В статье расскажем:
Как эффективно планировать время на работе, помогли разобраться коучи Саша Чехова и Яна Мытник.
5 техник тайм-менеджмента, которые наведут порядок в расписании
Почему важно планировать?
«Когда вы планируете, мозг не тратит энергию на расставление приоритетов вместо того, чтобы по порядку выполнять задачи. Со временем он привыкает планировать и работает гораздо эффективнее»
«Планирование даёт реалистичное представление о том, сколько часов у тебя в сутках, сколько тебе нужно на каждое дело»
А может быть не планировать?
Да, вы не сможете сказать, что ничего не успели, если ничего не запланировали. Если у вас нет плана, успевать всё определённо не получится. Вы успеете лишь то, что важно для вас сейчас. Так забудется поход к стоматологу, пока сам зуб не разболится. А в горящих рабочих задачах потеряются важные стратегические, от которых зависит развитие вас и компании.
Даже при планировании не всё успевается.
Мария учится на филологическом факультете университета, живёт отдельно от родителей и работает в свободное от учёбы время. Как успевать жить и работать? Маше и вам помогут техники тайм-менеджмента, которыми поделились наши эксперты.
Расскажем о сути каждой техники в картинках и покажем, как это работает на примере Маши.
5 рабочих техник тайм-менеджмента
Техника №1. 10-90
В чём суть: 10% дня вы тратите на его планирование, а 90% времени вы реализуете свои планы.
Пример: Маша просыпается в 6 утра и до 8:30, пока она едет на первую пару, у неё есть время вспомнить все семинары и лекции, домашки, выписать горящие дедлайны по работе и записаться на йогу, чтобы расплыться после всех дел в блаженной шавасане. А в оставшееся время она просто будет следовать плану.
Кстати, заметьте, Маша заранее запланировала отдых. Почему это важно, расскажем ниже.
Техника №2. Квадрат Декарта
В чём суть: распределите все дела на 4 квадрата
- важно, срочно
- важно, не срочно
- неважно, срочно
- неважно, несрочно
Расставьте все свои задачи по этим 4-м квадратам. Эта техника подходит и для долгосрочного планирования.
Техника №3. 1-3-5
В чем суть: Вы планируете на день одно крупное дело, три поменьше и пять совсем мелких. Это количество может меняться в зависимости от ваших задач.
Техника №4. Метод помидора
В чём суть: вы засекаете на таймере определенное время и целиком погружаетесь в одну задачу. Затем делаете короткий промежуток на отдых и переходите с таймером уже к другой задаче.
В классической технике отрезки времени — «помидоры» — длятся полчаса: 25 минут работы и 5 минут отдыха.
Пример: Марии ужасно не хочется приступать к выполнению бытовых дел, но если она их не сделает, её комната покроется пылью, как Помпеи пеплом Везувия. Тогда Мария решает завести таймер на 20 минут, ведь 20 минут она совершенно точно сможет заниматься бытом, не отвлекаясь на что-то другое.
Техника №5. Гибкая техника
В чём суть: нужно выписать абсолютно все дела, которые нужно сделать, а рядом прописать время, которое требуется для каждого из дел. Прописать срок, к которому нужно закончить эти дела, и распределить их по своему свободному времени.
Сложность использования этой техники в том, что вы можете либо не знать, сколько времени вам потребуется для выполнения какого-то дела, либо вы можете ошибиться с определением количества этого времени.
Вооружившись этими техниками, вы сможете эффективно организовать своё время. Чтобы вы могли сберечь ещё больше времени для отдыха, саморазвития и общения с близкими, мы подготовили для вас список лайфхаков и полезных привычек, которые позволят вам оптимизировать трудозатраты.
6 простых привычек, которые помогут сохранять порядок в расписании
Главное, когда начнёте вводить полезные привычки в свою жизнь, делайте это постепенно. Не будьте слишком строги к себе и не отказывайтесь от задуманного, если пропустили пару дней.
Лучше пропустить один-два дня и вернуться к системе, чем расстроиться и погрузиться в хаос со словами «Сгорел сарай — гори и хата».
«Не сбиться с пути вам поможет трекер привычек. Но с ним нужно работать грамотно: не вводите 100 полезных привычек за один раз. Как это делать правильно, описано в книге «Атомные привычки» Клира Джеймса. Эта книга изменила мою жизнь»
Привычка №1. Сразу убираем всё на свое место
Мы уже писали, что неорганизованность и беспорядок — это пожиратели времени. Самая главная привычка, которая сэкономит время — организация пространства и быта.
Приведите в порядок каждый уголок в доме и свой компьютер. Пусть у каждой вещи будет свое место. Так вы не будете тратить время на поиски нужного. Поддерживайте порядок, каждый раз убирая то, чем воспользовались, на своё место.
«Делайте поддерживающую уборку, выделив на неё 15-20 минут в день. Одна зона в один день. Ежедневно убирайте хот-спотс — точки, которые привлекают к себе внимание. Убирайте вещи из поля зрения, оставляя только самое нужное»
Привычка №2. Составляем план на день
Планируйте свои продуктивные дни. Планируя, вы прокладываете дорогу для вашего дня. Нет плана – нет дороги, вы идёте наугад.
Привычка №3. Планируем отдых
Позаботьтесь об отдыхе заранее. Гораздо приятнее работать, зная, что в запланированный выходной вас ждёт поход в кино, встреча с друзьями или экскурсия в другом городе.
Привычка №4. Отказываемся от ненужного
Подумайте, какие дела вы можете не делать вообще или кому-то делегировать. Может, вы наконец наберётесь смелости отказать коллеге сделать за него очередной отчёт? Или вы можете перестать задерживаться на перерывах?
Если вы понимаете, что делаете что-то, руководствуясь стереотипами, предрассудками или чужими навязанными моделями поведения, смело откажитесь от этих дел.
«Отказаться от каких-то дел можно, если они не делают вашу жизнь лучше, и вам при этом будет комфортно. Проведите ревизию своих ежедневных дел, и вы обязательно найдёте лишнее либо то, что можно делать эффективнее»
Понять, на каких делах можно сэкономить время и силы, поможет метод зелёных и красных дел.
«Все наши дела можно разделить на зелёные и красные. Красные дела не ведут нас вперёд. Зелёные выводят нас и нашу жизнь на новый уровень, позволяют нам узнать что-то новое»
Посмотрим как выглядит метод красных и зеленых дел на примере Маши.
Привычка №5. Делегируем
Всё, от чего отказаться не получилось, можно делегировать. На работе можно собрать команду и распределить обязанности. Если вы работаете на себя — нанять ассистента.
«Иногда делегировать сложно, потому что у людей бывают ограничивающие установки, которые не позволяют им отдать контроль»
Каждая установка имеет корни и требует проработки с психологом, но ещё вы можете помочь себе самостоятельно, выполнив специальные упражнения от наших экспертов.
«Основа всех упражнений по работе с установками — это выписать все свои негативные установки и переписать их в положительном ключе»
Вернёмся к Марии. Маша приобрела УФ-лампу, гель-лаки и всё, что требуется для ухода за руками, и тратит целых 3 часа в неделю, чтобы сделать себе маникюр.
Маша и не прочь пойти в салон, но ей мешает установка «Хочешь сделать хорошо — сделай это сам». Перепишем её в положительном ключе: «Есть много специалистов, которые сделают маникюр быстрее и красивее меня, а я в это время получу удовольствие, отдыхая в салоне».
«Второй способ работы с негативными установками — выписать все плюсы и минусы, которые вам даёт эта установка»
Снова вернёмся к Марии и её установке «Хочешь сделать хорошо — сделай сам» — и попросим Марию выписать все плюсы и минусы этой установки.
Теперь Мария наглядно видит, что она теряет и получает, выполняя всё сама. Так она сможет принять взвешенное решение, заботиться ли ей о красе своих ногтей самой или довериться специалистам и пойти в салон.
«Чем ваш проект становится масштабнее, тем больше вам придётся доверять людям. Чем раньше вы научитесь делегировать, тем быстрее начнёте больше зарабатывать и иметь больше свободного времени»
Привычка № 6. Оптимизируем своё рабочее пространство
Как это сделать:
- Создайте систему на компьютере и столе. Раскидайте всё по папкам и дайте им название, по которому вы сразу поймёте, что внутри.
- Регулярно проводите ревизию, а лучше сразу убирайте ненужные бумажки и файлы. Так вы будете поддерживать порядок и не придётся через какое-то время разгребать гору документов.
- Оптимизируйте стартовые сообщения для общения с клиентами, создавайте шаблоны. Отправить готовое письмо будет быстрее, чем каждый раз писать его с нуля.
- Используйте сервисы в соцсетях. Например, настройте бота, который будет отвечать на типовые вопросы клиентов. Потребуется какое-то время, но это хорошее вложение, которое поможет сэкономить кучу времени.
Помните, что только регулярные действия помогут вам выстроить хорошую систему планирования времени. Сначала попробуйте одну технику тайм-менеджмента и применяйте её каждый рабочий день. Затем добавляйте полезные привычки и экспериментируйте с другими техниками тайм-менеджмента. И вы заметите, как освободится день или вечер для прогулки, похода в зал, семейных посиделок.
Посмотрите Вакансии, которые могут вам подойти:
Работа в IT: Программистом, Разработчиком, Тестировщиком,
Аналитиком;
Работа в Дизайне: Дизайнером;
Работа с Текстом: Копирайтером, Редактором, Переводчиком,
Наборщиком Текста;
Работа в Продажах: Менеджером Маркетплейсов, Менеджером
по Продажам, Оператором Колл-центра;
Работа в Маркетинге: SMM-специалистом, Контент-менеджером, Маркетологом, Таргетологом;
Работа в Бизнесе: Администратором, Бухгалтером, Менеджером,
Юристом, HR-специалистом.
Читайте также:
- Как Начать Успешную Карьеру В Любом Возрасте? 14 Надёжных Советов, Как Начать Карьеру + 2 Простых Шага, Как Составить Карьерный План Роста
- Куда Устроиться На Работу? 18 Интересных Профессий, Куда Просто Устроиться На Работу Без Опыта И Начать Хорошо Зарабатывать
- Как Сменить Профессию: 3 Этапа, Как Сменить Профессию + 5 Аргументов Для Тех, Кто Сомневается
- Топ-35+ Востребованных Интернет Профессий 2023 С Лёгким Входом + Список Открытых Вакансий Для Удалённой Работы
- Кем Работать Удалённо В 2023 Новичку? 15 Самых Перспективных Интернет-Профессий, В Которых Можно Работать Удалённо Без Опыта
Первая версия статьи вышла:25.04.2023 @ 07:54
