В статье расскажем:
Разобраться в способах подсчета отпускных нам помогут руководитель группы подбора ECOM (Самокат) Кузнецова Виктория, HR-эксперт и юристконсульт Айгуль Фалахова.
Основные понятия: чем отпускные отличаются от зарплаты
Хотя и отпускные, и зарплата являются частью дохода работника, они имеют принципиально разные цели и принципы начисления.
Зарплата — денежная форма вознаграждения за выполнение трудовой функции, установленная трудовым договором. Это основная компенсация работнику за вложенный труд, время, навыки и квалификацию.
Отпускные — сумма, выплачиваемая работнику в период его ежегодного оплачиваемого отпуска чтобы сохранения среднего заработка. Это компенсация за время, когда работник не выполняет трудовую функцию, но сохраняет за собой рабочее место.
Как правильно и спокойно оформить отпуск сотруднику читайте в статье «Как оформить отпуск без стресса. Какой отпуск положен по закону + Пошаговая инструкция для идеального оформления»
Средний заработок — вычисленная на основе фактически начисленной заработной платы за определённый период (обычно 12 месяцев) сумма, используемая для расчёта различных выплат, связанных с отсутствием на работе по уважительным причинам (отпуск, больничный, командировка и т. д.).
«Зарплата — это плата за конкретный труд. Вам начисляют деньги за ваши умения, знания и навыки. Отпускные — это плата за право отдыхать. Их главная цель — гарантировать, что ваш доход не прервётся, пока вы восстанавливаете силы. Это не плата за работу в отпуске, а компенсация неполученного заработка»
Важно понимать, что отпуск всегда исчисляется в календарных днях. Это значит, что если ваш отпуск начинается в понедельник и заканчивается в воскресенье, то он длится 7 дней, и именно за эти 7 дней вам будут начислены отпускные. Суббота и воскресенье, даже если они приходятся на период вашего отпуска, также подлежат оплате.
В отличие от отпуска, заработная плата рассчитывается только за фактически отработанные дни, согласно производственному календарю. Это означает, что выходные и праздничные дни не включаются в расчёт вашей обычной зарплаты.
Для расчёта среднего заработка, на основе которого определяются отпускные, используется период в 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала вашего отпуска. Именно за этот период учитываются все ваши выплаты, включая премии и другие доплаты, влияющие на итоговую сумму отпускных.
Количество календарных дней отпуска определяется по заявлению сотрудника и согласно графику отпусков. Основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней в год, но он может дробиться. Дни считаются вместе с выходными, но без государственных праздников (праздничные дни в отпуске не включаются и не оплачиваются).
«Ключевое отличие зарплаты в методе расчёта: зарплата считается по тарифам, окладам и сдельным расценкам, а отпускные — исходя из среднего дохода работника»
Когда отпускные могут быть выше зарплаты
Если в течение расчётного периода (обычно 12 месяцев, предшествующих отпуску) вы получили значительную премию, она будет учтена при расчёте среднего заработка. В результате ваши отпускные могут оказаться выше, чем ваш обычный месячный доход.
Премия включается в расчет среднего заработка, из которого рассчитываются отпускные. Если премия большая, средний заработок увеличивается, и, соответственно, отпускные тоже.
Когда отпускные могут быть ниже зарплаты
Снижение среднего заработка и, соответственно, отпускных, происходит в случаях, когда в расчётном периоде были периоды, когда вы не получали зарплаты или получали её частично. К таким случаям относятся:
Длительный больничный. Время, проведённое на больничном, не включается в количество отработанных дней, что снижает средний дневной заработок.
Неоплачиваемый отпуск. Периоды неоплачиваемого отпуска также исключаются из расчёта, уменьшая итоговую сумму отпускных.
Отпускные — это ваша компенсация за время отдыха, гарантированная Трудовым кодексом РФ. Их размер зависит от вашего индивидуального заработка за предшествующий период, а не от фиксированной ставки.
Базовая формула расчёта отпускных
Отпускные выплачиваются не в размере вашей обычной зарплаты, а рассчитываются исходя из вашего среднего дохода за определённый период. Это означает, что сумма отпускных может отличаться от вашего ежемесячного дохода — быть как больше, так и меньше.
Отпускные = Средний дневной заработок (СДЗ) × Количество календарных дней отпуска.
Средний дневной заработок = Сумма всех выплат за расчетный период / (29,3 × Количество полностью отработанных месяцев + Количество дней в неполных месяцах)
29.3 — это среднемесячное число календарных дней, установленное законом.
Эта формула — базовая. В некоторых случаях могут быть дополнительные нюансы, связанные с различными видами выплат и особенностями работы.
«Где лучше нанимать удаленных сотрудников? Лучший сервис: «udalenka.work».
Работодатель должен предоставить вам детализированный расчет отпускных Существуют онлайн-калькуляторы отпускных, которые могут помочь вам проверить правильность расчёта.
Пошаговый алгоритм расчета отпускных
Пошаговый алгоритм расчёта отпускных — это подробная инструкция, описывающая последовательность действий, необходимых для точного вычисления суммы, которую работник получит в качестве отпускных.
Простыми словами: это как рецепт, только вместо приготовления блюда вы рассчитываете деньги. Каждый шаг алгоритма — это определённое действие, которое нужно выполнить, чтобы в итоге получить правильную сумму отпускных.
Чтобы точно рассчитать сумму отпускных, следуйте этому алгоритму:
Шаг 1.Определяем расчётный период.
Обычно это 12 полных календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Важно: из этого периода необходимо вычесть исключаемые дни (см. примечание в конце).
Шаг 2. Считаем общую сумму выплат за период.
Суммируйте все доходы сотрудника, которые входят в расчёт среднего заработка (зарплата, премии, надбавки и другие выплаты, с которых уплачивались страховые взносы), за эти 12 месяцев.
Шаг 3. Рассчитываем суммарное количество календарных дней.
Стандартное значение: Для каждого месяца расчётного периода используйте коэффициент 29,3 (среднемесячное число календарных дней).
Корректировка при исключаемых днях: Если в каком-то месяце были исключаемые дни (например, дни больничного или неоплачиваемого отпуска), рассчитайте количество дней в этом месяце индивидуально:
Количество дней в месяце = (29,3 / Количество календарных дней в месяце) × Количество отработанных календарных дней в этом месяце. Суммируйте количество дней по всем месяцам расчётного периода
Шаг 4. Вычисляем средний дневной заработок (СДЗ).
СДЗ = (Сумма выплат за расчётный период) / (Суммарное количество календарных дней по шагу 3).
Шаг 5. Рассчитываем сумму отпускных.
Умножьте СДЗ на количество дней отпуска. Полученная сумма и будет суммой к выплате.
Отпускные = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска.
В рабочем статусе присутствуют исключаемые дни. К исключаемым дням относятся дни больничного, отпуска (оплачиваемого или неоплачиваемого), командировок, периоды приостановки работы не по вине работника и другие периоды, когда работник не получал заработной платы.
Этот алгоритм — общий. В некоторых случаях могут быть нюансы, связанные с особенностями работы и выплатами. Работодатель обязан предоставить вам расчётный листок с подробным расчётом отпускных.
Новые правила расчёта отпускных
До 1 сентября 2025 года расчёт отпускных и других выплат, основанных на среднем заработке, регулировало Постановление Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 (ПП № 922). С 1 сентября 2025 года ПП № 922 утрачивает силу. Его заменило Постановление Правительства РФ № 540 от 24.04.2025 (ПП № 540), которое устанавливает новый порядок расчёта. Эти правила будут действовать в течение шести лет — до 1 сентября 2031 года.
Оставляем для вас ссылку на регистрацию работодателей!
Что изменилось для работников и работодателей. Как теперь рассчитывается средний заработок: ключевые изменения
Сравнение показывает, что принципиальных изменений не так много.
К примеру, в новом положении фигурирует понятие «Денежное поощрение», предусмотренных системой оплаты труда, то есть о разновидности гарантированных выплат, входящих в состав зарплаты. Раньше такой вид выплат в состав среднего заработка не включался.
Для работодателей: необходимо пересмотреть локальные акты, чтобы все регулярные выплаты были чётко прописаны в системе оплаты труда, и обеспечить их корректный учёт при расчёте среднего заработка.
«Пример из практики: раньше некоторые компании могли не включать в расчёт отпускных ежемесячную премию за выполнение KPI, если она формально не была «предусмотрена системой оплаты». Теперь такая премия, если она выплачивается регулярно, должна быть включена, что увеличит СДЗ и итоговые отпускные сотрудника»
Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск
Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск производится по правилам, установленным Трудовым кодексом РФ.
Получить денежную компенсацию вместо части отпуска можно только в строго определённых законом случаях.
- Замене подлежит только часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней.
- Замена возможна только по соглашению сторон (работник пишет заявление, работодатель издаёт приказ).
Замена отпуска денежной компенсацией допускается только за часть отпуска, превышающую 28 календарных дней (например, за дополнительный отпуск). Основной отпуск (28 дней) должен быть предоставлен работнику. Исключение — выплата компенсации при увольнении.
Компенсация при увольнении рассчитывается по той же формуле (СДЗ × Кол-во неиспользованных дней). Количество неиспользованных дней определяется пропорционально отработанным месяцам в рабочем году. Выплачивается в последний день работы вместе с окончательным расчётом.
Налоги и отчетность: что делает работодатель
Отпускные облагаются только одним налогом – Налогом на доходы физических лиц (НДФЛ).
НДФЛ удерживается с каждой выплаты дохода, включая отпускные. Работодатель обязан правильно рассчитать и удержать НДФЛ, а также своевременно перечислить его в бюджет. Срок перечисления — не позднее следующего рабочего дня после выплаты отпускных.
Если общий доход работника за год превысит 5 миллионов рублей, то с части отпускных, которая приведёт к превышению этого лимита, будет удерживаться НДФЛ по ставке 15%.
Хотя страховые взносы не являются налогами в прямом смысле, они также начисляются на сумму отпускных. Это взносы на:
- Обязательное пенсионное страхование (ОПС).
- Обязательное медицинское страхование (ОМС).
- Обязательное социальное страхование на случай вре́менной нетрудоспособности в связи с материнством (ВНиМ).
- взносы на травматизм (от несчастных случаев на производстве) — до 28-го числа месяца, следующего за месяцем начисления отпускных (15-е для ежемесячного упрощённого расчёта по взносам на травматизм). Например, отпускные, выплаченные в июне, должны быть учтены в расчёте за июнь, а взносы с них уплачены до 28 июля.
Какие платформы лучше всего подходят для поиска удаленных сотрудников? Лучший сервис: «udalenka.work».
Эти взносы оплачиваются работодателем и не удерживаются из заработной платы работника. Они включаются в базу для начисления взносов и рассчитываются по установленным тарифам.
Ответственность работодателя и права работника
Работодатель несёт ответственность за своевременную и правильную выплату отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск. Нарушение этих требований может повлечь за собой различные виды ответственности:
Нарушение сроков выплаты отпускных.
По ТК РФ отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. За каждый день задержки работодатель обязан выплатить денежную компенсацию (ст. 236 ТК РФ).
Размер компенсации не может быть ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченных сумм за каждый день просрочки. Также возможна административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф на организацию до 50 000 р.).
Непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска.
Запрещается не предоставлять отпуск более двух лет подряд. За это, а также за непредоставление отпуска работникам «опасных» профессий, грозит административная ответственность.
Кроме того, если работник увольняется, не отгуляв отпуска, ему в любом случае выплачивается компенсация за все неиспользованные дни (ст. 127 ТК РФ). Работник имеет право перенести или продлить отпуск в случае, если отпускные были выплачены с опозданием (менее чем за 3 дня до отдыха) (ст. 124 ТК РФ).
За нарушение сроков выплаты отпускных предусмотрены:
- Материальная ответственность (ст. 236 ТК РФ):
Работодатель обязан выплатить работнику денежную компенсацию (проценты) за каждый день задержки не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченной суммы за каждый день просрочки. Это дополнительная выплата сверх самих отпускных.
- Административная ответственность (ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ):
- Штраф для должностных лиц (руководителя, главного бухгалтера): от 10 000 до 20 000 р.
- Штраф для ИП: от 1 000 до 5 000 р.
- Штраф для юридических лиц (организации): от 30 000 до 50 000 р.
- При повторном нарушении штрафы увеличиваются, а должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет.
«Расчёт и выплата отпускных — строго регламентированная процедура, ошибки в которой дорого обходятся работодателю. Работнику важно знать свои права, чтобы защищать их законными способами»
Соблюдение трудового законодательства в сфере отпусков — это не только юридическая обязанность, но и важный фактор поддержания здоровых трудовых отношений и обеспечения социальной справедливости. В случае возникновения вопросов или споров, рекомендуется обращаться за консультацией к специалистам в области трудового права.
Отпуск – это не просто перерыв в работе, а важная составляющая трудовой деятельности, направленная на поддержание здоровья и повышение эффективности труда.
Оставляем для вас ссылку на регистрацию работодателей!
Соблюдение трудового законодательства в сфере отпусков является обязательным условием для создания благоприятных условий труда и обеспечения социальной защиты работников. Поэтому, знание и соблюдение правил предоставления и оплаты отпусков – это ответственность каждого участника трудовых отношений.
Читайте также:
4. Как оформить сотрудника на работу: Простой алгоритм, примеры и разбор частых ошибок
Виктория Сизинцева
Гульнара Рахманова
Ева Крутова
Юлия Доможирова
