Личный Помощник Генерального Директора

Должность: Личный ассистент основателя на неполный рабочий день

Местоположение: Дубай, ОАЭ

Занятость: 20–25 часов в неделю на начальном этапе

Формат работы: Гибкий / гибридный

Подчинение: Основателю и управляющему директору

Основная цель должности

Поддерживать основателя в повседневных административных, организационных, туристических и личных вопросах, позволяя ей сосредоточиться на развитии бизнеса, торговых операциях и стратегических решениях.

Обязанности:

• Ведение календаря и организация встреч, напоминаний и контроль сроков
• Контроль выполнения порученных задач
• Подготовка простых документов и презентаций
• Ведение списка задач и контроль дедлайнов
• Организация контактов и информации в экселе
• Координация встреч и деловых мероприятий
• Помощь с регистрацией на мероприятия и организацией деловых поездок
• Подготовка повесток встреч и кратких заметок по итогам
• При необходимости ведение переписки от имени руководителя

Путешествия и командировки

• Поиск и бронирование авиабилетов
• Организация отелей и транспорта
• Контроль визовых и других необходимых документов
• Составление маршрутов и планов поездок
• Координация поездок с несколькими направлениями
• Организация и хранение документов, связанных с поездками

Личная поддержка

• Бронирование ресторанов и личных встреч
• Запись на личные встречи и услуги (по необходимости)
• Периодические поручения в Дубае
• Поиск информации об услугах и товарах
• Личные и бытовые административные вопросы по мере необходимости

Важно: данная позиция не является работой домашнего персонала или помощника по хозяйству. Это роль в сфере поддержки основателя и руководителя, включающая как деловые, так и отдельные личные задачи.

Требования

• От 2 лет опыта работы в качестве личного ассистента, executive assistant, офис-администратора, в сфере гостеприимства, concierge-сервисов, luxury-сервиса или на аналогичной позиции
• Отличный английский язык
• Отличные организационные навыки
• Уверенное владение Google Workspace
• Уверенное использование AI-инструментов, таких как ChatGPT
• Грамотная письменная речь и навыки деловой коммуникации
• Высокое внимание к деталям
• Дискретность и надежность
• Способность работать самостоятельно без постоянного контроля
• Проактивный подход к работе, а не ожидание постоянных инструкций
• Готовность к гибкому графику в будние дни

Будет преимуществом:

• Опыт работы непосредственно с основателем или предпринимателем
• Опыт организации деловых поездок
• Опыт работы в luxury hospitality / concierge-сервисе
• Знание китайского, арабского или другого языка