Как оформить сотрудника в 2024 году: пошаговая инструкция для ИП, ООО и микропредприятий

Платить налоги — это не самая ответственная часть в бизнесе. У предпринимателей есть и другие обязанности. Например, правильно устроить человека на работу и обезопасить себя от штрафов и претензий сотрудников.

О том, как взять человека на работу в различные организации, какие законы нужно соблюдать и какие штрафы грозят работодателю в случае игнорирования вопроса трудоустройства нам рассказали налоговый консультант Кирилл Булычев, HR-менеджер Анастасия Артюхова и юрист Кирилл Пташкин.

Зачем оформлять сотрудника официально и можно ли этого не делать 

Часто работодатели думают, что не обязательно оформлять сотрудника официально. Так они избегают обязанностей в виде предоставление отчетности для Социального Фонда России и Федеральной Налоговой Службы. Здесь же можно сэкономить на отпускных, сверхурочных и больничных.

В этой ситуации рискуют чаще всего работники, потому что в случае конфликта с работодателем они могут:

1. Не получить заработную плату;
2. Не получить отпускные или вовсе не пойти в отпуск;
3. Не получить расчёт при увольнении;
4. Не получить компенсацию за утрату здоровья в результате травмы на производстве;
5. Полностью лишиться социальных пособий.

Но и работодатель рискует не меньше. Для работодателя выплата «серой» зарплаты, а также не заключение с работниками трудовых договоров грозит административной ответственностью, предусмотренное ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ:

— для руководителя организации — 20 000 рублей;
— для предпринимателей — до 10 000 рублей;
— для юридических лиц — до 100 000 рублей.

Если правонарушение в виде работы без трудовых договоров повторится, то штрафы значительно вырастут:

— руководителя могут дисквалифицировать на срок до 3 лет;
— с ИП могут взыскать до 40 000 рублей;
— для организации предусмотрен штраф в размере до 200 000 рублей.

При этом штраф платится за каждого сотрудника, который работает неофициально.

«Возникает не только административная ответственность, но и ответственность за неуплату страховых взносов за работников»

Кирилл Пташкин, юрист

Ответственность за неуплату страховых взносов предусмотрена статьёй 122 НК РФ и статьёй 26.29 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

За неуплату страховых взносов компании придётся не только заплатить в бюджет всю сумму неуплаченных страховых взносов, но и оплатить штраф в размере 20% от неуплаченной суммы взносов.

Если будет доказано, что организация не уплатила взносы умышленно, придётся заплатить штраф в 2 раза больше.

«Вывод из этого следует простой, не нужно поддаваться искушению получать больше для работника и не обременять себя дополнительными обязанностями для работодателя, так как в большинстве случае это приводит к дополнительной ответственности и тратам, на которых стороны хотели сэкономить»

Кирилл Пташкин, юрист

Что выбрать: трудовой договор или договор ГПХ

Для начала давайте разберёмся, что такое трудовой договор и договор ГПХ.

Трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем, которое устанавливает их взаимные права и обязанности в рамках трудовых правоотношений.

Договор ГПХ — это договор гражданско-правового характера, соглашение между двумя сторонами, по которому исполнитель обязуется выполнить определённую работу или оказать услугу, а заказчик обязуется её оплатить.

Основное отличие между ними заключается в том, что они регулируются разными законами — Трудовым кодексом и Гражданским кодексом.

Плюсы трудового договора для работника в том, что он имеет определённые социальные гарантии: оплата отпуска, больничного, декрета, а также может получать налоговые вычеты в виде возврата НДФЛ с покупки жилья, лечения или обучения.

«В тоже время работник должен подчиняться внутренним регламентам компании – рабочее время, график 5/2 или дресс-код»

Кирилл Булычев, налоговый консультант

Плюсы трудового договора для работодателя

1. Закрепление определённых правил и обязанностей за сотрудниками, которые будут исполняться на протяжении всего действия договора.
2. Налоговая будет обращать внимание на такие отношения только в случаях выплаты минимальной заработной платы, которая не соответствует среднеотраслевой в регионе, расценивая это как признаки выплаты дополнительной конвертной заработной платы.

Но у каждой медали две стороны. А раз есть плюсы, значит, есть и минусы.

Минусы трудового договора для работодателя

Основными минусами трудового договора для работодателя являются НДФЛ и страховые взносы, которые надо оплачивать с любого вознаграждения работника, за исключением компенсационных выплат.

Например: при зарплате работника в 100 000 рублей в месяц на руки, работодатель заплатит НДФЛ 15 000 рублей и страховые взносы около 18 000 рублей.

Таким образом, расходы на одного работника составят 133 000 рублей. Это относится к компаниям, считающимся малым и средним бизнесом.

Крупный бизнес в данном случае заплатит 30 200 рублей как страховой взнос и 15 000 рублей НДФЛ. И получается, что на одного сотрудника уходит уже 145 000 рублей в месяц.

Давайте теперь разберём плюсы договора ГПХ:

• экономия на страховых взносах;
• нет обязанности удерживать и уплачивать НДФЛ в бюджет;
• по договору ГПХ лицо является не работником, а контрагентом и все вопросы к контрагенту будут решаться досудебными и судебными претензиями, а не выговорами и лишением премий.

«При вознаграждении 100 000 рублей, компания просто переводит 100 000 по договору и всё, никаких тебе страховых и бухгалтеров по заработной плате»

Кирилл Булычев, налоговый консультант

У договора ГПХ есть и минусы:

• сложнее контролировать рабочие процессы;
• нельзя рассчитывать на долгосрочное сотрудничество;
• риск нарваться на проблемы из-за подмены трудовых отношений.

Заключать трудовой договор или договор ГПХ — решать вам. Здесь все зависит от предприятия и их возможностей.

Как оформить работника в ООО

Юрист Кирилл Пташкин поделился пошаговой инструкцией. Сейчас мы вам расскажем, как оформить работника в предприятие ООО.

Шаг 1. Предоставить работодателю документы

После успешного прохождения собеседования, работнику необходимо предоставить следующие документы:

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2. Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности;
3. СНИЛС;
4. Документы воинского учета (для военнобязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
5. Документ об образовании.

Шаг 2. Получить заявление о приеме на работу

Шаг 3. Для некоторых видов работы необходимо прохождение медицинского осмотра

Для прохождения врачебного осмотра работодателю необходимо выдать направление будущему работнику согласно приказу Минсоцразвития № 302 в направлении должны быть указаны:

1. Наименование организации с указанием формы собственности (ООО или ИП);
2. Коды работы по ОКВЭД;
3. Наименования медучреждения, в которое направляется работник;
4. ФИО сотрудника и наименование должности;
5. Указание подразделения: отдел продаж, бухгалтерия;
6. Перечень пагубных факторов.

Шаг 4. Составить и подписать договор
Содержание трудового договора регламентировано заметкой 57 ТК РФ.

Шаг 5. Ознакомить сотрудника под роспись с внутренними актами организации
К ним относятся должностные памятки, положение об охране труда, коммерческой тайне, техника защищённости.

Шаг 6. Оформить приказ о приёме на работу по форме Т-1
Надеемся, что с данной инструкцией вам будет проще трудоустроить человека в ООО-компанию. Но как сделать временного сотрудника?

Бонус: как оформить временного сотрудника

Иногда нанимателю необходимо оформить временного сотрудника, который отработает определённый промежуток и уйдёт. Это требуется, например, во время сезонной работы или на период декрета какого-либо сотрудника.

Такой трудовой договор именуют срочным, то есть когда он заключён на определённый стаж. При этом, чтобы заключить такой договор необходимо не лишь желание сторон, но и законные основания, которые указаны в Трудовом кодексе РФ (ч. 1 ст. 59 ТК РФ).

Срочный трудовой договор оформляют, если:

1. Сотрудника берут на место отсутствующего, за которым сохраняется рабочее место.
2. Специалист надобен на временные работы до двух месяцев.

Например, фирма заключает контракт с маркетологом на запуск рекламной акции.

3. Работа сезонная.
   Например, работа валдаев на период пляжного сезона.
4. Работа выходит за рамки обычной деятельности компании или ИП.
5. Например, строительная фирма наняла людей, которые раскопают землю под бассейн.
6. Нового работника отправляют работать за границу.
7. Задачи временные, но непонятно, как-нибудь будут завершены.
8. Организация создана на определённый срок или для конкретной работы.
9. Например, компания нанимает работников, чтобы сделать ремонт в офисе.
10. Человека избрали в представительный орган для оплачиваемой работы на определённый срок.
11. Например, посол гостеприимства региона.
12. Служба занятости населения направила работника в организацию или к ИП для выпoлнeния временных или общественных работ.
13. Сотрудника взяли на стажировку.

Как оформить работника в ИП

Для того, чтобы оформить сотрудника в ИП, которое не относится к категории микропредприятия, желательно разработать и принять несколько внутренних документов: правила внутреннего трудового распорядка, утверждение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных работников, документы по охране труда.

ИП не считается микропредприятием, если трудится более 15 работников

Для регулирования трудовых отношений с работником в ИП работодатели обязаны пользоваться локально нормативными актами.

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
2. Положение о коммерческой тайне
3. Должностные инструкции — документ нужен, если трудовые функции не прописаны в трудовых договорах.
4. Положение об оплате труда сотрудник.в, положение о премировании и материальном стимулировании работников.
5. Положение об обработке индивидуальных данных работников (ст. 86 ТК РФ).
6. Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).
7. Инструкции по электробезопасности, пожарной защищенности и охране труда.
8. Штатное расписание.
9. График отпусков.

«Перечень может быть дополнен положениями об отпусках, командировках, об аттестации персонала в соответствии с надобностью работодателя»

Анастасия Артюхова,HR-менеджер

Этапы оформления работника в ИП:

Этап 1. Определить сотрудника по штатному расписанию, установленному компанией

Этап 2. Сформировать трудовой договор

В договоре обязательно должно быть:

• ФИО сотрудника и паспортные данные;
• информация о работодателе — ФИО ИП, его ИНН, дополнительно можно указать банковские реквизиты ИП;
• населённый пункт и дата заключения трудового договора;
• срок договора — неотлагательный или бессрочный, если договор срочный, должна быть указана дата;
• подразделение, филиал, основной или дополнительный офис.
• должность, профессия;
• дата начала работы — с какого дня сотрудник выходит на работу.;
• условия оплаты труда — оклад, системы премирования, если она есть;
• порядок выплат;
• режим работы и отдыха.

Этап 3. Получить от работника документы

При приеме на работу вам обязаны предоставить вам следующие документы:

• Паспорт или иной расходные документы, удостоверяющий личность.
• Трудовая книжка или сведения о трудовой работы.
• СНИЛС или уведомление о регистрации в системе индивидуального учёта.
• Военный билет. Предоставляется только военнообязанными лицами и теми, кто подлежит призыву на воинскую службу.
• Документ об образовании. Если отработка требует специальных знаний, работник обязан предоставить электронный документ об образовании или наличии необходимой квалификации.

«К таким документам относятся аттестаты об общем и среднем всеобщем образовании, диплом о среднем проф образовании, бакалавра, специалиста и магистрата»

Анастасия Артюхова,HR-менеджер

Заявление о приёме на работу. Этот документ не является обязательным к представлению работником, но на практике его составляют не академично всегда.

В заявлении работник излагает свою просьбу о приёме на работу к ИП на определенную должность и с определенного числа. Требовать составление этого документа от сотрудника работодатель не имеет права, так как он не является обязательным к представлению в рамках ст. 65 ТК.

Этап 4. Заключить договор с сотрудником

Трудовой договор с сотрудником заключается в письменной форме в 2-х экземплярах в срок не позднее 3-х дней с даты начала работы. Один экземпляр договора остается у работодателя, а один — у работника.

Этап 5. Оформить указание о приеме на работу

Приём на работу оформляется трудовым договором. Этот служебный документ составляется по форме Т-1 для одного работника или Т-1а нескольких работников. Допускается разрабатывание собственной формы, но такой документ должен отвечать условиям трудового договора.

При заполнении приказа по форме № Т-1 следует учесть следующие моменты:

• Дата приказа не обязана совпадать с датой подписания договора. Законом не оговорено, в какой срок должен быть составлен приказ;
• Если с работником заключён бессрочный трудовой договор, то дату его окончания ставить не следует;
• Структурное подразделение и должность отражаются в приказе в соответствии со штатным расписанием, когда оно есть;
• Условия приёма и характер работы, а также габаритные размеры оклада прописываются так, как они отражены в трудовом договоре;
• Данные об испытательном сроке вносятся лишь в том случае, если он предусмотрен трудовым договором;
• Подписать приказ сможет как ИП, так и его уполномоченное лицо.

Этап 6. Направление в Социальный Фонд России отчёта Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица о принятом работнике

После оформления трудовых взаимоотношений с работником в СФР необходимо направить сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1.

Сделать это требуется в течение одного рабочего дня со дня подписания приказа о приёме на работу или трудового договора, если приказ не оформлялся.

Заполнению в данном случае подлежит лишь Титульный лист и подраздел 1.1, аналог отменённого СЗВ-ТД. Форма этого документа, а также порядок его заполнения приведены в постановлении Правления ПФ от 31.10.2022 № 245п.

Этап 7. Внесение записи в бумажную трудовую книжку, в случае если она ведётся

«Внесение записи в бумажную трудовую книжку выполняется только, если работник продолжает её вести»

Анастасия Артюхова,HR-менеджер

Для сотрудников, которые впервые принимаются на работу, автоматически начинают оформляться электронные трудовые книжки, а правильнее, на них формируются сведения о трудовой деятельности.

Этап 8. Ознакомить работника со всеми нормативно-правовыми документами в компании под подпись.

Как оформить сотрудника в микропредприятие

Для того, чтобы оформить сотрудника в микропредприятие необходимо соблюсти почти те же самые пункты, что указаны выше. Но чтобы не запутаться, мы все же расскажем об этапах трудоустройства в микропредприятие.

Для микропредприятий указ предусмотрел упрощенную процедуру приёма работников — без локальных нормативных актов. Всё это вносят в трудовой договор.

К микропредприятиям относят ИП и компании, у которых выручка за предыдущий год меньше 120 млн рублей и менее 15 сотрудников в штате. Если ИП относится к микропредприятиям, позволено оформить сотрудника по упрощенной схеме.

Этап 1. Сформировать штатное расписание

Если у ИП еще не было сотрудников, первое, что нужно сделать — оформить штатное расписание. Это документ, в котором отражена кадровая структура ИП: все должности, работники, зарплаты.

Штатное расписание включает в себя :

1. Наименование работодателя — ФИО, ИП и код ОКПО — Общероссийский классификатор предприятий и организаций.
2. Названия структурных подразделений, если они есть.
   Например отдел продаж, юридический отдел, административный отдел.
3. Номер подразделения.
   Нумерацию задаёт предприниматель так, как ему практично. Например, 01 — отдел продаж, 02 — юридический отдел.
4. Код должности, специальности.
5. Количество работников на этой должности.
6. Оклад и надбавки. Оклад не должен быть ниже наименьшего размера оплаты труда — МРОТ, который принят в вашем районе.
7. Итоговая сумма зарплаты.

Этап 2. Сформировать трудовой акт

В договоре обязательно должно быть:

• ФИО сотрудника и паспортные данные;
• информация о работодателе — ФИО, ИП, его ИНН, дополнительно можно указать банковские реквизиты ИП;
• населённые пункты и дата заключения трудового договора;
• срок договора — неотлагательный или бессрочный. Если договор срочный, должна быть указана дата окончания работы;
• подразделение, филиал, основной или дополнительный офис. Если основной офис в одном населённом пункте, а принимаете сотрудника в другом, то указывается еще адрес места работы;
• должность, профессия;
• дата начала работы — с какого дня сотрудник выходит на работу. Если не указать её, то сотрудник обязан явиться в ближайший рабочий день со дня подписания договора;
• условия оплаты труда — оклад, по системе премирования, если она есть;
• порядок выплат — по каким количествам месяца выплата зарплаты за первую и вторую половину месяца, когда она перечисляется, форма и способ её выплаты;
• режим работы и отдыха;
• место государственного обязательного социального страхования работника;
• характер работы: в представительстве и разъездная работа.

Чтобы избежать штрафа, отсутствующие данные нужно включить в дополнительное соглашение к договору.

Этап 3. Получение от сотрудника документов

При приёме на работу сотрудник обязан предоставить вам следующие документы:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности;
• СНИЛС или уведомление о регистрации в системе индивидуального учёта;
• Военный билет;
• Документ об образовании.

Если работа требует специальных знаний, работник обязан предоставить документ об образовании или наличии необходимой квалификации.

К таким документам относятся аттестаты об общем и среднем общем образовании, диплом о среднем профобразовании, бакалавра, специалиста и магистрата.

Заявление о приёме на работу.

Этот документ не является обязательным к представлению работником, но на практике его составляют практически всегда.

В заявлении работник излагает свою просьбу о приёме на работу к ИП на конкретную должность и с определённого числа. Требовать составление этого документа от работника работодатель не имеет права, так как он не является обязательным к представлению в рамках ст. 65 ТК.

Этап 4. Заключение договора с сотрудником

Трудовой договор с сотрудником заключается в письменной форме в двух экземплярах в срок не позднее трёх дней с даты начала работы. Один экземпляр договора остаётся у работодателя, а один у работника.

Этап 5. Оформление приказа о приёме на работу

Приём на работу оформляется трудовым договором. По своему усмотрению, ИП может на основании договора оформить приказ о приёме на работу.

Этот документ составляется по форме Т-1 для одного работника или Т-1а для нескольких работников. Допускается разработка собственной формы, но такой документ должен отвечать условиям трудового договора.

При заполнении приказа по форме № Т-1 нужно учесть следующие моменты:

• Дата приказа не обязательна должна совпадать с датой подписания договора. Законом не оговорено, в какой срок должен быть составлен приказ;
• Если с сотрудником заключён бессрочный трудовой договор, то дату его окончания ставить не нужно;
• Структурное подразделение и должность отражаются в приказе в соответствии со штатным расписанием, если оно есть;
• Условия приёма и характер работы, а также размер оклада прописываются так, как они отражены в трудовом договоре;
• Данные об испытательном сроке вносятся только, если он предусмотрен трудовым договором;
• Подписать приказ может как ИП, так и его уполномоченное лицо.

Этап 6. Направление в СФР отчет СЗВ-ТД о принятом работнике
После оформления трудовых отношений с работником в СФР необходимо направить сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1.

Сделать это нужно в течение одного рабочего дня со дня подписания приказа о приёме на работу или трудового договора, если приказ не оформлялся. Заполнению в данном случае подлежит только Титульный лист и подраздел 1.1, аналог отменённого СЗВ-ТД.

Форма этого документа, а также порядок его заполнения приведены в постановлении Правления ПФ от 31.10.2022 № 245п.

Этап 7. Внесение записи в бумажную трудовую книжку

Внесение записи в бумажную трудовую книжку производится только, если работник продолжает её вести.

Для сотрудников, которые впервые принимаются на работу, автоматически начинают оформляться электронные трудовые книжки, а точнее, на них формируются сведения о трудовой деятельности.

Особенности трудоустройства в 2024 году

В мире всё меняется, и условия трудоустройства не исключение. Давайте узнаем, какие особенности появились в 2024 году.

После того как приняли закон об эксперименте в виде введения налога на профессиональный доход, а именно на самозанятых, многие работодатели стали использовать эту лазейку, как способ ухода от НДФЛ и страховых взносов.

В связи с этим, в последнее время наличие отношений компании с самозанятыми и ИП стали красной тряпкой для налоговых инспекторов.

По новым приказам Минтруда 2024 года, если самозанятый получает более 20 000 рублей в месяц в виде вознаграждения от компании и таких самозанятых у компании более 10 человек, то компания сразу же попадает в зону риска.

«Условия стали гораздо жёстче, о чём говорит отрицательная судебная практика»

Кирилл Булычев, налоговый консультант

Основные условия, чтобы избежать дополнительных начислений со стороны Федеральной налоговой службы:

1. Самозанятый/ИП, контрагент, у него нет отпуска, больничного, выходных дней, кабинета и рабочего компьютера;
2. Удалённый формат работы с редким посещением офиса, либо арендует кабинет в вашей компании или его предоставление прописывается в договоре;
3. Никаких одинаковых выплат один раз в месяц одного и того же числа;
4. Самозанятый/Ип выполняет определённый объем работ по заданию или заявке заказчика, а не работает целый год, выполняя функции, которые до этого выполнял работник на трудовом договоре;
5. Категорически запрещено увольнять работников и подписывать с ними договор как с самозанятыми/ИП;
6. Никаких внутренних регламентов и распорядков дня, всё отражается в техническом задании.

«Подводя итог, хочу отметить тот факт, что не стоит заменять трудовые отношения на отношения ГПХ, преследуя только цель экономии на зарплатных налогах. Продумайте иные деловые цели заключения договоров с самозанятыми и ИП конкретно под свою ситуацию»

Кирилл Булычев, налоговый консультант

Надеемся, что после прочтения нашей статьи у вас больше не возникнет вопросов с трудоустройством работников в различные компании. Будьте осторожны и думайте заранее о последствиях.

Посмотрите Вакансии, которые могут вам подойти:

Работа в IT: Программистом, Разработчиком, Тестировщиком, 
Аналитиком;
Работа в Дизайне: Дизайнером;
Работа с Текстом: Копирайтером, Редактором, Переводчиком, 
Наборщиком Текста;
Работа в Продажах: Менеджером Маркетплейсов, Менеджером
по Продажам, Оператором Колл-центра;
Работа в Маркетинге: SMM-специалистом, Контент-менеджером, Маркетологом, Таргетологом;
Работа в Бизнесе: Администратором, Бухгалтером, Менеджером, 
Юристом, HR-специалистом.

Читайте также:

1. Как стать уверенным в себе? 10 Главных советов для финансовой и внутренней уверенности + 3 Критерия внешней уверенности
2. Как стать успешным? 10 Простых способов развить ум, имидж и увеличить доход + 5 Главных техник, как научиться инвестировать
3. Деловые переговоры: ТОП 7 главных ошибок + 5 Простых шагов для удачного общения с клиентами
4. Топ-35+ Востребованных Интернет Профессий 2023 С Лёгким Входом + Список Открытых Вакансий Для Удалённой Работы
5. Кем Работать Удалённо В 2023 Новичку? 15 Самых Перспективных Интернет-Профессий, В Которых Можно Работать Удалённо Без Опыта

Первая версия статьи вышла:13.09.2024 @ 09:15