Executive Assistant with HROps Functions (International Jewellery Brand, Spain)

Executive Assistant команды ко-фаундеров Полная занятость. 100% Remote | Офис (Валенсия, Испания) | гибрид Готовность работать в тайм-зоне Испании Нахождение вне РФ предпочтительно (доступ к международным инструментам) О компании Международная ecommerce компания с ювелирным брендом luxury сегмента. Головной офис находится в Валенсии, Испания. Операционная деятельность в гео EU/UK/USA. Команда растёт, выстраивает процессы и усиливает команду. Нужен Executive Assistant, который станет правой рукой команды ко-фаундеров и возьмёт на себя операционный контроль, координацию и административный контур. Цель роли Освободить время CEO от операционного контроля. Ассистент обеспечивает выполнение задач, координацию между отделами, ведение процессов, метрик и документов — так, чтобы CEO всегда видел актуальную картину без необходимости лично напоминать или уточнять. Ваш продукт: CEO, чьё время защищено, задачи выполняются, процессы описаны и работают. Ключевые метрики 0 потерянных задач и договорённостей Еженедельный статус‑отчёт по всем открытым задачам Обновление KPI в дашборде — еженедельно 100% актуальных SOP Ни одного пропущенного дедлайна по лицензиям, документам, договорам Основные обязанности 1. Executive Assistant Присутствие на встречах CEO, фиксация договорённостей Ведение трекера задач, контроль сроков, напоминания ответственным Еженедельный отчёт CEO по статусу задач Управление календарём CEO, подготовка повестки и материалов Ежедневная обработка входящих: сортировка, ответы, делегирование Коммуникации с партнёрами, поставщиками и директорами по поручению CEO 2. Admin Operations Документирование и улучшение процессов (SOP, чек-листы, регламенты) Координация задач между отделами (in‑house + подрядчики) Взаимодействие с поставщиками и сервис‑провайдерами Лёгкая операционная поддержка по разным направлениям 3. Метрики и координация Координация ответственных за обновление KPI (производство, логистика, продажи, качество) Фиксация отклонений и передача информации директорам и CEO Поддержка межфункциональной координации на основе данных 4. HR / HROps (небольшой объём) Участие в найме / привлечении на аутсорс 2–5 человек (дизайн, 3D, SEO, CJ Analyst, SMM и др.) Постинг вакансий, первичный скрининг, координация интервью Взаимодействие с рекрутинговыми агентствами Онбординг: документы, договоры, доступы, роль и процессы Поддержка HR‑документооборота 5. Онбординг и доступы Выдача доступов новым сотрудникам и подрядчикам Ведение реестра доступов и актуализация при изменениях в команде 6. Трудовые нормы Контроль учёта рабочего времени, опозданий, отработок Планирование отпусков и отгулов Напоминания о нормах и контроль соблюдения 7. Договоры и юридическая координация Подготовка, проверка и отправка договоров (найм, подрядчики, DocuSign) Ведение реестра договоров, контроль сроков подписания и продления Подготовка материалов для юридических консультаций Поиск и координация профильных подрядчиков (юристы, патентные поверенные) 8. Административные задачи Контроль дедлайнов по лицензиям, страховкам, разрешениям Ведение расходов и командировочной логистики CEO Поддержание порядка в документах и архивах Требования 2+ лет опыта в роли Executive/Personal Assistant или Operations Coordinator Опыт в малом/среднем бизнесе или fast‑growing среде Свободный русский и уверенный английский (B2+) Google Workspace, Notion, ClickUp/Asana Опыт работы с договорами и DocuSign Сильная письменная коммуникация Высокая самостоятельность, внимание к деталям Проактивность: видит задачу — делает Быстрое обучение, умение разбираться в новых темах Плюсом будет: Опыт найма (даже небольшого объёма) Опыт работы с AI‑инструментами (ChatGPT, Notion AI, Make/Zapier) Типичная неделя Ежедневно Обработка входящих Утренний бриф CEO: приоритеты дня Контроль открытых задач, напоминания ответственным Еженедельно Встречи с CEO, фиксация поручений Обновление трекера задач Проверка метрик, координация ответственных Ежемесячно Аудит обязательств CEO Контроль дедлайнов документов на 60 дней вперёд Сбор отчётов директоров, сводка для CEO Как выглядит успех CEO не тратит время на напоминания команде Все договорённости исполнены или переданы вовремя Процессы описаны, актуальны и соблюдаются Метрики обновляются в срок, CEO видит картину без запросов Юридические и административные вопросы не зависают Аватар кандидата Уже работал(а) на позиции выше ассистента — руководил(а) направлением или небольшой командой. Привык(ла) к среде малого/среднего бизнеса, где процессы строятся на ходу. Как работает: Проактивен(на), не ждёт инструкций Приходит с решениями, а не вопросами Умеет расставлять приоритеты и не перегружает CEO Сам(а) управляет своей загрузкой Быстро уточняет непонятное Умеет договариваться и фиксировать договорённости Спокойно работает в условиях изменений Принимает прямую обратную связь Пишет коротко и по делу Что мы предлагаем Долгосрочная роль в растущем международном бренде Remote или офис в Валенсии (Испания) Прямое взаимодействие с фаундерами Возможность влиять на процессы и выстраивать их с нуля Современная, дружелюбная, результат-ориентированная культура В Сопроводительном письме (мы читаем и нам важно!) укажите, пожалуйста, как вы считаете, какой ваш опыт максимально аппликабелен для вакансии, и чем вы можете усилить команду.