входящих задач, запросов и поручений руководителя, быстрое реагирование на изменения в графике, приоритетах и рабочих процессах. Деловая переписка от имени и по поручению руководителя на русском и английском языках. Ежедневное взаимодействие с руководителями подразделений, генеральными директорами компаний группы, партнерами и внешними контрагентами. Подготовка отчетов, презентаций, аналитических и информационных материалов по запросу руководителя. Поиск, анализ, структурирование и предоставление информации из открытых и внутренних источников. Подготовка и оформление деловой, организационной и внутренней документации. Организация деловых и личных поездок руководителя, членов семьи и при необходимости партнеров: билеты, гостиницы, трансферы, такси, визовая поддержка, маршруты, сопроводительные документы. Выполнение личных поручений руководителя, включая организацию покупок, досуга, бытовых и семейных вопросов. Самостоятельное решение операционных задач, не требующих согласования на высшем уровне. Обеспечение конфиденциальности информации, связанной с деятельностью руководителя, компании и личными вопросами. Требования: Опыт работы персональным ассистентом, бизнес-ассистентом или ассистентом первого лица от 5 лет. Опыт работы с собственником бизнеса, генеральным директором или руководителем высокого уровня. Опыт full travel support, включая организацию международных поездок. Английский язык на уровне Upper-Intermediate и выше — обязательно. Грамотная устная и письменная речь, уверенное владение деловой лексикой. Навыки деловой переписки на русском и английском языках. Уверенное владение Битрикс24 или опыт работы с аналогичными системами управления задачами. Уверенное владение MS Office / Google Workspace, умение готовить презентации, отчеты и структурированные документы. Умение работать с большим объемом информации, быстро находить, анализировать и структурировать данные. Высокий уровень оперативности, самостоятельности, ответственности, исполнительности и внимательности к деталям. Умение работать в режиме многозадачности, с высокой скоростью и в условиях меняющихся приоритетов. Готовность брать на себя ответственность за результат и самостоятельно доводить задачи до завершения. Стрессоустойчивость, пунктуальность, гибкость, тактичность и высокий уровень деловой этики. Соблюдение конфиденциальности. Будет преимуществом: Опыт работы в международной компании или группе компаний. Опыт взаимодействия с зарубежными офисами, партнерами и проектами. Знание дополнительных иностранных языков. Опыт подготовки презентаций, отчетности и аналитических справок для руководителя. Ключевые компетенции: Системность и организованность. Проактивность и самостоятельность. Высокий уровень ответственности. Оперативность и скорость реакции. Грамотная коммуникация. Умение расставлять приоритеты. Скорость и точность в работе. Конфиденциальность и лояльность. Гибкость и стрессоустойчивость. Условия: Работа в компании топ-5 по продаже элитной недвижимости (с 1999 года); Оформление по ТК РФ; Фиксированный оклад (условия обсуждаются индивидуально на собеседовании); График: удаленный формат работы подстроенный под Руководителя Возможности для профессионального роста и развития; Корпоративная мобильная связь.