Операционный координатор отдела исполнения

Юридическая компания АРМА помогает образовательным организациям получать лицензии и работать законно. Мы ищем операционного координатора в отдел исполнения. Это человек, который будет помогать поддерживать порядок в клиентских проектах, Bitrix24, документах, счетах, задачах и коммуникациях с клиентами. Основная цель должности Обеспечивать оперативное клиентское сопровождение и порядок в операционных процессах отдела исполнения: чтобы клиенты не оставались без ответа, задачи не терялись, документы готовились вовремя, счета и акты направлялись, а дебиторская задолженность контролировалась. Обязанности 1. Клиентское сопровождение отвечать клиентам в рабочих чатах по типовым вопросам; контролировать, чтобы сообщения клиентов не оставались без ответа; передавать сложные вопросы ответственным специалистам; фиксировать договорённости с клиентами в Bitrix24; напоминать клиентам о предоставлении документов и информации; поддерживать корректную и спокойную коммуникацию с клиентами. 2. Работа в Bitrix24 заполнять карточки новых клиентов; ставить типовые задачи исполнителям; контролировать сроки задач по своей зоне ответственности; переводить сделки по стадиям; проверять актуальность статусов по клиентам; прикреплять документы, ссылки и комментарии; следить, чтобы по клиенту было понятно: что сделано, что в работе, кто ответственный. 3. Документооборот выставлять счета через Bitrix24 / Эльбу; готовить акты оказанных услуг; направлять документы клиентам; отправлять документы через ЭДО; размещать документы в клиентских папках; проверять комплектность документов по чек-листам; готовить типовые документы по внутренним инструкциям. 4. Работа с дебиторской задолженностью контролировать список клиентов с неоплаченными счетами; направлять клиентам напоминания об оплате; звонить клиентам по просроченной задолженности; повторно отправлять счета; фиксировать договорённости по оплате в Bitrix24; ставить задачи на контроль обещанных дат оплаты; передавать сложные случаи руководителю. 5. Работа с внутренними инструкциями и ИИ-инструментами работать по готовым регламентам и чек-листам; запускать проверку документов и образовательных программ через ИИ-инструменты; фиксировать замечания; передавать задачи специалистам и методистам; контролировать, что после исправлений документы повторно проверены. 6. Отчётность готовить краткие отчёты по клиентам, задачам, документам и оплатам; передавать руководителю отдела исполнения информацию по проблемным ситуациям; фиксировать, какие вопросы требуют управленческого решения. Требования грамотная письменная речь; внимательность к деталям; ответственность и аккуратность; умение работать по инструкциям; способность не терять задачи; уверенное общение с клиентами; готовность звонить клиентам по вопросам оплаты; умение работать в CRM, таблицах и мессенджерах; готовность осваивать Bitrix24 и ИИ-инструменты. Юридическое образование не обязательно. Опыт работы в клиентском сервисе, документообороте, CRM, онлайн-образовании или юридической компании будет преимуществом. Условия график: 5/2, с 10:00 до 19:00; формат работы: удалённо / гибридно; испытательный срок: 2 месяца; оклад на испытательный срок: 60 000 ₽ ; после успешного прохождения испытательного срока: 70 000 ₽ ; обучение внутренним процессам; работа в стабильной юридической компании с понятной специализацией. Нам подойдёт человек, который любит порядок в задачах и документах; умеет спокойно общаться с клиентами; не боится звонков; внимательно работает с деталями; не ждёт постоянных напоминаний; умеет доводить задачи до конца; нормально относится к рутинной операционной работе; хочет развиваться в системной компании. Коротко о должности Это не должность юриста и не должность продажника. Это операционная роль для человека, который помогает отделу исполнения работать стабильно: клиенты получают ответы, документы готовятся, задачи фиксируются, оплаты контролируются, а руководитель отдела видит реальную картину по процессам.