Как составить план на день: почему это полезно + 5 эффективных техник тайм-менеджмента

Мы бережно отбирали лучшие техники планирования, а коучи Саша Чехова и Яна Мытник поделились полезными советами, как всё успевать и эффективно отдыхать.

3 причины составлять план на день

Думаете, что планировать время нудно, а невыполненные задачи будут только тревожить вас? Это пустая трата времени, всё равно не сработает? Мы расскажем, почему планировать день полезно.

Причина № 1. Освобождение от лишних действий. Вам не нужно постоянно держать в голове, во сколько приём к стоматологу и в какой день тренировка — в плане уже всё есть, нужно только делать.

Причина № 2. Возможность адекватно оценить свои силы и время. Так под конец дня вы не останетесь со списком невыполненных задач и внутренним недовольством.

«Планирование даёт реалистичное представление о том, сколько часов у тебя в сутках и сколько нужно на каждое дело»

Яна Мытник, коуч-практик

Причина № 3. Фокус на важных задачах. Например, вы хотите отдохнуть и посмотреть сериал. Перед этим сверитесь с планом и обнаружите, что ещё не заплатили за коммуналку.

Задача кажется пустяковой и быстрой, поэтому она так же быстро забывается и откладывается на неопределённое «потом». Но выполнить её необходимо — сидеть без электричества и воды такое себе приключение.

5 способов быстро и грамотно планировать свой день

Познакомьтесь с Машей. Она учится на филолога, живёт отдельно от родителей и попутно работает. Выглядит тяжело, правда? Техники тайм-менеджмента могут облегчить ситуацию. На примере Маши расскажем, как их применять в своей жизни.

Техника № 1. 10-90

В чём суть: 10% дня вы тратите на его планирование, а 90% времени вы реализуете свои планы.

Например, Маша, пока едет на учёбу, вместо залипания в соцсетях уделит время планированию. Далее она просто будет следовать распорядку дня.

Заметьте, Маша заранее запланировала отход ко сну. Почему это важно, расскажем ниже.

Техника № 2. Квадрат Декарта

В чём суть: распределите все дела по 4 секторам.

1. важно, срочно
2. важно, не срочно
3. неважно, срочно
4. неважно, несрочно

Эта техника подходит и для долгосрочного планирования.

Техника № 3. 1-3-5

В чём суть: внесите в план на день одно крупное дело, три поменьше и пять совсем мелких. Это количество может меняться в зависимости от ваших задач.

Техника № 4. Метод помидора

В чём суть: вы засекаете на таймере определённое время и целиком погружаетесь в одну задачу. Затем делаете короткий промежуток на отдых и переходите с таймером уже к другой задаче.

В классической технике отрезки времени — «помидоры» — длятся полчаса: 25 минут работы и 5 минут отдыха.

Например, Маше лень убирать в квартире, но если этого не сделать, комната покроется пылью, как Помпеи пеплом Везувия. Но можно убедить себя заняться этим в течение 20 минут. Кажется совсем недолго, поэтому Маша быстренько приступит к дело.

Ограниченное время поможет ей сконцентрировать всё внимание на одной задаче и быстро с ней закончить.

«В промежутках между делами лучше всего заниматься физической активностью. Это перезагружает организм: мы становимся активнее и эффективнее, чувствуем себя лучше»

Яна Мытник, коуч-практик

Техника № 5. Гибкая техника

В чём суть: выпишите все дела в столбик и рядом с ними — примерное время, которое нужно на выполнение. Затем для каждого дела задайте срок, к которому нужно закончить.

Так будет нагляднее и проще распределить задачи.

Сложность использования этой техники в том, что вы можете либо не знать, сколько времени вам потребуется для выполнения какого-то дела, либо можете ошибиться с определением количества этого времени.

6 советов, как всё успевать и не выгорать

Запомните главное правило планирования — вводите полезные привычки постепенно. Относитесь к себе лояльно, если что-то не успели сделать. Нужно просто понять, что пошло не так: не рассчитали силы или взяли на себя слишком много.

Лучше пропустить один-два дня и вернуться к системе, чем расстроиться и погрузиться в хаос в стиле «Сгорел сарай — гори и хата».

«Не сбиться с пути вам поможет трекер привычек. Но с ним нужно работать грамотно: не вводите 100 полезных привычек за один раз. Как это делать правильно, описано в книге „Атомные привычки“ Клира Джеймса. Эта книга изменила мою жизнь»

Александра Чехова, коуч

Привычка № 1. Освобождаем рабочее пространство от всего ненужного.

Постарайтесь один раз разобраться в своих бумагах, документах и безделушках, чтобы потом просто поддерживать порядок и класть всё на свои места вовремя

Привычка № 2. Составляем план на день. Представьте, что распорядок дня — это ваш навигатор. Чтобы доехать до пункта Б, вам нужно «проехать» несколько точек на маршруте — это и есть ваши задачи на день.

А ещё план на день поможет вам избежать выгорания и успеть везде и всюду. Если, конечно, вы правильно распределите время и оцените свои силы.

Привычка № 3. Планируем отдых. Работа без выходных сделает вас не успешным, а скорее замученным. Выделите в своём расписании хотя бы 20 минут на перерыв.

А в свой выходной запланируйте поход в кино, встречу с друзьями или экскурсию в другом городе. Так вы полностью восстановитесь и сможете «играть в долгую».

Привычка № 4. Отказываемся от ненужного. Подумайте, какие дела можно не делать вообще. Возможно, в ежедневном мытье полов нет такой необходимости, как говорила вам мама.

Или вы краситесь, чтобы понравиться мужчине, хотя из-за этого вы часто опаздываете и только нервничаете.

Если единственная причина что-то делать основана на стереотипах, предрассудках или чужих навязанных моделях поведения, смело откажитесь от этого.

«Откажитесь от таких дел, если они не сделают вашу жизнь лучше, а без них итак будет комфортно»

Яна Мытник, коуч-практик

Понять,на чём можно сэкономить время и силы, поможет метод зелёных и красных дел.

Выпишите свои ежедневные задачи и разделите их по цветам:

Красные — то, что вас не развивает и никак не улучшает качество жизни.

Зелёные — то, от чего вы получаете удовольствие и что выведет вас на новый уровень.

Посмотрим, какие красные и зелёные дела есть у нашей героини Маши.

Привычка № 5. Готовим на неделю. Что-то можно заморозить, а что-то оставить в холодильнике.

Котлеты, голубцы, фаршированные перцы, блинчики с начинками и даже супы прекрасно поживут в морозилке и быстро разогреются.

Привычка № 6. Делегируем. Всё, от чего отказаться не получилось, можно делегировать. На работе можно передать задачу человеку, у которого больше свободного времени и он сделает это быстрее. Если вы работаете на себя — наймите ассистента.

В быту — к вашим услугам службы клининга и доставки. Если у вас нет возможности, попросите вам помочь близких, которые с вами живут.

«Здесь важно следить за соблюдением договорённостей. Сложно построить с кем-то быт и делегировать обязанности, если человек в этом не заинтересован»

Яна Мытник, коуч-практик

Если вдруг и эта опция недоступна, предложите бартер. Вы моете полы и посуду, а сосед — готовит еду.

Вам сложно делегировать свои обязанности и считаете, что лучше справитесь сами? Возможно, у вас есть ограничивающие установки.

Каждая установка имеет корень и требует проработки с психологом. Но вы уже можете запустить процесс — попробуйте выполнить упражнения от наших экспертов.

«Основа всех упражнений по работе с установками — это выписать все свои негативные установки и переписать их в положительном ключе»

Александра Чехова, коуч

Например, Маша боится ходить на маникюр к мастеру, потому что «Хочешь сделать хорошо — сделай сам». Перепишем установку в положительном ключе: «Есть много специалистов, которые сделают маникюр быстрее и красивее меня, а я в это время получу удовольствие».

«Второй способ работы с негативными установками — выписать все плюсы и минусы, которые вам даёт эта установка»

Александра Чехова, коуч

Применим этот способ к установке Маши.

Теперь Маша наглядно видит, что она теряет и получает с этой установкой. Так легче принять взвешенное решение — возможно, и правда стоит сходить в салон, чем тратить по 5 часов на одну руку.

«Чем ваш проект становится масштабнее, тем больше вам придётся доверять людям. Чем раньше вы научитесь делегировать, тем быстрее начнёте больше зарабатывать и иметь больше свободного времени»

Александра Чехова, коуч

4 идеи для планирования выходного

«Вроде были выходные, но мне не хватило» — то, что вы можете чувствовать, если всё свободное время провели в компании чипсов и соцсетей.

Чтобы отдых был качественным, его тоже можно планировать. Начните выполнять свой план сразу, с небольшого действия. Например, заранее купить билеты в кино, записаться на мастер-класс или приготовить мясо для шашлыка на дачу. Так не будет соблазна провести все выходные в телефоне или за компьютером.

А если вы не знаете, чем заняться, ловите подборку идей для отдыха.

1. Проведите время с близкими. А чтобы встреча была приятной и запоминающейся, оставьте все гаджеты и сосредоточьтесь на реальном общении.
2. Найдите хобби. В этой статье найдёте 23 идеи интересных хобби и инструкцию, как выбрать себе занятие по душе.
3. Обучайтесь новому. Когда мы учимся чему-то новому, мозг выстраивает новые нейронные связи, что приводит к положительным изменениям в жизни. Мы составили для вас топ-15 самых востребованных курсов для женщин, мужчин и студентов.
4. Гуляйте на свежем воздухе, выполняйте физические упражнения. Будет классно, если вы будете делать то, чего обычно не делаете. Например, покататься на велосипеде, если добираетесь на работу на машине.

Время — главный ресурс человека, которым стоит пользоваться грамотно. Теперь вы знаете, как планировать свой день, а значит, уже на шаг впереди тех, кто живёт по течению и не думает о завтрашнем дне. Проводите своё рабочее время эффективно, а свободное — с удовольствием.

Посмотрите Вакансии, которые могут вам подойти:

Работа в IT: Программистом, Разработчиком, Тестировщиком, 
Аналитиком;
Работа в Дизайне: Дизайнером;
Работа с Текстом: Копирайтером, Редактором, Переводчиком, 
Наборщиком Текста;
Работа в Продажах: Менеджером Маркетплейсов, Менеджером
по Продажам, Оператором Колл-центра;
Работа в Маркетинге: SMM-специалистом, Контент-менеджером, Маркетологом, Таргетологом;
Работа в Бизнесе: Администратором, Бухгалтером, Менеджером, 
Юристом, HR-специалистом.

Читайте также:

1. Как Начать Успешную Карьеру В Любом Возрасте? 14 Надёжных Советов, Как Начать Карьеру + 2 Простых Шага, Как Составить Карьерный План Роста
2. Куда Устроиться На Работу? 18 Интересных Профессий, Куда Просто Устроиться На Работу Без Опыта И Начать Хорошо Зарабатывать
3. Как Сменить Профессию: 3 Этапа, Как Сменить Профессию + 5 Аргументов Для Тех, Кто Сомневается
4. Топ-35+ Востребованных Интернет Профессий 2023 С Лёгким Входом + Список Открытых Вакансий Для Удалённой Работы
5. Кем Работать Удалённо В 2023 Новичку? 15 Самых Перспективных Интернет-Профессий, В Которых Можно Работать Удалённо Без Опыта

Первая версия статьи вышла:09.06.2023 @ 12:52