Executive Personal Assistant / Персональный ассистент

О роли

Ищем зрелого, проактивного ассистента собственника - человека с системным мышлением, вниманием к деталям и умением доводить вопросы до результата без напоминаний.

Задача роли - освободить время и внимание собственника от организационных, информационных и бытовых вопросов и обеспечить надежное управление всеми личными и административными процессами. Это не про «выполнять поручения», а про то, чтобы предугадывать потребности, вовремя замечать риски и самостоятельно закрывать задачи.

Прямое подчинение собственнику.

Обязанности

• Ведение сложного календаря: приоритеты, часовые пояса, подготовка, дорога; планирование встреч, мероприятий и звонков, защита времени собственника.
• Фиксация договоренностей, контроль сроков и follow-up, ежедневные и еженедельные сводки по статусу задач.
• Единая система личных и рабочих задач: приоритизация входящих, контроль ответственных и сроков.
• Поиск и анализ информации, подготовка вариантов решения с плюсами, минусами и рекомендацией.
• Полная организация деловых и личных поездок: билеты, отели, трансферы, маршруты, визы, бронирования, запасные варианты и решение вопросов в пути.
• Личный и бытовой контур: покупки, доставки, сервис, недвижимость, автомобили, записи, рестораны, подарки, контроль регулярных платежей и учет расходов.
• Организация питания и бытовых процессов с учетом предпочтений и графика.
• Подбор персонала и подрядчиков: профиль позиции, скрининг, короткий список, проверка рекомендаций, сравнение предложений, контроль договоров и качества.
• Соблюдение полной конфиденциальности и безопасная работа с документами, доступами и данными.
• Проактивное управление: предугадывать потребности, выявлять проблемы заранее, наводить порядок и снижать число вопросов, требующих участия собственника.

Требования

• Опыт работы личным, executive- или бизнес-ассистентом предпринимателя/руководителя.
• Сильные аналитические способности и системное мышление, умение видеть взаимосвязи между задачами.
• Высокая самостоятельность и готовность нести ответственность за результат.
• Исключительная организованность, внимание к деталям, умение работать с несколькими направлениями и расставлять приоритеты.
• Развитый эмоциональный интеллект: умение чувствовать контекст и выбирать правильную форму коммуникации.
• Спокойствие и собранность в нестандартных и срочных ситуациях.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Свободный русский и уверенный английский; немецкий или арабский — преимущество.
• Уверенное владение календарями, таск-менеджерами, таблицами, облачными сервисами и AI-инструментами.
• Готовность к командировкам (Шенген, MENA) и гибкому графику.
• Безусловная честность, порядочность и отсутствие конфликта интересов.

Условия

• Удаленная работа с регулярными командировками по Европе и странам MENA (расходы на поездки компенсируются).
• Гибкий график, возможна работа вне стандартных часов.
• Прямое взаимодействие с собственником, широкая зона ответственности и самостоятельность.
• Оформление и детали компенсации обсуждаются с финальным кандидатом.

Отклик приветствуется с кратким сопроводительным письмом: почему эта роль вам подходит и пример задачи, которую вы полностью закрыли самостоятельно.