Travel Coordinator / Тревел-координатор

Adapty — международный SaaS-продукт для управления подписками и пейволами в мобильных приложениях. Мы обслуживаем 20 000+ приложений и обрабатываем $2B+ подписок ежегодно. Команда — 210+ человек, полностью распределённая, работаем из СНГ, Европы и других регионов. Инвесторы: 500 Startups, Surface Ventures. Входим в топ-5 самых быстрорастущих SaaS-компаний в мире. Сейчас тревел-логистика в компании не имеет единого владельца: командировки, офсайты, визовая поддержка и ивенты распределены между HR и самими сотрудниками. Это приводит к поздним бронированиям, непредсказуемым расходам и потере времени. Мы ищем человека, который возьмёт эту функцию целиком: один контакт для всего, что связано с передвижением людей по компании. Чем предстоит заниматься: Командировки и перелёты Бронирование авиабилетов, ж/д билетов, отелей для сотрудников: индивидуальные поездки, конференции, встречи команд Работа с последними изменениями, отменами и форс-мажорами Ведение и обновление списка проверенных поставщиков, переговоры об условиях Разработка и поддержка тревел-политики: лимиты, согласования, правила возмещения Визовая поддержка Полное сопровождение визовых процессов: сбор документов, взаимодействие с визовыми центрами и посольствами, контроль дедлайнов Ведение актуальных гайдов по ключевым направлениям: Шенген, UK, ОАЭ, США — для паспортов СНГ Поддержка релокации новых сотрудников при необходимости Офсайты и ивенты Полная логистическая координация корпоративных офсайтов и командных ретритов: поиск площадки, блоки размещения, групповые трансферы, питание, расписание Участие в организации внешних мероприятий с участием Adapty Создание и ведение runbooks для повторяющихся ивентов Бюджет и отчётность Отслеживание тревел-расходов в режиме реального времени Ежемесячные отчёты для HR Lead и финансов Ранняя сигнализация о рисках превышения бюджета Процессы и инструменты Управление входящими тревел-запросами: форма, цепочка согласований, SLA Ведение базы знаний: визовые гайды, контакты поставщиков, тревел-политика Оценка и внедрение инструментов автоматизации при необходимости Что важно: 2+ года опыта в тревел-координации, event-операциях, executive assistance или back-office в компании от 100 человек Практический опыт оформления виз для паспортов СНГ в ключевые направления (Шенген, UK, ОАЭ, США) Умение одновременно вести несколько запросов без потерь и задержек Чёткая и проактивная коммуникация: обновляет статус без напоминаний, фиксирует договорённости письменно Русский язык — рабочий уровень; английский — достаточный для переписки с отелями и поставщиками Готовность к неравномерной нагрузке: высокая в сезон ивентов, спокойная в остальное время Будет плюсом: Опыт организации офсайтов для 50+ человек Знание корпоративных площадок в ЕС, ОАЭ или Азии Опыт работы с тревел-платформами: TravelPerk, Brex или аналоги Опыт в tech или product-компании с распределённой командой Точно не подойдёт: Опыт только с внутренними поездками без международной логистики Ожидание чётких инструкций на каждый запрос: роль требует самостоятельности Фокус исключительно на event-планировании без опыта в тревел-операциях и визах Что мы предлагаем: Удалённая работа, оформление через Deel Офисы в Белграде и Лондоне — можно работать оттуда Компенсация обсуждается индивидуально на установочном звонке Ноутбук, компенсация обучения и спорта, PTO