В статье расскажем:
Платить налоги — это не самая ответственная часть в бизнесе. У предпринимателей есть и другие обязанности. Например, правильно устроить человека на работу и обезопасить себя от штрафов и претензий сотрудников.
О том, как взять человека на работу в различные организации, какие законы нужно соблюдать и какие штрафы грозят работодателю в случае игнорирования вопроса трудоустройства нам рассказали налоговый консультант Кирилл Булычев, HR-менеджер Анастасия Артюхова и юрист Кирилл Пташкин.
Зачем оформлять сотрудника официально и можно ли этого не делать
Часто работодатели думают, что не обязательно оформлять сотрудника официально. Так они избегают обязанностей в виде предоставление отчетности для Социального Фонда России и Федеральной Налоговой Службы. Здесь же можно сэкономить на отпускных, сверхурочных и больничных.
В этой ситуации рискуют чаще всего работники, потому что в случае конфликта с работодателем они могут:
- Не получить заработную плату;
- Не получить отпускные или вовсе не пойти в отпуск;
- Не получить расчёт при увольнении;
- Не получить компенсацию за утрату здоровья в результате травмы на производстве;
- Полностью лишиться социальных пособий.
Но и работодатель рискует не меньше. Для работодателя выплата «серой» зарплаты, а также не заключение с работниками трудовых договоров грозит административной ответственностью, предусмотренное ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ:
— для руководителя организации — 20 000 рублей;
— для предпринимателей — до 10 000 рублей;
— для юридических лиц — до 100 000 рублей.
Если правонарушение в виде работы без трудовых договоров повторится, то штрафы значительно вырастут:
— руководителя могут дисквалифицировать на срок до 3 лет;
— с ИП могут взыскать до 40 000 рублей;
— для организации предусмотрен штраф в размере до 200 000 рублей.
При этом штраф платится за каждого сотрудника, который работает неофициально.
«Возникает не только административная ответственность, но и ответственность за неуплату страховых взносов за работников»
Ответственность за неуплату страховых взносов предусмотрена статьёй 122 НК РФ и статьёй 26.29 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.
За неуплату страховых взносов компании придётся не только заплатить в бюджет всю сумму неуплаченных страховых взносов, но и оплатить штраф в размере 20% от неуплаченной суммы взносов.
Если будет доказано, что организация не уплатила взносы умышленно, придётся заплатить штраф в 2 раза больше.
«Вывод из этого следует простой, не нужно поддаваться искушению получать больше для работника и не обременять себя дополнительными обязанностями для работодателя, так как в большинстве случае это приводит к дополнительной ответственности и тратам, на которых стороны хотели сэкономить»
Что выбрать: трудовой договор или договор ГПХ
Для начала давайте разберёмся, что такое трудовой договор и договор ГПХ.
Трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем, которое устанавливает их взаимные права и обязанности в рамках трудовых правоотношений.
Договор ГПХ — это договор гражданско-правового характера, соглашение между двумя сторонами, по которому исполнитель обязуется выполнить определённую работу или оказать услугу, а заказчик обязуется её оплатить.
Основное отличие между ними заключается в том, что они регулируются разными законами — Трудовым кодексом и Гражданским кодексом.
Плюсы трудового договора для работника в том, что он имеет определённые социальные гарантии: оплата отпуска, больничного, декрета, а также может получать налоговые вычеты в виде возврата НДФЛ с покупки жилья, лечения или обучения.
«В тоже время работник должен подчиняться внутренним регламентам компании – рабочее время, график 5/2 или дресс-код»
Плюсы трудового договора для работодателя
- Закрепление определённых правил и обязанностей за сотрудниками, которые будут исполняться на протяжении всего действия договора.
- Налоговая будет обращать внимание на такие отношения только в случаях выплаты минимальной заработной платы, которая не соответствует среднеотраслевой в регионе, расценивая это как признаки выплаты дополнительной конвертной заработной платы.
Но у каждой медали две стороны. А раз есть плюсы, значит, есть и минусы.
Минусы трудового договора для работодателя
Основными минусами трудового договора для работодателя являются НДФЛ и страховые взносы, которые надо оплачивать с любого вознаграждения работника, за исключением компенсационных выплат.
Например: при зарплате работника в 100 000 рублей в месяц на руки, работодатель заплатит НДФЛ 15 000 рублей и страховые взносы около 18 000 рублей.
Таким образом, расходы на одного работника составят 133 000 рублей. Это относится к компаниям, считающимся малым и средним бизнесом.
Крупный бизнес в данном случае заплатит 30 200 рублей как страховой взнос и 15 000 рублей НДФЛ. И получается, что на одного сотрудника уходит уже 145 000 рублей в месяц.
Давайте теперь разберём плюсы договора ГПХ:
- экономия на страховых взносах;
- нет обязанности удерживать и уплачивать НДФЛ в бюджет;
- по договору ГПХ лицо является не работником, а контрагентом и все вопросы к контрагенту будут решаться досудебными и судебными претензиями, а не выговорами и лишением премий.
«При вознаграждении 100 000 рублей, компания просто переводит 100 000 по договору и всё, никаких тебе страховых и бухгалтеров по заработной плате»
У договора ГПХ есть и минусы:
- сложнее контролировать рабочие процессы;
- нельзя рассчитывать на долгосрочное сотрудничество;
- риск нарваться на проблемы из-за подмены трудовых отношений.
Заключать трудовой договор или договор ГПХ — решать вам. Здесь все зависит от предприятия и их возможностей.
Как оформить работника в ООО
Юрист Кирилл Пташкин поделился пошаговой инструкцией. Сейчас мы вам расскажем, как оформить работника в предприятие ООО.
Шаг 1. Предоставить работодателю документы
После успешного прохождения собеседования, работнику необходимо предоставить следующие документы:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности;
- СНИЛС;
- Документы воинского учета (для военнобязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- Документ об образовании.
Шаг 2. Получить заявление о приеме на работу
Шаг 3. Для некоторых видов работы необходимо прохождение медицинского осмотра
Для прохождения врачебного осмотра работодателю необходимо выдать направление будущему работнику согласно приказу Минсоцразвития № 302 в направлении должны быть указаны:
- Наименование организации с указанием формы собственности (ООО или ИП);
- Коды работы по ОКВЭД;
- Наименования медучреждения, в которое направляется работник;
- ФИО сотрудника и наименование должности;
- Указание подразделения: отдел продаж, бухгалтерия;
- Перечень пагубных факторов.
Шаг 4. Составить и подписать договор
Содержание трудового договора регламентировано заметкой 57 ТК РФ.
Шаг 5. Ознакомить сотрудника под роспись с внутренними актами организации
К ним относятся должностные памятки, положение об охране труда, коммерческой тайне, техника защищённости.
Шаг 6. Оформить приказ о приёме на работу по форме Т-1
Надеемся, что с данной инструкцией вам будет проще трудоустроить человека в ООО-компанию. Но как сделать временного сотрудника?
Бонус: как оформить временного сотрудника
Иногда нанимателю необходимо оформить временного сотрудника, который отработает определённый промежуток и уйдёт. Это требуется, например, во время сезонной работы или на период декрета какого-либо сотрудника.
Такой трудовой договор именуют срочным, то есть когда он заключён на определённый стаж. При этом, чтобы заключить такой договор необходимо не лишь желание сторон, но и законные основания, которые указаны в Трудовом кодексе РФ (ч. 1 ст. 59 ТК РФ).
Срочный трудовой договор оформляют, если:
- Сотрудника берут на место отсутствующего, за которым сохраняется рабочее место.
- Специалист надобен на временные работы до двух месяцев.
Например, фирма заключает контракт с маркетологом на запуск рекламной акции.
- Работа сезонная.
Например, работа валдаев на период пляжного сезона. - Работа выходит за рамки обычной деятельности компании или ИП.
- Например, строительная фирма наняла людей, которые раскопают землю под бассейн.
- Нового работника отправляют работать за границу.
- Задачи временные, но непонятно, как-нибудь будут завершены.
- Организация создана на определённый срок или для конкретной работы.
- Например, компания нанимает работников, чтобы сделать ремонт в офисе.
- Человека избрали в представительный орган для оплачиваемой работы на определённый срок.
- Например, посол гостеприимства региона.
- Служба занятости населения направила работника в организацию или к ИП для выпoлнeния временных или общественных работ.
- Сотрудника взяли на стажировку.
Как оформить работника в ИП
Для того, чтобы оформить сотрудника в ИП, которое не относится к категории микропредприятия, желательно разработать и принять несколько внутренних документов: правила внутреннего трудового распорядка, утверждение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных работников, документы по охране труда.
ИП не считается микропредприятием, если трудится более 15 работников
Для регулирования трудовых отношений с работником в ИП работодатели обязаны пользоваться локально нормативными актами.
- Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
- Положение о коммерческой тайне
- Должностные инструкции — документ нужен, если трудовые функции не прописаны в трудовых договорах.
- Положение об оплате труда сотрудник.в, положение о премировании и материальном стимулировании работников.
- Положение об обработке индивидуальных данных работников (ст. 86 ТК РФ).
- Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).
- Инструкции по электробезопасности, пожарной защищенности и охране труда.
- Штатное расписание.
- График отпусков.
«Перечень может быть дополнен положениями об отпусках, командировках, об аттестации персонала в соответствии с надобностью работодателя»
Этапы оформления работника в ИП:
Этап 1. Определить сотрудника по штатному расписанию, установленному компанией
Этап 2. Сформировать трудовой договор
В договоре обязательно должно быть:
- ФИО сотрудника и паспортные данные;
- информация о работодателе — ФИО ИП, его ИНН, дополнительно можно указать банковские реквизиты ИП;
- населённый пункт и дата заключения трудового договора;
- срок договора — неотлагательный или бессрочный, если договор срочный, должна быть указана дата;
- подразделение, филиал, основной или дополнительный офис.
- должность, профессия;
- дата начала работы — с какого дня сотрудник выходит на работу.;
- условия оплаты труда — оклад, системы премирования, если она есть;
- порядок выплат;
- режим работы и отдыха.
Этап 3. Получить от работника документы
При приеме на работу вам обязаны предоставить вам следующие документы:
- Паспорт или иной расходные документы, удостоверяющий личность.
- Трудовая книжка или сведения о трудовой работы.
- СНИЛС или уведомление о регистрации в системе индивидуального учёта.
- Военный билет. Предоставляется только военнообязанными лицами и теми, кто подлежит призыву на воинскую службу.
- Документ об образовании. Если отработка требует специальных знаний, работник обязан предоставить электронный документ об образовании или наличии необходимой квалификации.
«К таким документам относятся аттестаты об общем и среднем всеобщем образовании, диплом о среднем проф образовании, бакалавра, специалиста и магистрата»
Заявление о приёме на работу. Этот документ не является обязательным к представлению работником, но на практике его составляют не академично всегда.
В заявлении работник излагает свою просьбу о приёме на работу к ИП на определенную должность и с определенного числа. Требовать составление этого документа от сотрудника работодатель не имеет права, так как он не является обязательным к представлению в рамках ст. 65 ТК.
Этап 4. Заключить договор с сотрудником
Трудовой договор с сотрудником заключается в письменной форме в 2-х экземплярах в срок не позднее 3-х дней с даты начала работы. Один экземпляр договора остается у работодателя, а один — у работника.
Этап 5. Оформить указание о приеме на работу
Приём на работу оформляется трудовым договором. Этот служебный документ составляется по форме Т-1 для одного работника или Т-1а нескольких работников. Допускается разрабатывание собственной формы, но такой документ должен отвечать условиям трудового договора.
При заполнении приказа по форме № Т-1 следует учесть следующие моменты:
- Дата приказа не обязана совпадать с датой подписания договора. Законом не оговорено, в какой срок должен быть составлен приказ;
- Если с работником заключён бессрочный трудовой договор, то дату его окончания ставить не следует;
- Структурное подразделение и должность отражаются в приказе в соответствии со штатным расписанием, когда оно есть;
- Условия приёма и характер работы, а также габаритные размеры оклада прописываются так, как они отражены в трудовом договоре;
- Данные об испытательном сроке вносятся лишь в том случае, если он предусмотрен трудовым договором;
- Подписать приказ сможет как ИП, так и его уполномоченное лицо.
Этап 6. Направление в Социальный Фонд России отчёта Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица о принятом работнике
После оформления трудовых взаимоотношений с работником в СФР необходимо направить сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1.
Сделать это требуется в течение одного рабочего дня со дня подписания приказа о приёме на работу или трудового договора, если приказ не оформлялся.
Заполнению в данном случае подлежит лишь Титульный лист и подраздел 1.1, аналог отменённого СЗВ-ТД. Форма этого документа, а также порядок его заполнения приведены в постановлении Правления ПФ от 31.10.2022 № 245п.
Этап 7. Внесение записи в бумажную трудовую книжку, в случае если она ведётся
«Внесение записи в бумажную трудовую книжку выполняется только, если работник продолжает её вести»
Для сотрудников, которые впервые принимаются на работу, автоматически начинают оформляться электронные трудовые книжки, а правильнее, на них формируются сведения о трудовой деятельности.
Этап 8. Ознакомить работника со всеми нормативно-правовыми документами в компании под подпись.
Как оформить сотрудника в микропредприятие
Для того, чтобы оформить сотрудника в микропредприятие необходимо соблюсти почти те же самые пункты, что указаны выше. Но чтобы не запутаться, мы все же расскажем об этапах трудоустройства в микропредприятие.
Для микропредприятий указ предусмотрел упрощенную процедуру приёма работников — без локальных нормативных актов. Всё это вносят в трудовой договор.
К микропредприятиям относят ИП и компании, у которых выручка за предыдущий год меньше 120 млн рублей и менее 15 сотрудников в штате. Если ИП относится к микропредприятиям, позволено оформить сотрудника по упрощенной схеме.
Этап 1. Сформировать штатное расписание
Если у ИП еще не было сотрудников, первое, что нужно сделать — оформить штатное расписание. Это документ, в котором отражена кадровая структура ИП: все должности, работники, зарплаты.
Штатное расписание включает в себя :
- Наименование работодателя — ФИО, ИП и код ОКПО — Общероссийский классификатор предприятий и организаций.
- Названия структурных подразделений, если они есть.
Например отдел продаж, юридический отдел, административный отдел. - Номер подразделения.
Нумерацию задаёт предприниматель так, как ему практично. Например, 01 — отдел продаж, 02 — юридический отдел. - Код должности, специальности.
- Количество работников на этой должности.
- Оклад и надбавки. Оклад не должен быть ниже наименьшего размера оплаты труда — МРОТ, который принят в вашем районе.
- Итоговая сумма зарплаты.
Этап 2. Сформировать трудовой акт
В договоре обязательно должно быть:
- ФИО сотрудника и паспортные данные;
- информация о работодателе — ФИО, ИП, его ИНН, дополнительно можно указать банковские реквизиты ИП;
- населённые пункты и дата заключения трудового договора;
- срок договора — неотлагательный или бессрочный. Если договор срочный, должна быть указана дата окончания работы;
- подразделение, филиал, основной или дополнительный офис. Если основной офис в одном населённом пункте, а принимаете сотрудника в другом, то указывается еще адрес места работы;
- должность, профессия;
- дата начала работы — с какого дня сотрудник выходит на работу. Если не указать её, то сотрудник обязан явиться в ближайший рабочий день со дня подписания договора;
- условия оплаты труда — оклад, по системе премирования, если она есть;
- порядок выплат — по каким количествам месяца выплата зарплаты за первую и вторую половину месяца, когда она перечисляется, форма и способ её выплаты;
- режим работы и отдыха;
- место государственного обязательного социального страхования работника;
- характер работы: в представительстве и разъездная работа.
Чтобы избежать штрафа, отсутствующие данные нужно включить в дополнительное соглашение к договору.
Этап 3. Получение от сотрудника документов
При приёме на работу сотрудник обязан предоставить вам следующие документы:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности;
- СНИЛС или уведомление о регистрации в системе индивидуального учёта;
- Военный билет;
- Документ об образовании.
Если работа требует специальных знаний, работник обязан предоставить документ об образовании или наличии необходимой квалификации.
К таким документам относятся аттестаты об общем и среднем общем образовании, диплом о среднем профобразовании, бакалавра, специалиста и магистрата.
Заявление о приёме на работу.
Этот документ не является обязательным к представлению работником, но на практике его составляют практически всегда.
В заявлении работник излагает свою просьбу о приёме на работу к ИП на конкретную должность и с определённого числа. Требовать составление этого документа от работника работодатель не имеет права, так как он не является обязательным к представлению в рамках ст. 65 ТК.
Этап 4. Заключение договора с сотрудником
Трудовой договор с сотрудником заключается в письменной форме в двух экземплярах в срок не позднее трёх дней с даты начала работы. Один экземпляр договора остаётся у работодателя, а один у работника.
Этап 5. Оформление приказа о приёме на работу
Приём на работу оформляется трудовым договором. По своему усмотрению, ИП может на основании договора оформить приказ о приёме на работу.
Этот документ составляется по форме Т-1 для одного работника или Т-1а для нескольких работников. Допускается разработка собственной формы, но такой документ должен отвечать условиям трудового договора.
При заполнении приказа по форме № Т-1 нужно учесть следующие моменты:
- Дата приказа не обязательна должна совпадать с датой подписания договора. Законом не оговорено, в какой срок должен быть составлен приказ;
- Если с сотрудником заключён бессрочный трудовой договор, то дату его окончания ставить не нужно;
- Структурное подразделение и должность отражаются в приказе в соответствии со штатным расписанием, если оно есть;
- Условия приёма и характер работы, а также размер оклада прописываются так, как они отражены в трудовом договоре;
- Данные об испытательном сроке вносятся только, если он предусмотрен трудовым договором;
- Подписать приказ может как ИП, так и его уполномоченное лицо.
Этап 6. Направление в СФР отчет СЗВ-ТД о принятом работнике
После оформления трудовых отношений с работником в СФР необходимо направить сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1.
Сделать это нужно в течение одного рабочего дня со дня подписания приказа о приёме на работу или трудового договора, если приказ не оформлялся. Заполнению в данном случае подлежит только Титульный лист и подраздел 1.1, аналог отменённого СЗВ-ТД.
Форма этого документа, а также порядок его заполнения приведены в постановлении Правления ПФ от 31.10.2022 № 245п.
Этап 7. Внесение записи в бумажную трудовую книжку
Внесение записи в бумажную трудовую книжку производится только, если работник продолжает её вести.
Для сотрудников, которые впервые принимаются на работу, автоматически начинают оформляться электронные трудовые книжки, а точнее, на них формируются сведения о трудовой деятельности.
Особенности трудоустройства в 2024 году
В мире всё меняется, и условия трудоустройства не исключение. Давайте узнаем, какие особенности появились в 2024 году.
После того как приняли закон об эксперименте в виде введения налога на профессиональный доход, а именно на самозанятых, многие работодатели стали использовать эту лазейку, как способ ухода от НДФЛ и страховых взносов.
В связи с этим, в последнее время наличие отношений компании с самозанятыми и ИП стали красной тряпкой для налоговых инспекторов.
По новым приказам Минтруда 2024 года, если самозанятый получает более 20 000 рублей в месяц в виде вознаграждения от компании и таких самозанятых у компании более 10 человек, то компания сразу же попадает в зону риска.
«Условия стали гораздо жёстче, о чём говорит отрицательная судебная практика»
Основные условия, чтобы избежать дополнительных начислений со стороны Федеральной налоговой службы:
- Самозанятый/ИП, контрагент, у него нет отпуска, больничного, выходных дней, кабинета и рабочего компьютера;
- Удалённый формат работы с редким посещением офиса, либо арендует кабинет в вашей компании или его предоставление прописывается в договоре;
- Никаких одинаковых выплат один раз в месяц одного и того же числа;
- Самозанятый/Ип выполняет определённый объем работ по заданию или заявке заказчика, а не работает целый год, выполняя функции, которые до этого выполнял работник на трудовом договоре;
- Категорически запрещено увольнять работников и подписывать с ними договор как с самозанятыми/ИП;
- Никаких внутренних регламентов и распорядков дня, всё отражается в техническом задании.
«Подводя итог, хочу отметить тот факт, что не стоит заменять трудовые отношения на отношения ГПХ, преследуя только цель экономии на зарплатных налогах. Продумайте иные деловые цели заключения договоров с самозанятыми и ИП конкретно под свою ситуацию»
Надеемся, что после прочтения нашей статьи у вас больше не возникнет вопросов с трудоустройством работников в различные компании. Будьте осторожны и думайте заранее о последствиях.
Посмотрите Вакансии, которые могут вам подойти:
Работа в IT: Программистом, Разработчиком, Тестировщиком,
Аналитиком;
Работа в Дизайне: Дизайнером;
Работа с Текстом: Копирайтером, Редактором, Переводчиком,
Наборщиком Текста;
Работа в Продажах: Менеджером Маркетплейсов, Менеджером
по Продажам, Оператором Колл-центра;
Работа в Маркетинге: SMM-специалистом, Контент-менеджером, Маркетологом, Таргетологом;
Работа в Бизнесе: Администратором, Бухгалтером, Менеджером,
Юристом, HR-специалистом.
Читайте также:
- Как стать уверенным в себе? 10 Главных советов для финансовой и внутренней уверенности + 3 Критерия внешней уверенности
- Как стать успешным? 10 Простых способов развить ум, имидж и увеличить доход + 5 Главных техник, как научиться инвестировать
- Деловые переговоры: ТОП 7 главных ошибок + 5 Простых шагов для удачного общения с клиентами
- Топ-35+ Востребованных Интернет Профессий 2023 С Лёгким Входом + Список Открытых Вакансий Для Удалённой Работы
- Кем Работать Удалённо В 2023 Новичку? 15 Самых Перспективных Интернет-Профессий, В Которых Можно Работать Удалённо Без Опыта