Делопроизводитель

Работа с входящей и исходящей корреспонденцией: приём и первичная обработка поступающих документов; регистрация входящих документов в специальном журнале или электронной системе (присвоение номера, индекса, фиксация даты поступления); проверка корректности оформления документов (наличие подписей, дат, реквизитов). Распределение документов: передача документов соответствующим подразделениям или исполнителям — в соответствии с резолюцией руководителя; контроль за движением документов внутри организации. Контроль исполнения: отслеживание сроков исполнения поручений и предписаний; напоминание исполнителям о приближающихся или просроченных сроках; фиксация факта исполнения и отправка подтверждающего документа адресату. Работа с архивом: систематизация и классификация документов текущего делопроизводства; формирование дел (группировка документов по тематическим, хронологическим или иным критериям); подготовка дел к передаче в архив организации (составление описей, оформление актов); обеспечение условий хранения документов, соблюдение сроков их хранения. Подготовка справок и выписок: поиск необходимой информации в хранящихся документах; составление справок, выписок, копий документов по запросам сотрудников или внешних организаций. Обеспечение сохранности и конфиденциальности: организация безопасного хранения документов, в т. ч. содержащих персональные данные или конфиденциальную информацию; участие в комиссии по уничтожению документов, утративших актуальность и не подлежащих обязательному хранению (оформление актов уничтожения). Работа с внутренней документацией: приём, регистрация и передача на подпись руководителю заявлений, служебных записок, докладных и иных внутренних документов; оформление проектов приказов, распоряжений и других локальных актов по поручению руководства. Поддержка электронного документооборота: внесение данных в электронные системы учёта (например, «1С:Документооборот», СЭД и т. п.); сканирование и оцифровка документов; обеспечение синхронизации бумажных и электронных архивов. Организационные задачи: выполнение отдельных поручений руководителя; консультирование сотрудников по вопросам оформления и подачи документов; проведение инструктажей по правилам работы с документами и электронными архивами. Подготовка к проверкам: сбор и систематизация документов по запросам контролирующих органов или руководства; составление описей и сопроводительных документов.