Executive Assistant / Operations Coordinator в международный фонд

Мы ищем Executive Assistant / Operations Coordinator, который обеспечит бесперебойную работу международного финтех-фонда. Эта роль полна драйва: предстоит много общаться с людьми, строить процессы и держать высочайшую планку качества. Нам нужен человек-система, который проактивно создаёт и улучшает процессы, автоматизирует рутину с помощью AI, самостоятельно решает административные вопросы "от и до", а так же проявляет твёрдую заботу о времени и фокусе руководителя. Наш клиент — финтех-проект, создающий финансовую инфраструктуру для частного технологического сектора (эквити-пулинг для фаундеров до IPO). Проект имеет статус Registered Investment Advisor под контролем SEC. В управлении фонда более $150 млн. Команда из 30 человек работает удаленно в разных точках мира. Миссия роли состоит в обеспечении прозрачной и эффективной работы компании, включая управление операционкой, комплаенсом, вендорами и расписанием партнера, чтобы ничего не терялось, а команда могла сфокусироваться на главном. Распределение задач 20-30% личные задачи партнера / 70-80% операционные задачи компании. Какие будут задачи Поддержка руководителя (20-30%): Букирование билетов, отелей и оформление доставок (Нью-Йорк, Европа). Подготовка к встречам: сбор agenda, предоставление проработанных решений. Помощь в поиске факультативов для детей и визовых вопросах. Операционная поддержка команды (70-80%): Комплаенс и безопасность: работа с регуляторными требованиями SEC, обновление протоколов и политик. Бюджетирование: контроль бюджетов на технику и онбординг, работа с корпоративными картами Brex. Организация масштабных оффсайтов: поиск локаций, логистика, план мероприятий (TravelPerk). Управление устройствами: покупка, трекинг и настройка доступов для 30 сотрудников. Написание скриптов и автоматизация рутины с помощью ChatGPT, Codex и Claude. Тебе будет комфортно работать, если ты Имеешь уровень английского С1 (устный и письменный). Обладаешь структурным и аналитическим мышлением, доводишь задачи до конца без микроменеджмента. Очень усидчив, въедлив и кропотлив: тебе окей раз за разом вгрызаться в сложные процессы и документы (например, регуляторные требования SEC), досконально разбираться, как с этим работать, и внедрять понятные регламенты для всей команды. Активно применяешь AI-инструменты на практике. Знаешь основы кибербезопасности или готов(а) быстро в них разобраться. Проактивен(на), умеешь отстаивать свою точку зрения и находить лучшие решения. Ассертивен(на) и готов(а) напоминать руководителю о приоритете его комфорта и wellbeing. Условия Зарплата: 3000 - 4500 USD gross. Оформление: контрактор с американской компанией. Кандидат самостоятельно оплачивает налоги. График: удаленная работа, тайм-зона CET. Рабочие часы с 10:00 до 19:00. Доступность: быть на связи в выходные во время перелетов руководителя. Командировки: присутствие на оффсайтах раз в квартал. Бенефиты: бюджет на онлайн-обучение до $2,500 в год, компенсация мобильной связи $100 в месяц, медицинская страховка (после испытательного срока). Перспективы: возможность роста в сторону COO, компания приветствует горизонтальное и вертикальное развитие.