Административный менеджер / Бизнес-ассистент компании (Москва)

Привет!

Мы — Kaiten, российский IT-сервис, который с 2018 года помогает командам работать эффективнее и прозрачнее.

Наш инструмент выбирают 100 000+ компаний, включая лидеров рынка: Сбер, X5 Group и многих других. Но для нас важнее не цифры, а миссия — превратить хаос в порядок и движение к результатам.

Чем мы занимаемся?

Kaiten помогает IT-командам, менеджерам и целым компаниям увидеть, как их ежедневные усилия превращаются в результат. Мы объединили гибкость Trello с мощью Jira, добавили философию Kanban и Scrum, но не остановились на этом.

Мы не только создаём инструменты для эффективной работы, но и сами применяем Kaiten в ежедневной деятельности, обеспечивая прозрачность и слаженность процессов в распределённой команде.

Сейчас мы ищем административного менеджера в Москве, который возьмёт на себя документооборот и поможет поддерживать внутренние административные процессы компании в порядке.

Большая часть работы выполняется удалённо, но для этой роли критически важно жить в Москве и быть мобильным: некоторые задачи требуют личного присутствия — забрать или передать документы и технику, организовать подписание, получить корреспонденцию или решить другой административный вопрос по городу. Это не ежедневные поездки в офис, но готовность оперативно подключаться к таким задачам для нас важна. Фактический набор обязанностей текущего сотрудника действительно включает работу с бумажными документами, почтой, складом, техникой и организацией подписания.

Чем предстоит заниматься

— Вести документооборот компании: работать с входящими и исходящими документами в ЭДО и на бумаге, регистрировать договоры, присваивать номера и вести реестры;

— Организовывать подписание документов: договоров, протоколов и других корпоративных документов, контролировать их получение и хранение;

— Работать с электронным и бумажным архивом: распределять документы, сканировать и загружать их в систему, поддерживать архив в актуальном состоянии;

— Организовывать отправку и получение документов и корреспонденции через курьерские службы и Почту России;

— Взаимодействовать с бухгалтерией, юристами, сотрудниками компании и внешними контрагентами по вопросам документов и административных процессов;

— Контролировать регулярные административные оплаты и взаимодействовать с поставщиками услуг: запрашивать счета, передавать их на оплату и следить за своевременным продлением необходимых компании сервисов;

— Заниматься закупкой и учётом техники: организовывать покупку, отправлять технику сотрудникам, вести её учёт и организовывать возврат при увольнении;

— Следить за актуальностью и хранением корпоративных документов компании;

— Администрировать отдельные корпоративные сервисы и доступы, при необходимости добавлять новых сотрудников;

— Помогать с организацией командировок: бронированием билетов и жилья, а также оперативным решением вопросов с оплатами;

— Участвовать в организации отправки подарков клиентам и других корпоративных рассылок;

— Решать текущие административные задачи и помогать команде с вопросами, где важно быстро организовать процесс и довести его до результата.

Что мы ждём от тебя

— Ты живёшь в Москве — для этой позиции это обязательное условие;

— Ты мобилен и готов периодически решать рабочие задачи в разных точках города;

— У тебя есть опыт работы с документооборотом и административными процессами;

— Ты понимаешь жизненный цикл документов: получение, согласование, подписание, регистрация, отправка и хранение;

— Умеешь работать с ЭДО или готов быстро разобраться в подобных системах;

— Умеешь организовать большой поток небольших и разноплановых задач так, чтобы ничего не потерялось;

— Внимателен к деталям и срокам: документы, номера договоров, оплаты, отправки и договорённости должны оставаться под контролем;

— Умеешь самостоятельно коммуницировать с коллегами, подрядчиками и контрагентами и не боишься напомнить о себе, если от кого-то зависит результат;

— Самостоятелен и ответственен: нам важно, чтобы человек не просто выполнял отдельные поручения, а доводил задачу до результата;

— Спокойно относишься к переключению между разными типами задач: сегодня это договор и ЭДО, завтра — отправка ноутбука сотруднику или организация подписания документов;

— Уверенно пользуешься современными онлайн-сервисами и готов быстро осваивать новые инструменты;

— Практическое использование AI-инструментов в работе будет плюсом.

Что предлагаем

— Оформление по ТК РФ;

— Преимущества аккредитованной IT-компании;

— Преимущественно удалённый формат работы с периодическими рабочими выездами по Москве;

— Гибкое начало рабочего дня между 08:00–11:00;

— Оплата корпоративного доступа к AI-инструментам;

— ДМС;

— Команда профессионалов, которые ценят ясность, поддержку и чувство юмора.