Операционный бизнес-ассистент основателя/Архитектор системы управления основателя

Цель роли Найти сильного системного человека, который поможет основателю группы компаний выстроить и поддерживать порядок в проектах, задачах, встречах, поручениях и управленческой информации. По сути, нам нужен операционный бизнес-ассистент основателя: человек, который будет держать в фокусе календарь, задачи, встречи, поручения, статусы, документы и коммуникацию между ответственными. Это не классическая роль личного помощника, который просто выполняет разовые поручения. Нам нужен человек, который умеет самостоятельно наводить порядок, фиксировать договоренности, контролировать сроки, напоминать ответственным и помогать основателю видеть реальную картину по проектам. Ключевые функции • Управление календарем руководителя и предотвращение накладок. • Организация и контроль исполнения поручений. • Ведение единой системы задач и статусов. • Подготовка совещаний, повесток, протоколов и итоговых писем. • Контроль сроков по проектам и регулярная синхронизация ответственных. • Формирование ежедневных и еженедельных отчетов для собственника. • Внедрение AI-инструментов: ChatGPT, Claude и других решений. • Создание и поддержание базы знаний компании. • Подготовка аналитических материалов, презентаций и управленческих сводок. • Участие в построении операционной системы компании. Требования • Опыт работы бизнес-ассистентом, операционным ассистентом, executive assistant, project coordinator, project manager или в похожей роли. • Опыт работы с руководителями высокого уровня / собственниками бизнеса. • Владение Notion, ClickUp, Asana, Bitrix24 или аналогами. • Уверенное владение ChatGPT и Claude. • Высокий уровень системности, ответственности и самостоятельности. • Отличные навыки письменной коммуникации. • Умение работать в многозадачности без потери качества. • Готовность работать удаленно, но в графике Читы или Новосибирска. Что предлагаем • Полностью удаленный формат работы. • Работу в часовом поясе Читы или Новосибирска. • Прямое взаимодействие с основателем группы компаний. • Реальную возможность выстроить систему управления, а не просто выполнять разовые поручения. • Самостоятельную роль с понятной зоной ответственности. • Работу с проектами, задачами, встречами, руководителями направлений и управленческой информацией. • Возможность применять AI-инструменты в ежедневной работе. • Участие в наведении порядка в процессах, задачах, отчетности и коммуникации. • Оформление и уровень дохода обсуждаются индивидуально. KPI • Поручения исполняются в срок. • В календаре руководителя отсутствуют накладки. • Отчетность формируется своевременно и в понятном формате. • Снижается количество срочных и хаотичных вопросов. • Система управления задачами, проектами и информацией внедрена и используется командой. Этапы отбора В процессе отбора предусмотрено тестовое задание. Оно поможет нам оценить системность, самостоятельность, качество оформления, умение работать с информацией и использовать AI-инструменты в ежедневных задачах. Кому подойдет эта роль Эта вакансия подойдет человеку, который умеет держать порядок в задачах, встречах, документах и информации, не ждет постоянных напоминаний, самостоятельно фиксирует договоренности, контролирует сроки и помогает руководителю видеть реальную картину по проектам. Нам нужен человек, который сможет стать надежной удаленной операционной опорой для основателя. Если вы умеете наводить порядок в хаосе, держать задачи под контролем и хотите работать напрямую с основателем бизнеса, откликайтесь. Будем рады познакомиться.