В статье расскажем:
- Что такое командировка: определение и основные признаки
- Кого можно и нельзя отправлять в командировку
- Документы для оформления командировки
- Пошаговый порядок оформления командировки
- Шаг 1. Проверить, нет ли у сотрудника ограничений на поездку
- Шаг 2. Издать приказ о направлении в командировку
- Шаг 3. Оформить служебное задание (при необходимости)
- Шаг 4. Забронировать и оплатить билеты и жильё (или выдать аванс)
- Шаг 5. Рассчитать и выдать суточные
- Шаг 6. После возвращения — принять авансовый отчёт и подтверждающие документы
- Расчёт и выплата командировочных расходов
- Особенности заграничных командировок
- Налоги и взносы с командировочных расходов
Каждый, кто хоть раз оформлял командировку, знает: страх перед налоговой — это не паранойя, а суровая реальность. Ошибка в документе, неправильный расчёт или сотрудник, отправленный в поездку без согласия, могут обернуться доначислением налогов и штрафами. Чтобы разобраться, что изменилось в 2026 году и как построить безопасный процесс, мы обратились к экспертам.
Александр Кудряшов, налоговый консультант, Жанна Закирова, юрист, эксперт по трудовому праву и Ирина Васенева, бухгалтер-практик. Вместе они помогут нам разобрать каждый этап: от проверки ограничений до финального авансового отчёта, с учётом всех изменений 2026 года.
Что такое командировка: определение и основные признаки
Прежде чем оформлять документ, важно понять юридическую природу поездки. От этого зависит, как учитывать расход и какие налоги платить.
«С 1 сентября 2025 года действует обновлённое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённое Постановлением Правительства РФ № 501. Организациям необходимо проверить ЛНА на соответствие этому документу, особенно если в них упоминалось утратившее силу Положение № 749»
Согласно статье 166 Трудового кодекса, служебная командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Ключевая фраза здесь — «по распоряжению». Если сотрудник уехал сам, без приказа, это уже не командировка, и вы не сможете учесть расходы в налоговом учёте. Это первое, что проверяет налоговая.
«Командировочные расходы учитываются при расчёте налога на прибыль как прочие, если поездка связана с деятельностью компании, экономически оправдана и подтверждена документами. Обычно это проезд, проживание, суточные, визовые платежи и другие обязательные затраты»
Три ключевых признака командировки:
- распоряжение работодателя;
- служебное поручение;
- временный характер.
Командировка всегда носит временный характер и имеет конкретную цель. В отличие от перевода в другую местность, поездка ограничена по сроку, и сотрудник возвращается на своё рабочее место.
Важно не путать командировку с разъездным характером работы. Если работа сотрудника изначально предполагает постоянные разъезды (курьеры, водители, торговые представители), такие поездки служебной командировкой не признаются.
Кого можно и нельзя отправлять в командировку
Это самый опасный с точки зрения трудовых споров этап. Если отправить в командировку того, кого нельзя, сотрудник может пожаловаться в трудовую инспекцию, и компанию оштрафуют.
Основная масса сотрудников, с которыми заключён трудовой договор, может быть направлена в командировку.
Здесь важно помнить о статье 60 ТК РФ: запрещено требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. Если в договоре не прописана обязанность ездить, а поездка нужна, заключайте дополнительное соглашение или чётко формулируйте служебное поручение.
«Перед командировкой сотрудника нужно уведомить о поездке и праве отказаться. При командировке в выходной письменное согласие требуется от всех работников (ст. 113 ТК РФ). Письменное согласие обязательно для женщин с детьми до трёх лет, инвалидов (если не запрещена ИПРА), одиноких родителей с детьми до 14 лет, родителей детей-инвалидов и опекунов (ст. 259 ТК РФ)»
Есть чёткий список тех, кого отправлять в командировку нельзя ни при каких обстоятельствах. Это:
- Беременные женщины.
- Несовершеннолетние сотрудники (исключение — творческие работники СМИ, театров и т.д., но это редкий случай).
- Сотрудники, с которыми заключён ученический договор (если поездка не связана с обучением).
Для некоторых категорий нужен особый подход. Их можно отправить, только если они дали письменное согласие, и нет медицинских противопоказаний. К ним относятся:
Возникает логичный вопрос: как правильно получить согласие, чтобы потом не было споров?
Нужно оформить уведомление в двух экземплярах. В нём должно быть чётко сказано: «Направляем вас в командировку. Вы имеете право отказаться».
Работник пишет: «Согласен» или «Не согласен». И обязательно попросите его подтвердить, что медицинских противопоказаний не имеется. Если этого не сделать, даже при наличии согласия суд может признать поездку незаконной.
Особенности направления в командировку иностранных сотрудников
Здесь всё зависит от миграционного режима. Если сотрудник-иностранец находится в РФ на основании патента или разрешения на работу, его выезд в другой регион может считаться перемещением, о котором нужно уведомлять МВД.
Для поездок за границу потребуется проверить, не нарушит ли выезд сроки пребывания.
Документы для оформления командировки
В 2026 году работают по новому Положению № 501, утверждённому постановлением Правительства от 16.04.2025. Оно отменило некоторые старые формы, но требования к подтверждению расходов ужесточились.
Чтобы налоговая не сняла расходы, нужно правильно оформить «бумажную» (или электронную) базу.
«Работник обязан сдать авансовый отчёт в бухгалтерию в течение трёх рабочих дней после командировки, приложив подтверждающие расходы документы: приказ, отчёт, билеты, чеки на трансфер, счёт из гостиницы или договор аренды с распиской. Без этих документов расходы могут быть исключены, что приведёт к доначислению налогов»
Обязательным документом при оформлении является приказ (распоряжение) о направлении в командировку. Как правило, он составляется по унифицированной форме № Т-9 или № Т-9а, если поездка групповая.
Приказ подписывает руководитель или уполномоченный им сотрудник. Также необходимо ознакомить с приказом под подпись сотрудника, которого отправляют в командировку.
«Во избежание споров следует помнить, что согласие должно быть получено до издания приказа о командировке. При работе в выходной дополнительно издаётся отдельный приказ о привлечении к работе в выходной день (ч. 8 ст. 113 ТК РФ). За нарушение порядка грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ от 30 000 до 50 000 рублей на организацию»
Служебное задание теперь не обязательно, если цель и срок командировки подробно прописаны в приказе . Однако если вы его оформите, хуже не будет — это дополнительное обоснование расходов.
Обязательный документ после возвращения — авансовый отчёт (форма АО-1 или самостоятельно разработанная). К нему нужно приложить все подтверждающие документы: билеты, чеки, счета гостиниц.
Пошаговый порядок оформления командировки
Чтобы ничего не упустить, следуйте чёткому алгоритму.
Шаг 1. Проверить, нет ли у сотрудника ограничений на поездку
Первым делом определите, относится ли сотрудник к категориям, которым нужны согласия или запрещено выезжать. Если да — получите уведомление и согласие.
«Согласие можно оформить как отдельное заявление (для льготников — что ознакомлен с правом отказа); если используется уведомление о привлечении к работе, сотрудник может выразить согласие в виде отметки; либо написать служебную записку, в которой подтверждает согласие выехать в командировку в выходной день, что служит основанием для издания приказа»
Шаг 2. Издать приказ о направлении в командировку
Приказ — главный документ. В нём укажите: ФИО сотрудника, место назначения, срок командировки, цель (подробно), источник оплаты (за счет работодателя).
«Только после получения согласия следует издать приказ о командировке (форма Т-9 или произвольная), в котором делается ссылка на полученное согласие»
Шаг 3. Оформить служебное задание (при необходимости)
Если в компании принято использовать служебный документ — задание, оформите его до приказа. В нём детализируется, что именно должен сделать сотрудник.
Шаг 4. Забронировать и оплатить билеты и жильё (или выдать аванс)
Это можно сделать двумя способами:
- Организация оплачивает сама (например, корпоративной картой).
- Выдаются деньги под отчёт (наличные или на карту сотрудника).
Шаг 5. Рассчитать и выдать суточные
Суточные — это фиксированная сумма за каждый день нахождения в командировке. Работодатель сам устанавливает их размер в локальном акте. Но помните о налоговых лимитах: 700 руб. для России и 2500 руб. для зарубежных поездок. Суммы сверх лимитов облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
«Для работников, которые имеют разъездной характер работы или выполняющих работу вахтовым методом — 3 500 рублей ( ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ). Всё, что сверх этих сумм, становится облагаемым доходом сотрудника»
Шаг 6. После возвращения — принять авансовый отчёт и подтверждающие документы
У сотрудника есть 3 рабочих дня после возвращения, чтобы сдать авансовый отчёт . Бухгалтер проверяет его, руководитель утверждает, и происходит окончательный расчёт.
Расчёт и выплата командировочных расходов
Здесь кроется больше всего вопросов у бухгалтеров и директоров: что платить, сколько, и с чего брать налоги.
Расходы на проезд к месту командировки и обратно, а также на наём жилого помещения возмещаются полностью, если они подтверждены документами.
Если документов нет, работодатель вправе не возмещать затраты вовсе. А если решит возместить по своей инициативе, то такая сумма не уменьшает налог на прибыль и облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Важно понимать: в 2026 году никаких «минимальных норм» для проезда и проживания без документов не существует — ни в Налоговом кодексе, ни в Положении № 501.
Ставка НДС в 2026 выросла до 22%. Если в билете или счёте гостиницы НДС выделен отдельной строкой, бухгалтерия может принять его к вычету. Однако услуги фитнеса, бассейна или ресторана в гостинице к вычету не принимаются, даже если они включены в общий счёт.
Также с 2026 года в расход на проживание может включаться туристический налог (до 2% в этом году), его тоже можно учесть в затратах.
Суточные выплачиваются за каждый день командировки, включая выходные и дни в пути. Если сотрудник едет за границу, день пересечения границы оплачивается по норме той страны, в которую он въезжает.
К иным расходам относятся: услуги связи, оформление виз, комиссии за обмен валюты, а с 2026 года — расходы на оформление полиса ДМС, если он обязателен для получения визы. Это нововведение освобождает такие выплаты от НДФЛ и взносов.
Какие расходы налоговая чаще всего исключает при проверке?
«При проведении проверок налоговый орган чаще всего исключает два вида расходов: экономически необоснованные (например, бизнес-класс без уважительной причины) и расходы без подтверждающих документов. Затраты на проживание можно учесть, но без стоимости бара, ресторана, спа и фитнеса в гостинице (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)»
Александр Кудряшов добавил, что при методе начисления расходы признаются на дату утверждения авансового отчёта. Налоговые органы часто проверяют качество документов, особенно при отсутствии посадочных талонов, расчетных документов по гостинице или кассовых чеков по такси. Риск возникает при смешении служебной и личной частей поездки.
Особенности заграничных командировок
Зарубежные поездки — это отдельная история с валютой и подтверждением расходов.
Прописывайте цель заграничной командировки максимально чётко. Это важно и для налоговой, и для пересечения границы.
В 2026 году вопрос выдачи валюты остаётся сложным.
Согласно Закону № 173-ФЗ, выдавать наличную валюту из кассы сотруднику-резиденту рискованно.
«Наиболее безопасным способом с точки зрения валютного законодательства является безналичное перечисление средств на корпоративную валютную карту или выдача наличной валюты уже за границей»
Если вы выдаёте рубли, а сотрудник покупает валюту сам, требуйте справку о покупке валюты. Это нужно, чтобы пересчитать расходы по фактическому курсу.
Лимит необлагаемых суточных за границей — 2 500 руб. в день. Для поездок в новые регионы (ДНР, ЛНР) установлен отдельный лимит — 8 480 рублей.
Особенности учёта расходов и курсовые разницы.
Если авансовый отчёт составлен в валюте, пересчет расходов в рубли производится по курсу ЦБ на дату выдачи аванса (если сотрудник получал валюту) или на дату утверждения отчёта (если сотрудник тратил свои рубли, купленные для поездки).
Дополнительные расходы: виза, страховка, услуги переводчика. Все они включаются в базу по налогу на прибыль и не облагаются НДФЛ, если документально подтверждены и связаны с поездкой.
«Также, с 1 января 2026 года перечень необлагаемых НДФЛ выплат были добавлены оплата или компенсация расходов на оформление полисов ДМС, необходимых для въезда и пребывания за границей в период служебной командировки»
Налоги и взносы с командировочных расходов
Это итоговая часть, которая волнует всех в наибольшей степени. Налоговая реформа 2026 года внесла существенные коррективы.
Главное правило: суточные в пределах норм (700/2 500/8 480 руб.) не облагаются НДФЛ и взносами. Всё, что сверху, облагается.
«Сумма сверх этих лимитов включается в доход работника. У налогового резидента она попадает в основную налоговую базу и облагается по действующей прогрессивной шкале НДФЛ. Датой дохода считается последний день месяца утверждения авансового отчета. Валютные суточные пересчитываются в рубли по курсу ЦБ на эту дату»
Прогрессивная шкала НДФЛ — главная опасность 2026 года. Если ваш сотрудник является высокооплачиваемым (доход свыше 2,4 млн руб. в год), то со сверхнормативных суточных придётся заплатить налог по повышенной ставке: от 15 до 22%.
«С 1 января 2026 года к доходам от трудовой деятельности налоговых резидентов государств ЕАЭС применяется та же прогрессивная шкала НДФЛ, что и к доходам российских резидентов»
Также для малого бизнеса изменились страховые взносы: если вы не относитесь к приоритетным отраслям, с 2026 года применяете общий тариф 30%. Раньше было 15% с превышения МРОТ. Сверхнормативные суточные тоже попадают под этот тариф.
Какие изменения в налоговом законодательстве 2026 года наиболее критичны для компаний, которые часто отправляют сотрудников в командировки?
«С 1 января 2026 года НДФЛ со среднего заработка командированных сотрудников будет рассчитываться по новой схеме: часть с районными коэффициентами и надбавками за особые климатические условия облагается льготной ставкой 13-15%, остальная часть — основной прогрессией до 22% (п. 6.2 ст. 210 НК РФ и п. 1.2 ст. 224 НК РФ)»
Также Жанна Закирова отмечает, что закон не прописывает конкретный метод выделения части, а на практике допускается расчёт пропорционально доходам за расчётный период. Помимо этого, с увеличением основной ставки НДС произошло удорожание билетов авиа, железнодорожного транспорта и услуг гостиниц.
Предельная величина базы для начисления страховых взносов с 1 января 2026 года увеличена до 2 979 000 рублей. Это является результатом учёта средней заработной платы в 2026 году, увеличенной в 12 раз (ст. 425 НК РФ и Постановление Правительства от 31.10.2025 № 1705).
Учёт командировочных расходов при ОСН и УСН
На общей системе налогообложения (ОСН) все обоснованные и подтвержденные расходы уменьшают базу по налогу на прибыль.
Для УСН «доходы минус расходы» действует аналогичное правило: расходы можно учесть после утверждения авансового отчёта.
«В 2026 году НДС подняли до 22%, что привело к росту цен на проездные и жилье. Организации могут вычитать НДС по документам. Туристический налог (до 2% от аренды) включен в стоимость проживания и командировок. НДС начисляется на полную сумму, включая сам налог. Для упрощенцев список учитываемых затрат стал открытым (глава 25 НК РФ)»
Особенности для УСН «доходы»
Для УСН «доходы» командировка не уменьшает налоговую базу напрямую. Однако экономия здесь в том, что с суточных в пределах норм и подтвержденных расходов вы не платите страховые взносы. Это косвенно снижает фонд оплаты труда, с которого считаются взносы.
Следуя предложенной нами инструкции и учитывая изменения 2026 года, вы сможете отправлять сотрудников в командировки без страха перед налоговой и трудовой инспекцией. Главное, помните: чёткий документ и соблюдение процедур — залог спокойствия вашего бизнеса.
Больше полезных и интересных статей читайте в «Журнале Удалёнки».
Читайте также:
- Как оформить сотрудника на работу: Простой алгоритм, примеры и разбор частых ошибок
- Самозанятый или договор ГПХ: выбираем модель работы без штрафов и рисков
- Как рассчитать отпускные: Пошаговый алгоритм расчёта отпускных + базовая формула расчёта
- Как совмещать работу и учебу в наше время? 10 Главных совета от карьерного консультанта
- Как правильно нанимать сотрудников: пошаговый алгоритм действий
Ева Крутова
Екатерина Максимова
Екатерина Тургаева
Ольга Лисовская
