Специалист по документообороту

Специалист по документообороту (ассистент агентства) Чем предстоит заниматься: 1. Документооборот (ключевая задача): - Подготовка и проверка первичной документации: подготовка договоров, выставление счетов, актов, УПД, актов сверки, ведение реестра документов. - Взаимодействие с клиентами по вопросам оплаты: напоминания о сроках оплаты, уточнения в случае задержек (в рамках делового этикета по почте, в рабочих чатах или по телефону), сверка взаиморасчетов, ведение календаря оплат и дебиторской задолженности. - Составление коммерческих предложений, смет и официальных писем для клиентов по готовым шаблонам. - Контроль подписания документов (договора, закрывающие документы) с клиентами и партнерами - через СБИС и почту. - Формирование комплектов документов для закрытия сделок. - Поддержание актуальности и порядка в папках с документами (в облаке / на диске). 2. Кадровые документы и договоры с сотрудниками - Ведение реестра договоров с сотрудниками. - Подготовка необходимых кадровых документов (договора, заявления, уведомления, дополнительные соглашения) по шаблонам. - Взаимодействие с сотрудниками по сбору подписанных кадровых документов. - Поддержание актуальности и порядка в кадровых папках (в облаке / на диске). 3. Помощь с продажами и проектами: - Внесение в CRM (Битрикс24) всей информации по сделкам, полученной от руководителя. - Актуализация карточек CRM: сделки, контакты, компании. - Постановка задач сотрудникам по проектам и контроль сроков выполнения. - Помощь в подготовке и сборке клиентских отчетов по проектам - по готовым инструкциям. - Тестирование проектов по готовым чек-листам/инструкциям. - Поддержание порядка в, рабочих почтах, облачных хранилищах (клиентские и агентские папки). - Ведение отчета руководителя. Требования: - Наличие ноутбука / ПК и смартфона. - Стабильный интернет. - Готовность быть на связи в согласованные рабочие часы. Навыки и знания: - Опыт работы с документами: договоры с клиентами и сотрудниками, акты, счета, первичная документация. - Понимание кадрового документооборота: как выглядит договор с сотрудником, допсоглашение, заявление (базового уровня достаточно). - Контроль оплат и коммуникация с клиентами по финансам (тактичность, настойчивость). - Высокая письменная грамотность. - Уверенный пользователь ПК (Google Документы, Таблицы, облачные хранилища). - Приветствуется опыт работы с Битрикс24. - Навыки деловой переписки в мессенджерах. Личные качества (важно для нас): - Ответственность и внимательность к деталям - Системное мышление + структурность (любите порядок и алгоритмы). - Способность работать по регламентам, соблюдение установленных процессов - Умение согласовывать решения с руководством - Самостоятельность + инициативность (видите бардак в папке — можете предложить структуру). - Многозадачность и энтузиазм, готовность развиваться в агентском бизнесе. Условия: - Неполная или частичная занятость (отлично для мам в декрете). - Удаленный формат работы. - Зарплата: 20 000 – 30 000 руб./мес. (зависит от объема переданных задач и вашей зоны ответственности) - с возможностью пересмотра в случае дополнительной ответственности с вашей стороны. - Гибкое начало рабочего дня. - Испытательный срок — 1 месяц. Этапы отбора: 1. Отклик с кратким сопроводительным письмом («Почему нам нужно взять именно вас?» или «Ваш опыт работы с документами»). 2. Собеседование (созвон 15-20 минут). 3. Выход на работу. Как откликнуться: Напишите в ответ на вакансию (кнопка «Откликнуться») и пришлите ваше резюме или пару предложений о своем опыте.