Ассистент руководителя / Executive Assistant

Обеспечить операционную поддержку руководителя на этапе запуска и роста проекта: вести коммуникацию с продажником, подрядчиками по маркетингу, бухгалтерией и другими контрагентами, заполнять отчётность, готовить презентации и контролировать сроки по всем направлениям.

Цель на первые 2–3 месяца: настроить регулярные коммуникации со всеми участниками, выстроить понятную систему отчётности, шаблонизировать подготовку презентаций и обеспечить 100% своевременной подачи отчётов и документов.

Также работа и настройка партнерской сети

Ключевые обязанности
• Собирать статусы по сделкам и клиентам, фиксировать договорённости, готовить сводки для руководителя, передавать запросы и обратную связь.
• Коммуникация с подрядчиками по маркетингу: ставить задачи по брифу от руководителя, согласовывать материалы, контролировать сроки запусков, собирать отчётность по кампаниям и метрикам.
• Коммуникация с бухгалтерией: передавать документы, уточнять статусы платежей и отчётности, сводить запросы от руководителя и контрагентов, контролировать своевременность подачи документов с обеих сторон.
• Работа с прочими контрагентами и сервисами (юристы, банк, IT-подрядчики, сервисы): передавать запросы, контролировать сроки, сопровождать рутинные операционные вопросы.
• Заполнять и вести регулярную отчётность: еженедельную, ежемесячную, проектную. Сводить данные из CRM, таблиц и от ответственных в единый формат.
• Контролировать своевременную подачу отчётов и документов всеми участниками: вести календарь дедлайнов, рассылать напоминания, эскалировать задержки руководителю.
• Готовить презентации: для встреч с руководителем, партнёрами, клиентами, инвесторами. Работать по брифу и поддерживать единый стиль.
• Поддерживать порядок в документах и базе знаний: шаблоны, реестры, версионность файлов, доступы.
• Работа с патнерами для привлечения инвесторов
• Работать с CRM и таск-трекерами: обновлять статусы, выгружать данные, поддерживать чистоту информации.
• Использовать AI-инструменты для ускорения рутины: черновики писем, саммари встреч, подготовка материалов.
Требования
• Опыт работы бизнес-ассистентом или менеджером проектов в сфере маркетинга/продаж, координатором проектов — от 2 лет на одном месте работы
• Опыт коммуникации с внешними подрядчиками и контрагентами (бухгалтерия, маркетинг, юристы, сервисы) — будет плюсом.
• Уверенное владение Excel / Google Sheets: формулы, сводные таблицы, фильтры.
• Опыт подготовки презентаций в PowerPoint / Google Slides / Keynote.
• Опыт работы хотя бы в одной CRM или таск-системе (Bitrix24, amoCRM, Notion, Trello, ClickUp и т. п.).
• Грамотная деловая письменная и устная речь на русском языке.
• Английский от B1 (письменно — уверенно, для переписки и работы с документами).
• Стабильный интернет, тихое рабочее место, готовность работать в дубайском часовом поясе, доступ к иностранным ресурсам.
• Опыт работы с AI-инструментами (ChatGPT, Claude и аналоги) для рабочих задач — будет плюсом.
Личные качества
• Проактивность — напоминаете, уточняете и проверяете до того, как спросят.
• Дисциплина и работа с дедлайнами — для вас «в срок» — это норма, а не достижение.
• Многозадачность без потери качества — умеете переключаться между задачами разных отделов.
• Конфиденциальность — понимаете, что часть информации не выходит за пределы рабочего контура.
KPI
• Своевременность отчётов и документов: % отчётов и документов, поданных в срок (целевой показатель — 100%).
• Дисциплина сроков по подрядчикам и контрагентам: % задач, по которым ассистент проконтролировал подачу вовремя.
• Качество коммуникации: % задач от продажника и подрядчиков, закрытых без эскалации руководителю.
• Скорость подготовки презентаций: среднее время на типовую презентацию.
• Чистота данных в отчётности: % отчётов без правок после первой сдачи.
• Время реакции: среднее время ответа на входящие запросы.
• Систематизация: количество внедрённых шаблонов, чек-листов и регламентов.
Условия
• Полностью удалённый формат.
• Работа в команде, ориентированной на результат, в часовом поясе Дубая (UTC+4).
• Понятный круг задач и зона ответственности с первого дня.
• Прямая коммуникация с руководителем, минимум бюрократии.
• Возможность расти в роли по мере развития проекта.