Щербакова Ольга Владимировна

Ассистент руководителя / Executive Assistant (с задачами координации команды) Цель должности: Обеспечить операционную поддержку руководителя на этапе запуска и роста проекта: вести коммуникацию с продажником, подрядчиками по маркетингу, бухгалтерией и другими контрагентами, заполнять отчётность, готовить презентации и контролировать сроки по всем направлениям. Цель на первые 2–3 месяца: настроить регулярные коммуникации со всеми участниками, выстроить понятную систему отчётности, шаблонизировать подготовку презентаций и обеспечить 100% своевременной подачи отчётов и документов. Также работа и настройка партнерской сети Ключевые обязанности • Собирать статусы по сделкам и клиентам, фиксировать договорённости, готовить сводки для руководителя, передавать запросы и обратную связь. • Коммуникация с подрядчиками по маркетингу: ставить задачи по брифу от руководителя, согласовывать материалы, контролировать сроки запусков, собирать отчётность по кампаниям и метрикам. • Коммуникация с бухгалтерией: передавать документы, уточнять статусы платежей и отчётности, сводить запросы от руководителя и контрагентов, контролировать своевременность подачи документов с обеих сторон. • Работа с прочими контрагентами и сервисами (юристы, банк, IT-подрядчики, сервисы): передавать запросы, контролировать сроки, сопровождать рутинные операционные вопросы. • Заполнять и вести регулярную отчётность: еженедельную, ежемесячную, проектную. Сводить данные из CRM, таблиц и от ответственных в единый формат. • Контролировать своевременную подачу отчётов и документов всеми участниками: вести календарь дедлайнов, рассылать напоминания, эскалировать задержки руководителю. • Готовить презентации: для встреч с руководителем, партнёрами, клиентами, инвесторами. Работать по брифу и поддерживать единый стиль. • Поддерживать порядок в документах и базе знаний: шаблоны, реестры, версионность файлов, доступы. • Работа с патнерами для привлечения инвесторов • Работать с CRM и таск-трекерами: обновлять статусы, выгружать данные, поддерживать чистоту информации. • Использовать AI-инструменты для ускорения рутины: черновики писем, саммари встреч, подготовка материалов. Требования • Опыт работы бизнес-ассистентом или менеджером проектов в сфере маркетинга/продаж, координатором проектов — от 2 лет на одном месте работы • Опыт коммуникации с внешними подрядчиками и контрагентами (бухгалтерия, маркетинг, юристы, сервисы) — будет плюсом. • Уверенное владение Excel / Google Sheets: формулы, сводные таблицы, фильтры. • Опыт подготовки презентаций в PowerPoint / Google Slides / Keynote. • Опыт работы хотя бы в одной CRM или таск-системе (Bitrix24, amoCRM, Notion, Trello, ClickUp и т. п.). • Грамотная деловая письменная и устная речь на русском языке. • Английский от B1 (письменно — уверенно, для переписки и работы с документами). • Стабильный интернет, тихое рабочее место, готовность работать в дубайском часовом поясе, доступ к иностранным ресурсам. • Опыт работы с AI-инструментами (ChatGPT, Claude и аналоги) для рабочих задач — будет плюсом. Личные качества • Проактивность — напоминаете, уточняете и проверяете до того, как спросят. • Дисциплина и работа с дедлайнами — для вас «в срок» — это норма, а не достижение. • Многозадачность без потери качества — умеете переключаться между задачами разных отделов. • Конфиденциальность — понимаете, что часть информации не выходит за пределы рабочего контура. KPI • Своевременность отчётов и документов: % отчётов и документов, поданных в срок (целевой показатель — 100%). • Дисциплина сроков по подрядчикам и контрагентам: % задач, по которым ассистент проконтролировал подачу вовремя. • Качество коммуникации: % задач от продажника и подрядчиков, закрытых без эскалации руководителю. • Скорость подготовки презентаций: среднее время на типовую презентацию. • Чистота данных в отчётности: % отчётов без правок после первой сдачи. • Время реакции: среднее время ответа на входящие запросы. • Систематизация: количество внедрённых шаблонов, чек-листов и регламентов. Условия • Полностью удалённый формат. • Работа в команде, ориентированной на результат, в часовом поясе Дубая (UTC+4). • Понятный круг задач и зона ответственности с первого дня. • Прямая коммуникация с руководителем, минимум бюрократии. • Возможность расти в роли по мере развития проекта.

Уровень дохода : обсуждается индивидуально, в зависимости от компетенций и загрузки О компании Предприниматель с активными инвестиционными и операционными проектами в Дубае (ОАЭ) и России ищет ассистента для сопровождения финансовых процессов, ведения документации и аналитики. Идеальный кандидат — организованный и ответственный человек с опытом в финансах, аналитике и документообороте, а также с хорошим знанием английского языка для взаимодействия с зарубежными банками и контрагентами. Обязанности Финансовый учёт и аналитика: Ведение операционной PL-отчётности по проектам в РФ и ОАЭ Учет личных финансов, контроль расходов и поступлений Подготовка ежемесячной финансовой отчётности Предварительная аналитика инвестиционных проектов и идей выполнение поручений руководства Администрирование компании в ОАЭ: Контроль сроков и подача отчетности(может быть и нулевая) Оплата счетов (зарплаты, коммунальные, текущие расходы) через интернет-банк Ведение первичной документации по компании Сопровождение сделок по документообороту Документооборот: Сбор, структурирование и хранение документации (контракты, акты, счета) Проверка базовых условий договоров (взаимодействие с юристом при необходимости) Поддержание порядка и структуры на Google Диске Выполнение прочих поручений руководителя Требования Опыт в управлении личными или проектными финансами от 2 лет Уверенное владение Excel / Google Sheets Навыки работы с банковскими системами и документооборотом Английский язык — не ниже Upper-Intermediate (B2), способность вести деловую переписку и работать с договорами Высокая степень ответственности, конфиденциальности и самостоятельности Приветствуется опыт работы с юридическими лицами в ОАЭ или международной отчётностью Условия Гибкий график Долгосрочное сотрудничество Возможность развития в инвестиционной и предпринимательской сфере Заработная плата обсуждается по итогам интервью и тестового задания