Специалист по документообороту с функцией сопровождения клиентов

Привет! На связи команда продукта EstateCRM — инновационной экосистемы для рынка недвижимости. Разрабатываем и внедряем продукт, который автоматизирует полный спектр бизнес-процессов, помогая девелоперам, строительным компаниям и агентствам работать эффективнее и адаптироваться к рыночным вызовам. EstateCRM создан на основе BPM- и low-code-технологий, активно развивается и уже используется десятками компаний.

EstateCRM — часть аккредитованной IT-компании Trace, которая 12 лет работает с лидерами рынка недвижимости, производства и торговли.

Мы небольшая IT-компания и ищем человека, который станет единой точкой сопровождения клиентов после подписания договора и одновременно будет вести документооборот по сделкам.

Роль совмещает несколько направлений: работу с клиентами (основные наши клиенты – застройщики), договорную документацию и контроль оплат. В каждом из них задач не так много, поэтому с ними комфортно справляется один человек — а если ты любишь общаться, действовать и не любишь однообразие, тебе это будет в удовольствие.

Большая часть работы — сопровождение клиентов и аккаунтинг, этому мы постепенно научим, если ты ранее с этим не работал(а). Но базой должен быть уверенный документооборот: это тот навык, который важно принести с собой.

Чем предстоит заниматься

Сопровождение клиентов:

• Вести закреплённый пул клиентов — быть единой точкой входа по операционным вопросам после подписания договора

• Контролировать сроки клиентских лицензий, заранее инициировать продление и доводить его до оплаты

• Поддерживать регулярные касания с клиентами, собирать обратную связь, отслеживать удовлетворённость

• Принимать обращения, ставить задачи проектному отделу и поддержке, фиксировать историю в CRM

Контроль оплат:

• Вести реестр выставленных счетов, контролировать поступление оплат в срок

• Напоминать клиентам о сроках оплаты, работать с просрочкой, эскалировать проблемные случаи руководителю

• Готовить отчётность по дебиторской задолженности

Документооборот:

• Готовить комплекты по сделке: КП по шаблону, договоры, приложения, счета, акты/УПД, допсоглашения

• Вести документы в ЭДО: отправка, приёмка, контроль подписания, разбор расхождений

• Контролировать подписание: сроки, статусы, эскалация по зависшим документам

• Вести реестр оригиналов: что отправлено, что вернулось, что просрочено

Внутренние процессы:

• Поддерживать в актуальном состоянии базу коммерческих документов в ЭДО и CRM

• Следить за продлением внутренних сервисов и подписок компании

• Фиксировать лиды в партнёрских кабинетах вендоров

• Отвечать на входящие звонки и email (их совсем не много)

Что для нас важно

Обязательно:

• Опыт работы с договорной и первичной документацией от 1 года

• Понимание структуры договоров: рамочный, лицензионный, приложения, спецификации, допсоглашения; различия между счётом, актом, УПД и счётом-фактурой

• Опыт контроля дебиторской задолженности: реестры, акты сверки, работа с просрочкой

• Умение спокойно и настойчиво вести разговор о деньгах, не портя отношения с клиентом

• Практика работы в ЭДО (Диадок, СБИС, Контур): обмен, подписание, разбор расхождений

• Внимательность к деталям и аккуратность в документах

• Грамотная письменная речь — деловое письмо уходит контрагенту без вычитки

• Готовность к звонкам и общению с клиентами, а не только к переписке. У нас крупные клиенты, поэтому клиентов не так много

• Самоорганизация и дисциплина по срокам в удалённом формате

Будет плюсом:

• Опыт клиентского сопровождения или аккаунт-менеджмента

• Опыт в IT-компании, работа с лицензиями

• Битрикс24

• Excel/Google Таблицы на уровне реестров: фильтры, сводные, базовые формулы

Что мы предлагаем:

• Официальное оформление с первого дня в аккредитованной IT-компании

• Участие в создании лидирующего IT-решения для недвижимости в России с перспективой выхода на международный рынок

• Формат работы – удаленный, но возможны редкие поездки в офис, работа с 9:00 до 18:00 по московскому времени

• Конкурентоспособный доход (обсудим на собеседовании)

• Подход win-win: твой рост = рост компании

Мы — эксперты в BPM, CRM и low-code технологиях с глубокой экспертизой в недвижимости и амбицией изменить строительную отрасль. Присоединяйся к EstateCRM и Trace и стань частью нашей миссии!