Бизнес-ассистент / Операционный менеджер в Family office

Мы ищем strong middle / senior Бизнес ассистента. Необходим сотрудник, который станет единым центром управления операционной деятельностью команды, возьмет на себя контроль исполнения задач, координацию сотрудников, организацию процессов и регулярную отчетность перед руководителем

Обязанности:

Управление операционной деятельностью Family Office

• Контроль исполнения задач Family Office и ежедневной операционной деятельности команды.
• Проведение ежедневных планерок и координация работы сотрудников.
• Постановка, распределение и контроль выполнения задач в Bitrix24.
• Контроль сроков, дедлайнов и ключевых показателей выполнения задач.
• Подготовка регулярной отчетности для руководителя.
• Консолидация информации от команды и организация эффективного взаимодействия между подразделениями.
• Контроль работы бизнес-ассистентов руководителя.

Развитие и оптимизация бизнес-процессов

• Выявление узких мест и проблем в рабочих процессах.
• Инициирование и сопровождение изменений для повышения эффективности.
• Участие в развитии системы управления задачами.
• Контроль соблюдения внутренних регламентов.
• Организация недельного, месячного и квартального планирования.
• Внедрение новых сервисов, инструментов и AI-решений для автоматизации процессов.

Документооборот и административная поддержка

• Контроль своевременного предоставления документов и необходимой информации.
• Ведение и систематизация документооборота.
• Подготовка аналитических материалов и отчетов.
• Сбор, структурирование и консолидация данных по запросам руководителя.
• Формирование прозрачной системы учета задач и процессов.

Взаимодействие с банками и подрядчиками

• Коммуникация с банками и запрос необходимых документов и выписок.
• Взаимодействие с российскими и международными подрядчиками.
• Координация административных вопросов и получение необходимой информации.
• Участие в проведении интервью кандидатов при необходимости.

Личная поддержка руководителя (до 5%)

• Координация выполнения личных задач через действующих ассистентов.
• Выполнение отдельных личных поручений руководителя при необходимости.

• Опыт работы на позициях Executive Assistant, Business Assistant, Chief of Staff, Операционного менеджера, Project Manager или Product Manager от 3 лет.
• Опыт управления задачами команды и координации работы нескольких участников одновременно.
• Опыт выстраивания, оптимизации и контроля бизнес-процессов.
• Опыт взаимодействия с подрядчиками, банками и международными контрагентами.
• Уверенные навыки деловой коммуникации и самостоятельного решения организационных вопросов.
• Английский язык — уровень Upper-Intermediate (B2) и выше для общения с иностранными партнерами.
• Опыт работы с Family Office, международными структурами или проектами.
• Опыт работы в Bitrix24.
• Уверенное владение Excel / Google Sheets.
• Опыт работы с QuickBooks или Xero.
• Практический опыт использования AI-инструментов для автоматизации процессов и повышения эффективности.
• Готовность к высокой вовлеченности в рабочие процессы и возможным командировкам.

• Заработную плату от 250 000 до 300 000 ₽ на руки (финальный уровень обсуждается по итогам интервью).
• Формат оформления — обсуждается с успешным кандидатом.
• Полностью удаленный формат работы.
• График 5/2, полный рабочий день.
• После окончания рабочего дня важно оставаться на связи до 23:00 для решения срочных вопросов (регулярной работы в вечернее время не предполагается).
• Возможность участия в международных проектах и редких зарубежных командировках.
• Работу в динамичной среде Family Office с высокой степенью самостоятельности и влияния на бизнес-процессы.
• Возможность внедрять современные инструменты автоматизации и AI-решения, влияя на эффективность работы всей команды.

Этапы отбора:

1. Онлайн-интервью с HR-экспертом Smart & Talented.
2. Zoom собеседование с руководителем.
3. Zoom встреча с профайлером.
4. Zoom собеседование с фаудером.