Профессия администратор: задачи, карьера, зарплата + 10 Главных плюсов и минусов

С темой нам помогли разобраться: администратор музея архитектуры им. А. В. Щусева Кононец Марина Николаевна, бывший администратор, сейчас координатор платформы в туроператорской компании Алина Рахматуллина и Татьяна Абрамова — CEO агентства ассистентов.

Кто такой администратор

Администратор — это специалист, отвечающий за организацию и управление различными процессами в компании или учреждении.

Сферы деятельности, обязанности и функции у администраторов самые разные — чаще приходится заниматься всем понемногу.

Организатор, как связующее звено, он соединяет и гармонизирует разные задачи и людей в единое течение. Без организации, любой процесс достигается медленно, неуверенно, дела затягиваются и отдаляют поставленную задачу от желаемого результата.

Какие бывают администраторы

• Офисный администратор отвечает за документацию, отчётность, расписание и поддержку административных процессов.
• Медицинский администратор берёт на себя взаимодействие с пациентами и медперсоналом, организацию работы медицинского центра, регистрацию пациентов, планирование приёма у врачей и управление медицинской документацией.
• Администратор в сфере услуг. Это тот человек, которого вы первым видите, когда входите в салон красоты, ресторан, гостиницу, музей, спортзал. Тот, кто создаёт у вас первое впечатление, отвечает на появившиеся вопросы и решает возникшие проблемы.
• Администратор отвечает на звонки, записывает клиентов, консультирует по программам — выполняет самые разные задачи.

• Администратор отвечает на звонки, записывает клиентов, консультирует по программам — выполняет самые разные задачи.

В задачи личного помощника могут входить записи к врачам, бронирование ресторанов, ведение домашнего персонала и общение с ним, организация доставок. Все задачи с тревел-поддержкой: покупка билетов, бронирование отелей, трансфер, организация досуга.

Также это работа с тайм-менеджментом: распределение рабочего времени, составление расписаний. Бизнес-задачи: размещение вакансий, проведение собеседований, коммуникация с командой, подрядчиками, различные отчётности, Гугл документы, финансы.

Плюсы и минусы профессии администратора и личного помощника

Люди разные: для кого-то общение будет плюсом, для одних общение будет плюсом, для других — минусом работы. Тем не менее, со слов экспертов мы составили список самых больших преимуществ и недостатков профессии администратор и личный помощник.

Плюсы

1. Разнообразие, постоянно новые (часто — самые разнообразные) задачи, отсутствие монотонной работы и скуки, новый опыт, возможность получения новых знаний.

2. Многофункциональность и многозадачность — вы всё время изучаете новое, учитесь решать несколько задач одновременно, в том числе в условно кризисной ситуации.

3. Развитие коммуникативных навыков. Поскольку работа администратором или личным ассистентом предполагает общение с людьми, вы научитесь выражать и доносить свои мысли, не пугаться взаимодействию с незнакомцами, действовать в стрессовых ситуациях и в условиях быстро меняющейся обстановки, разовьёте эмпатию.

4. Большое число вакансий. Так как администраторы работают в самых разных сферах, вы легко найдёте то, что по душе.

5. Возможность устроиться без опыта работы.

6. Часто от вас не требуют высшего или среднего специального образования — достаточно окончить школу. И можно устроиться на работу уже с 18 лет.

7. Если говорить про личного помощника, это возможность работать удалённо и чаще не нормировано.

Минусы

1. Ответственность — вы отвечаете за персонал, частично за ошибки гостей, разрешаете проблемы и конфликтные ситуации.

2. Регламентирование и приказы. Часто в работе администратора довольно много правил, предписаний и дресс-кодов, регулирующих деятельность и поведение.

С одной стороны, это помогает избежать путаницы и сделать работу организованней, с другой — создаёт слишком много ненужной бюрократии, снижает гибкость и креативность сотрудников, а также создать риск формализма, тем самым отвлекая от основной деятельности.

3. Выгорание — оборотная сторона сферы деятельности, связанной с непрерывным общением и контактом с окружающими. Избежать выгорания можно, и наши эксперты поделились несколькими советами:

• Не перерабатывать, обязательно отдыхать.
• Не бояться говорить «нет» коллегам и начальству, если вас просят сделать что-то сверх обязанностей. Помощь и взаимовыручка — это хорошо, и, конечно, важно помогать коллегам, но не в ущерб себе.
• Заработная плата должна соответствовать потраченному времени и усилиям.
• Не задерживаться там, где вас не ценят.

4. Стрессовая работа — та самая другая сторона многозадачности.

5. Избыток общения.

Важно, чтобы человеку подходила такая работа, чтобы был понимающий коллектив и руководство, которое ценит сотрудников.

Необходимые навыки и качества

Мы сгруппировали навыки, с которыми вам будет проще в самом начале, вне зависимости от того, в какую сферу вы решите пойти работать.

Базовые навыки администратора и личного помощника

1. Умение пользоваться ПК.
Администраторы работают за компьютером или ноутбуком, поэтому знание горячих клавиш, относительно быстрая скорость печати, умение ориентироваться в интернете и базовое понимание работы с MS office и Гугл документами и таблицами будут несомненными плюсами.

2. Грамотность.
Вы будете постоянно взаимодействовать с людьми, координировать коллектив, отвечать на письма и в мессенджерах, печатать документы, поэтому базовая грамматика и правильная речь необходимы. Плюсом будет навык деловой переписки.

3. Общительность. При отсутствии страха перед взаимодействием с людьми и будучи довольно общительным человеком, работа будет даваться легко.

4. Пунктуальность.
У вас будут дедлайны, вам, скорее всего, необходимо будет координировать других сотрудников. Умение ценить своё и чужое время существенно облегчат вашу жизнь уже на первых порах.

5. Умение работать в команде.
Умение общаться и сотрудничать с другими людьми важно не только на работе, но и в повседневной жизни. Работа администратора, это, прежде всего, работа в команде, а она требует:

• Коммуникабельности.
• Ответственности.
• Гибкости и готовности помогать другим.
• Умения слушать чужие идеи и предлагать свои.
• Способности адаптироваться к разнообразным ролям и задачам внутри группы: сегодня вы лидер, завтра — исполнитель. Ничего страшного в этом нет. Умение адаптироваться также важно для успешного совместного выполнения задач, достижения высоких результатов в коллективе и поддержания здоровой психологической атмосферы.

Личные качества, необходимые для успеха

1. Вежливость —  это умение общаться с людьми так, чтобы они чувствовали себя комфортно, говорить «пожалуйста» и «спасибо», здороваться, слушать других и проявлять заботу о чувствах окружающих.

2. Стрессоустойчивость. В жизни и на работе бывают форс-мажоры, и здесь важно уметь держать себя в руках, не теряться, не паниковать, не поддаваться эмоциям, а решать проблему. Этот навык также приобретается и совершенствуется с опытом.

3. Ответственность.
Способность взять на себя обязанности, отвечать за свои действия, понимание, что ваши поступки могут повлиять на других, и готовность принимать последствия собственных решений будут несомненным плюсом.

4. Аккуратность.
Чистота на рабочем месте, понимание, где и что лежит, организация себя и рабочего пространства помогут быстрее ориентироваться.

5. Внимательность.
Умение обращать внимание на окружающее, не пропускать важные моменты, сосредотачиваться и замечать детали, помогут вам лучше понимать ситуацию и избегать ошибок.

6. Желание развиваться. Умение быстро ориентироваться во множестве задач.

7. Вовлечённость. Активное участие, получение удовольствия от работы помогает быстрее решать поставленные задачи и даёт чувство удовлетворённости.

8. Коммуникабельность.
Мастерство находить общий язык с самыми разными людьми, поддерживать разговор и устанавливать контакты будут вам больши́м подспорьем.

Все эти навыки можно приобрести и развить уже в процессе работы — мы говорим лишь о том, что, если они у вас есть, вам, на первых порах, будет комфортней.

Администратор это работа с документацией, компьютером, взаимодействие с людьми и координация рабочих процессов.

Требования к образованию и обучению

Как правило, специальное образование для того, чтобы стать администратором или личным помощником не требуется. Но, если оно есть, это не будет минусом.

Администраторов в сфере обслуживания (салоны красоты, студии йоги и тд) чаще обучают на месте в течение пары недель-месяца. Несомненными плюсами будут навыки работы с компьютером и грамотная письменная и устная речь.

Как стать администратором

Первый шаг. Поймите, в какую сферу хотите идти.
Администраторов, как мы писали, великое множество, их обязанности часто самые разные, поэтому выбрать вам будет из чего.

Второй шаг. Изучите рынок труда (можно совместить с первым шагом).
Посмотрите вакансии на hh.ru, сервисе «Удалёнка», Авито, superjob.ru, zarplata.ru и других подобных ресурсах.
Ещё можно зайти напрямую в понравившееся место, поинтересоваться, не ищут ли там администратора или помощника, и оставить свои контакты.

Шаг третий. Получите образование, если это необходимо.
Как мы писали выше, чаще на администраторов обучают на месте, а вот если вы хотите стать личным помощником или идти в секретари, могут понадобиться дополнительные знания.

Шаг четвёртый. Напишите правильное резюме.
Помните: информация в резюме — это первое, что узнаёт о вас работодатель. Используйте простой и понятный язык, проверяйте на орфографические и логические ошибки, делайте акцент на тех навыках и качествах, которые хочет видеть работодатель, не забудьте указать опыт работы, если он есть.

Подробнее о том, как писать резюме, читайте в нашей статье: “Как написать резюме: пошаговая инструкция”.

Не бойтесь писать работодателям и не бойтесь взаимодействовать с ними.

Шаг пятый. Откликайтесь на вакансии.
Выбирайте самое интересное или ходите на все собеседования подряд — как вам комфортней.

Чтобы узнать, как правильно написать отклик на вакансию — читайте нашу статью.

Шаг шестой. Собеседование.
Первое впечатление очень важно, поэтому к собеседованию лучше подготовиться. Узнайте о компании, её ценностях, подумайте, как ваш опыт может быть полезен, подготовьте небольшой рассказ о себе. Будьте готовы отвечать на вопросы о прошлых местах работы, о своей мотивации.

Одеться лучше в соответствии с корпоративной этикой, а если вы не уверены, что лучше выбрать, отдавайте предпочтение классическому стилю.  Здесь мы пишем о том, как повысить шансы пройти собеседование.

Будьте уверены в себе, и всё получится.

Карьерный путь 

Карьерный рост в этой сфере довольно ограничен (особенно, в небольших компаниях), но, получив опыт в администрировании и дополнительное образование, можно перейти в смежные области: логистику, менеджмент, управление персоналом, HR, кто-то вовсе идёт в гиды.

Иногда встречается должность главного администратора, но, в целом, в этой сфере больше вариантов горизонтального развития, чем вертикального, в том числе и потому, что должность администратора невозможно заменить. Часто здесь сочетаются и руководство отделом, и взаимодействие со всеми службами организации, и параллельное выполнение множества других задач.

Сколько зарабатывает администратор

Разброс очень большой, в зависимости от опыта, региона, количества рабочих дней в месяц (чаще администраторы работают сменами), требований, направления, навыков и задач.

Заявленная заработная плата варьируется от 15 000 рублей до 100 000 рублей.

Где учиться на администратора: вузы, колледжи и курсы

Как мы писали выше, как правило, на администратора и личного помощника достаточно среднего (школьного) образования. Остальное строится на ваших навыках, умениях и способности усваивать информацию.

Если хотите пойти работать в сферу туризма, могут спросить профильное образование (в вузе или коллеже) по направлениям «гостиничное дело», «сервис и туризм».

Решите связать жизнь с управлением, идите в следующие профессиональные области:

• Государственное и муниципальное управление.
• Управление человеческими ресурсами.
• Управление бизнесом.
• Управление персоналом.
• Менеджмент социокультурных и политических проектов.
• Менеджмент.
• Экономика и управление туристическими предприятиями.
• Стратегическое управление персоналом организации.
• Управление качеством продукции, процессов и услуг (по отраслям).

Любите общаться с людьми и многозадачность — идите в администраторы или личные помощники. В конце концов, лучше попробовать, чем потом жалеть об упущенном.
У вас всё обязательно получится.

Здесь мы собрали лучшие вакансии администратора в сервисе «Удалёнка». Действуйте! 

Вакансии, которые могут вам подойти:

Работа в Продажах: Менеджером Маркетплейсов, Менеджером
по Продажам, Оператором Колл-центра;
Работа в Маркетинге: SMM-специалистом, Контент-менеджером, Маркетологом,;
Работа в Бизнесе: Администратором, Бухгалтером, Менеджером, 

Читайте также:

1. Как написать резюме: простая инструкция с примерами от экспертов
2. Как написать отклик на вакансию без опыта? 12 идей, как рассказать об опыте, если его нет
3. Как найти работу? 10 рабочих идей по поиску вакансии + пошаговая инструкция
4. Виды деятельности для самозанятых в 2025 году: 15+ Востребованных профессий для самозанятости + Простой алгоритм оформления
5. Работа для мам в декрете в 2025 году: 15+ лучших идей, как зарабатывать из дома